Системный подход к управлению организацией

С точки зрения системного подхода любая организация является открытой системой.Под системой понимается любой субъект, имеющий определенную цельность и состоящий из взаимосвязанных элементов, каждый из которых вносит определенный вклад в характеристику целого. Организация как открытая система имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Внутренняя среда организации.Внутренние элементы организации называются подсистемами. Это очень важная компонента менеджмента. Она создается и регулируется менеджерами организации. К переменным факторам внутренней среды организации относятся: миссия, цели, задачи, структура, технология и люди (человеческие ресурсы) (рис. 1.15).

Рис. 1.15. Переменные факторы внутренней среды организации

Миссия дает представление о назначении организации, ее необходимости и полезности для окружающей среды, сотрудников, акционеров, общества в целом. Миссия формулируется высшим руководством, которое несет полную ответственность за ее воплощение в жизнь путем постановки и реализации целей организации.

Цели – это конкретизация миссии организации в форме, доступной для управления процессом их реализации. Цели – это конечное состояние организации или желаемый результат, которого стремится достичь группа людей, работая вместе.

Задачи. Задача – это порученная работа, совокупность работ, часть работы, которая должна быть выполнена определенным образом за указанный период для достижения организационных целей. Задачи устанавливаются для каждого структурного подразделения и каждой должности. Они делятся на три категории: работа с людьми, с предметами и с информацией.

Структура. Под структурой понимается состав и взаимосвязи между различными подразделениями организации, которые определяются исходя из единых целевых ориентиров и функциональных задач. Структура – это взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.

Технология. Как уже указывалось, под технологией пони­мает­ся объем знаний, умений и навыков о способах и средствах преобразова­ния произ­водст­венных ресурсов в новые блага. Она охва­тывает машины, механизмы, инструменты, процессы, опе­рации и методы, в кото­рых овеществляются накопленные обществом знания, и включает навыки и уме­ния людей, профессионально ов­ла­дев­ших этими знаниями.Технология – это любое средство, с помощью которого входящие в организацию элементы (ресурсы) преобразуются в выходящие (продукцию и услуги, навыки и знания и т. д.). Технологию промышленного предприятия можно разделить на четыре группы:

1. Мелкосерийное, единичное или индивидуальное производство – производство, ориентированное на одного заказчика (выпуск уникального оборудования под заказ).

2. Массовое или крупносерийное производство – применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны или очень похожи (производство товаров народного потребления).

3. Непрерывная технология – производство стандартизированного продукта в больших объемах (например, производство химической продукции).

4. Компьютерно-интегрированное производство.

Люди являются главным ресурсом любой организации, от качества их подбора и эффективного использования зависят результаты деятельности организации. Никакая структура не может быть полезной и никакая задача и технология не могут быть выполнены без сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной. На уровне отдельной организации вместо термина «люди» чаще используют термины «трудовые ресурсы», «кадры» и «персонал». В последние годы применяется термин «человеческие ресурсы». Организация, руководители и подчиненные – это группы людей. Если руководство организации и отдельные менеджеры не признают, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу. Руководство достигает целей организации через других людей, следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления.

Руководители занимаются вопросами поведения людей как отдельных личностей, как группы и как людей, выступающих в качестве лидеров. Аспектами индивидуального поведения людей, которые имеют наибольшее значение для руководителя, являются способности, одаренность, отношения, потребности, ценности, ожидания и восприятие. Среда, которую создает руководство, часто имеет большое значение и влияние на поведение работника. Именно руководители должны стараться сделать эту среду способствующей достижению целей организации.

Все внутренние переменные взаимосвязаны. В своей совокупности они рассматриваются как социотехнические системы. Изменение одной из них в определенной степени влияет на все остальные. Совершенствование одной переменной может сказываться положительно или отрицательно на другой переменной.

Внешняя среда организации. Выживание любой организации зависит от внешнего мира. В отличие от внутренней среды внешняя, как правило, не поддается регулированию и воздействию менеджеров, которые должны к ней только приспосабливаться. Внешняя среда организации включает такие элементы, как потребители, конкуренты, правительственные учреждения, поставщики, финансовые организации и источники трудовых ресурсов, релевантные по отношению к операциям организации. Окружающая организацию среда может быть весьма неопределенной, сложной и подвижной. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации. Если информации мало или есть сомнения в ее точности, среда становится более неопределенной, чем в ситуации, когда имеется адекватная информация и есть основания считать ее высоконадежной. Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора. Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью.

Характеристики сложности, подвижности и неопределенности внешней среды организации описывают факторы прямого и косвенного воздействия.

Факторы прямого воздействия – это те составляющие внешней среды, с которыми организация находится в непосредственном взаимодействии. К ним относят: потребителей, поставщиков, конкурентов,профсоюзы, законы и государственные органы (рис. 1.16).

Рис. 1.16. Среда прямого воздействия

На входе любая организация имеет дело с поставщиками различного вида ресурсов (материальных, энергетических, капитала, машин и оборудования, людей). Наибольшее воздействие на организацию оказывают поставщики энергетических ресурсов, т. к. энергию нельзя запасти впрок. По остальным видам материальных ресурсов менеджерам необходимо разрабатывать эффективные модели управления запасами. Многие законы и государственные учреждения также влияют на организации. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией или некоммерческой корпорацией, и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить. Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, а иногда даже неопределенностью. Сегодня неопределенность правового поля проистекает из того факта, что требования одних учреждений вступают в противоречие с требованиями других, и в то же время за каждым стоит авторитет федерального правительства, позволяющий принудительно обеспечивать выполнение таких требований. Само выживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы. Конкуренты являются важнейшим фактором борьбы за удовлетворение потребности покупателей, а покупатели являются главной причиной существования организации. Если организация не будет удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, она будет вынуждена покинуть сферу своей деятельности.

Факторы косвенного воздействияне оказывают немедленного влияния на организацию и не зависят от ее деятельности, но могут повлиять в будущем (рис. 1.17).

Рис. 1.17. Среда косвенного воздействия

Степень воздействия этих факторов на различные организации неодинакова. Это зависит от размера организации, ее отраслевой принадлежности, территориального расположения и т. д. При изучении экономической составляющей макросреды важно обращать внимание на такие характеристики, как темп инфляции, уровень безработицы, нормы налогообложения, процентная ставка, курс валюты, рост экономики и доходов населения. Нормативно-правовое регулирование – это различные законы и нормативные акты, знание которых дает организации возможность определить для себя допустимые границы действий во взаимоотношениях с другими субъектами права и приемлемые методы отстаивания свих интересов. Политическую составляющую необходимо учитывать для того, чтобы иметь представления о намерениях органов государственной власти в отношении развития общества в целом и конкретных отраслей. Технология является как внутренним, так и внешним фактором. С точки зрения внешнего воздействия технология проявляется в виде влияния научно-технического прогресса на скорость устаревания продукта, возникновения к нему новых требований. Многие организации не в состоянии увидеть открывающиеся новые перспективы. Опоздав с модернизацией, они теряют свою долю рынка.

Социально-культурные факторы включают в себя установки, ценности и традиции, принятые в обществе; демографические процессы; уровень образования; мобильность (готовность) людей к перемене места жительства. Социальные процессы изменяются относительно медленно, но приводят к существенным изменениям в окружении организации. Состояние мировой экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. По мере развития экономики менеджменту приходится учитывать все большее число факторов внешней среды, которые приобретают глобальный характер. Свежими примерами в российской экономике являются создание единого таможенного союза трех стран – России, Белоруссии и Казахстана – и вступление России в ВТО.