Основные отчетные документы

Отчетные документы, формируемые в отраслевом решении, можно разделить на две группы. Это документы, необходимые для предъявления контролирующим инстанциям, и документы, используемые для оценки всей системы питания в своей организации. Набор документов, представленных в системе БЭСТ-5.Питание, шире, чем тот, что обычно используется на практике. Особенно это касается складских отчетов. По этой причине в конкретной организации чаще всего выбирают, какими из возможных документов будут пользоваться. Для этого рекомендуется по прошествии 2-3 месяцев полномасштабной эксплуатации просмотреть максимально возможное число отчетных форм и выбрать для себя наиболее подходящие.

Начнем рассмотрение отчетных форм с первой группы. Большая часть таких форм представлена в п. меню «Формирование отчетов» в модуле «Питание. Калькуляция», однако многие важные документы печатаются непосредственно из реестров, как по кнопке с изображением принтера, так и с использованием специальной кнопки «Печать». Появление этой кнопки связано с тем обстоятельством, что в ряде случаев печатный документ соответствует не одной, а нескольким записям в реестре.

Прежде всего, это двухнедельное плановое меню. Оно распечатывется из реестра планируемых меню по кнопке «Печать» и представлено на рис. 24. Имеется несколько форм этого документа.

Рис. 24

Вместе с плановым меню могут быть затребованы технологические карты на те блюда, которые входят в меню. Они имеют несколько утвержденных форм, соответствующих разным СанПиНам. Одна из них представлена на рис. 25.

Как порядок представления этих документов, так и их формы, меняются. Изменения непрерывно отслеживаются разработчиком, и отражаются в очередных пакетах исправлений программы. Кроме того, в разных регионах требования к отчетным документам могут отличаться. Именно поэтому форм документов в программе достаточно много.

Технологическая карта на рис. 25 представлена не так, как она выглядит на экране перед печатью, а виде готового печатного документа.

Распечатываются также различные формы меню-раскладки. От простой формы «Меню на день», которая может вывешиваться в столовой, до меню-раскладки, которая содержит подробные данные обо всех компонентах питания.

Эти документы формируются из реестра меню-раскладок, с использованием кнопки «Печать». Описание работы с этими документами не является задачей настоящих рекомендаций, и представляет собой, скорее предмет чисто профессиональной работы диетсестры.

Рис. 25

Вторая группа отчетных документов касается расходования продуктов. Сколько продуктов истрачено за конкретный день, или на конкретный прием пищи, можно увидеть из документов, формируемых в модуле «Питание. Калькуляция». Однако много полезных отчетов, касающихся складского учета, можно получить в модуле «Сырье. Материалы» - «Формирование отчетов».

Прежде всего, это остатки по местам хранения на текущую дату. Они располагаются в папке «Ведомости остатков» - «Остатки на дату». «Остатки по картотеке» и «Остатки по банку данных» в нашем случае использовать не нужно. Первая группа документов касается остатков на начало периода, введенных непосредственно в картотеку (мы вводим их накладной 000000). Банк данных по ТМЦ – это механизм, применяемый для очень большой номенклатуры складских остатков.

Видимо, наиболее полезными документами будут остатки по номенклатуре или по партиям только в количественном выражении. Тем не менее, и стоимостные оценки могут представлять интерес, особенно для руководителя учреждения. Если же выбрать «Ведомость остатков на дату (по группам)», можно получить очень компактный документ, в котором содержится только стоимость остатков по каждой группе продуктов на любую заданную дату.

При формировании любой ведомости остатков появляется запрос, в котором указывается дата, на конец которой подсчитываются остатки. Можно задать все места хранения, можно – только один склад. Предусмотрена также конкретизация группы, номенклатуры или партии, хотя применяется она достаточно редко.

Рис. 26

На рис. 26 представлен пример количественной ведомости остатков по всем складам по партиям.