Принятие решения и завершение беседы
На этом этапе обеспечивается решение следующих задач: - Достижение основной цели беседы. - Подведение итогов беседы, четкое формулирование основных выводов, к которым пришли деловые партнеры в процессе обсуждении проблемы. - Обеспечение благоприятной атмосферы в ходе завершения беседы. - Стимулирование участников беседы к выполнению намеченных действий. - Психологическое авансирование возможных будущих деловых отношений. Организация и проведение деловых совещаний Деловое совещание – это форма делового общения с целью обсуждения и решения производственных вопросов и проблем, требующих коллективных усилий. Поводы проведения совещания: - необходимость принятия коллективного решения; - решение вопроса, затрагивающего интересы одновременно нескольких структурных подразделений; - для решения вопроса необходимо воспользоваться мнения различных групп работников. Подготовка совещания На этом этапе принимается решение о проведении совещания, определяются повестка дня, сроки проведения, регламент и др. Повестка дняфиксируется в письменном документе, который заранее рассылается всем участникам совещания. В повестке дня указываются: - тема и цель совещания; - перечень вопросов, выносимых на обсуждение, в порядке очередности их рассмотрения и с определением докладчиков (их фамилий, должностей) по данным вопросам. - время и место проведения совещания. Предварительная рассылка повестки дня дает возможность участникам совещания скорректировать свою работу и подготовиться к данному мероприятию. Состав участников совещания. К участию в совещании приглашаются те, кто действительно необходим. Оптимальное количество участников – 6-7 человек. Увеличение числа приглашенных снижает коэффициент участия (или отдачи), удлиняет совещание. При необходимости число участников может быть увеличено до 15 человек. Организация пространственной среды. На стадии подготовки совещания необходимо продумать вопрос о размещении его участников. Их необходимо рассаживать так, чтобы они видели лицо, глаза, мимику, жесты друг друга, что дает им возможность использовать большее число средств получения информации и обеспечивает ее лучшее восприятие. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели (за исключением внеплановых, экстренных), желательно в начале или в конце рабочего дня, либо во второй его половине после обеденного перерыва. Ведение совещания Организация и ведение дискуссий. С целью повышения эффективности совещания его участники должны четко выполнять свои роли. Руководительв ходесовещания должен выполнять следующие задачи: - вовремя начать совещание; - сформулировать проблему совещания и нацелить участников на ее позитивное решение; - уточнить повестку дня, сообщить о регламенте работы, предупредить о необходимости высказываться по существу; - следить за дискуссией и направлять ее в конструктивное русло; - использовать разнообразные приемы активизации внимания участников совещания; - пресекать некорректное поведение участников совещания и смягчать напряженные ситуации; - обобщать выступления и четко формулировать выводы. Требования к участникам совещания: - представляйтесь; - не избегайте ответственности, говорите «я» вместо «мы»; - будьте конкретны, излагайте свою точку зрения ясно, проявляйте активность, отстаивайте свою точку зрения, проявляйте терпимость к чужим мнениям; - задавайте выступающим уточняющие и способствующие пониманию вопросы, объясняйте их цель; не используйте провокационные вопросы, вызывающие конфликтную реакцию и уводящие от решения проблемы; - старайтесь, насколько это возможно, не интерпретировать чужие мысли и идеи; выражайте свое отношение к мнениям и предложениям других участников совещания в форме «Я-высказывания», говоря о своем восприятии их позиций; - предлагайте новые идеи и ведите поиск наиболее приемлемого решения обсуждаемого вопроса. Завершение и составление протокола. Подводя итоги обсуждения, руководитель должен: - выработать решение и определить пути его реализации; - оформить результаты совещания и ознакомить с ними участников совещания; - создать некий план действий по выполнению принятых решений, распределить обязанности, назначить ответственных за выполнение решений, определить формы контроля и людей, его осуществляющих. Ход совещания должен протоколироваться. Датой подписания протокола и, следовательно, началом исполнения решений совещания является день его проведения. После совещания руководителю необходимо: - проанализировать ход совещания и его результаты; - разослать протокол лицам, ответственным за выполнение решений совещания; - осуществлять контроль выполнения его решений: контроль – главный инструмент исполнения принятых по результатам совещания решений; - создать условия для реализации намеченных действий.
Популярное: Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (540)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |