Инновационная модель проектирования организационных структур Администрации муниципального образования с использованием процессного подхода

Методической базойдля проектирования организационных структур управления социальными и экономическими процессами может быть методика описания процессов. Процессный подход заключается в выделении в организации сети процессов и управлении этими процессами для достижения мак­симальной эффективности деятельности организации.

Особенностью процессного подхода является описание всех действий необходимых для достижения цели организации в виде последовательных, четко регламентированных операций, которые на выходе дают результат, ориентированный на конкретного потребителя. Внедрение процессного подхода к управлению в практику деятельности муниципалитетов в настоящее время является одним из приоритетных направлений инновационного менеджмента. Актуальность данной технологии определяется довольно сложными финансовыми и правовыми условиями, в которых существуют современные муниципальные образования. Инновационные технологии становятся главным условием развития местного самоуправления и повышения конкурентной устойчивости территории муниципального образования.

Процессный подход является основой современных систем менеджмента качества, в том числе международного стандарта ИСО серии 9000:2000, в котором указывается, что желаемый результат достигается более эффективно, когда соответствующие ресурсы и деятельности управляются как процесс. Любая работа, получающая входные воздействия и преобразующая их в выходные результаты, может рассматриваться как процесс. Чтобы функционировать эффективно, организации должны выявлять взаимосвязанные процессы в своей деятельности и управлять ими (рис. 5).

Рис 5. Модель системы менеджмента качества, основанной на процессах

Преимущество процессного подхода состоит в том, что он дает вполне обозримые и реальные результаты. По обобщенным данным, представленным инициаторами проектов в муниципалитетах и структурах исполнительной власти к наиболее значимым результатам можно отнести:

• Установление связи результатов процесса с конкретными потребителями.

• Оптимизация всех операций внутри процесса

• Сокращение сроков выполнения операций

• Экономия бюджета

• Повышение уровня «прозрачности» деятельности власти и индекса доверия населения[6].

Внедрение инновационных технологий в практику государственного и муниципального управления актуализировано в Концепции административной реформы Российской Федерации, где указывается, что сфера государственного управления превратилась в ограничивающий фактор для социально – экономического развития страны и повышения ее мировой конкурентоспособности [7].

Внедрение процессного подхода в практику муниципального управления является инвестицией в качество персонала, оптимизацию процессов использования ресурсов, услуг, работ, в имидж города. Инновационная модель – индикатор для инвесторов, активно разрабатывающих проекты инвестиционного освоения рекреационного комплекса города.

С внедрением процессного подхода организационная структура расширяет свои возможности:

1. Процессный подход позволяет оптимизировать систему управления, делая ее более гибкой к изменениям внешней среды. Главная особенность процессного подхода в регламентах. Регламентацией охватываются практически все стоны жизнедеятельности организации.

2. Значимость процессов регламентации для муниципального управления имеет особое значение. Регламентация деятельности позволяет повысить прозрачность деятельности власти в глазах населения, снизить уровень коррупции в среде чиновников и повышает тем самым индекс доверия населения к власти. Неслучайно регламентация государственных услуг является одним из центральных направлений концепции административной реформы в РФ. При этом указывается, что «при разработке административных регламентов для органов исполнительной власти должна быть сформирована единая функционально – процессная модель организации» [8].

3. Процессный подход позволяет получить и использовать систему показателей и критериев эффективности управления на каждом этапе производственной (управленческой) цепочки. Особенностью процессного подхода к оценке показателей является выделение особой группы показателей, характеризующих эффективность самих процессов, а не только его результатов:

- показатели результата деятельности отдельных процессов и организации в целом (достижение запланированных результатов по объему, качеству, номенклатуре, срокам);

- показатели эффективности деятельности отдельных процессов и организации в целом (отношение полученных результатов к затратам времени, финансовых и других ресурсов);

- показатели продуктов, производимых процессами организации;

- показатели удовлетворенности клиентов результатами деятельности организации.

3. Процессный подход обеспечивает уверенность партнеров организации в том, что существующая система управления нацелена на постоянное повышение эффективности и максимальный учет интересов заинтересованных сторон, так как ориентирована на удовлетворение интересов потребителей.

Для муниципального управления ориентация на население города как заинтересованную сторону повышает индекс ее социальной ответственности (власть не ради власти), соответственно уровень доверия населения к власти. Высокий уровень доверия населения к власти способствуют, в свою очередь, повышению эффективности муниципального управления.

4. Разработанная и внедренная система управления бизнес – процессами является основой и обеспечивает реализацию в организации системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта МС ИСО 9000: 2000 и получение сертификата.

5. Внедрение процессного подхода к управлению и построение системы менеджмента качества гарантирует четко определенный порядок и ответственность за разработку, согласование, утверждение и ведение документации.

Материальным выходом реализованного проекта по описанию и моделированию процессов является регламентирующая документация.

Документация процессного подхода: регламенты и стандарты, в отличие от традиционных для функциональных структур положений об отделах и должностных инструкциях сотрудников, регулируют не функционал сотрудника в рамках подразделения, а процесс, имеющий конечный результат, вход. При этом он может совпадать со структурным подразделением или не совпадать, если процесс проходит сквозь границы структурных подразделений.

6. Разработанная и внедренная система управления бизнес – процессами является основой для создания в организации единой автоматизированной системы управления по типу «Электронное правительство». Й. Беккер указывает, что ориентация на процессы влечет за собой не только изменения в управлении, но и нуждается в соответствующей информационно – технической поддержке. Взаимная обусловленность бизнес - процессов IT объясняется тем, что, с одной стороны, существующие IT – системы должны обеспечивать выполнение процессов, с другой стороны, ориентация на процессы является неотъемлемой предпосылкой для реализации технологических потенциалов большинства корпоративных систем. Поэтому успех внедрения, например, систем управления ресурсами предприятии (Enterprise Resource Planing – ERP) или система управления потоками (Workflow Management System) во многом зависит от успеха реорганизационных мероприятий [9].

Наоборот, при моделировании процессов мы должны ориентироваться на определенную информационную систему.

7. Процессный подход является основой для формирования качественно новой системы оценки деятельности муниципальных служащих, базирующейся на показателях результативности их деятельности.

В существующих системах оценки деятельности муниципальных служащих (аттестация) преимущественно оценке подвергается степень соответствия определенным профессиональным требованиям по принципу: знать и уметь. Только при разработке этического кодекса государственного и муниципального служащего делается попытка соотнести деятельность чиновника с общей миссией, выполняемой властными структурами, направленной на служение обществу. Но сам механизм оценки общественной значимости и общественной полезности деятельности муниципального служащего остается не изученным. В то же время, большинство рядовых муниципальных служащих непосредственно с населением не работают и их вклад в удовлетворение интересов потребителей оценить трудно. В этом случае в рамках процессного подхода могут быть использованы методики оценки результатов деятельности сотрудников через оценку качества служебной деятельности муниципального служащего как меру ее социальной полезности. Это означает, что муниципальный служащий должен выполнять строго определенные обязанности, связанные с максимально возможным удовлетворением актуализированных в данный момент времени потребностей. При этом с точки зрения социальной полезности оценивается вклад данного служащего в достижение общей миссии, целей и задач организации.

Таким образом, процессный подход, как метод проектирования организационных структур с точки зрения поставленной в рамках данного проекта задачи имеет следующее значение:

1. Исследование существующей функциональной системы муниципального управления, поиск слабых мест, дублирования функций, нерационального распределения функциональных обязанностей между подразделениями.

2. Проектирование на основе построения научно – обоснованных моделей процессов новой системы распределения функций между организационными структурами Администрации г.о. Самара и функциональных обязанностей муниципальных служащих.

Методика описания процессов предполагает рассмотрение действия, как последовательности операций и функций, имеющих входы и выходы.

В качестве примера и демонстрации методики предлагается рассмотрение процессов муниципального управления и определение места и роли в этой системе процесса «управления социально – экономическим развитием».