Подготовка помещения к переговорам

Важную роль при проведении деловой встречи и переговоров играет место их проведения. Если встреча проводится в офисе, необходимо придирчиво оценить, хорошо ли он оборудован для этого, в достаточной ли мере отвечает современному стилю и этикету делового общения. Стиль оформления может быть разным, но обеспечение чистоты, порядка, квалифицированного персонала, необходимых современных технических средств, удобных помещений, соответствующих задачам, выполняемым фирмой, в том числе помещений для проведения деловых переговоров, – обязательное требование. В том случае, когда встречи и переговоры проводятся часто и с привлечением широкого круга лиц, необходимо иметь несколько отдельных специальных помещений большего и меньшего размера. Особое внимание следует обратить на освещение помещений, вентиляцию и создание комфортного климата, установив при необходимости кондиционеры. Внимание следует обратить на удобство стульев и форму стола. Форма стола имеет не только протокольное, но и психологическое значение, т.к. во многом может влиять на итоги переговоров с посетителем или партнером. Часто в рабочих кабинетах столы ставятся буквой «Т», причем чем выше положение занимает руководитель, тем больше эта «буква». Когда посетитель садится за такой стол с хозяином кабинета во главе, он ощущает доминирующее положение хозяина. Это не означает, что не следует иметь у себя подобные столы, просто надо хорошо себе представлять, что означает такое рассаживание. Когда доминирование надо подчеркнуть, оно вполне оправданно. Бывают ситуации, в которых хозяин кабинета выступает на равных со своим собеседником. В этом случае, если позволяет площадь кабинета, можно отдельно поставить стол для проведения деловых бесед. Такой стол может также использоваться и для совещаний с подчиненными, когда руководитель не желает навязывать свое мнение, желая быть какое-то время с ними на равных. Квадратный стол может создать атмосферу соревновательности или вызвать оборонительные реакции, поэтому он используется для проведения коротких деловых обсуждений. Люди, расположенные по правую сторону от руководителя скорее всего будут более расположены к сотрудничеству, чем те, которые сидят слева. А сидящие напротив – настроены наиболее оппозиционно. Прямоугольный стол, как правило, используется при проведении переговоров. Чем шире стол, тем больше не только физическая, но и психологическая дистанция между участниками переговоров. А это значит, что тем легче сказать «нет» противоположной стороне. Слишком узкий стол создает дискомфорт у участников переговоров: кажется, что партнер видит ваши записи. Круглый стол создает более свободную атмосферу. Он хорош при совместной работе над проектом. Не случайно существует выражение «беседа за круглым столом». Круглый стол снимает статусные различия между участниками переговоров или беседы. В результате этого руководитель и подчиненные психологически оказываются как бы на одном уровне. Он подразумевает равноправие участников, а также часто неформальную беседу, свободный обмен мнениями и взглядами. Рассаживаясь за круглым столом, важно предусмотреть, чтобы его пространство в равной мере было распределено между участниками. Беседа за журнальным столиком будет носить еще более неформальный, неофициальный характер. Если при этом хозяин кабинета предлагает гостю чашку чая или кофе, то тем самым он настраивает его на дружеский тон. В такой беседе деловые отношения могут быть затронуты в самом общем виде. Но даже если в кабинете есть только один Т-образный стол, а принимающий гостя не склонен подчеркивать свое доминирование над собеседником, он может выйти и сесть напротив или, при менее официальном разговоре, – по диагонали. Принимающая сторона отвечает также за техническое оснащение переговоров: карандаши или ручки, блокноты или просто чистая бумага. Если переговоры проходят в большом помещении, нужен микрофон. Если в переговорах участвуют иностранцы, следует заранее согласовать вопрос о рабочем языке переговоров, при необходимости обеспечить синхронный перевод, подготовив специальную кабину для переводчика. При последовательном переводе переводчик каждой стороны сидит слева от главы делегации или же сразу за ним и чуть левее. Помещение для переговоров должно иметь вид, настраивающий на деловой лад: на столах не должно быть лишних документов и предметов – на них лежат блокноты, карандаши (спички, сигареты, пепельницы, если разрешается курить в данном помещении), стоят бутылки с минеральной водой и блюдо с перевернутыми фужерами (свидетельство их чистоты). Цветы являются украшением стола и придают торжественный вид, они могут располагаться как в центре, так и по краям стола. Встречающий иностранную делегацию у подъезда, в вестибюле фирмы не должен быть членом принимающей делегации. Им может быть работник протокольного отдела, секретарь учреждения и т.д. Он провожает делегацию до помещения, где будут проходить переговоры. Сама принимающая делегация в полном составе находится в этом помещении. Если переговоры длятся продолжительное время, то в перерыве может быть подано угощение: чай, кофе, бутерброды, фрукты и т.д. Желательно угощение гостей организовывать в отдельном помещении. При отсутствии такой возможности угощение вносят в помещение, где ведутся переговоры. Угощение ставится персонально только перед главами делегаций. Остальные обслуживаются сами.