Описание организации и проведения технического аудита

Общие положения

4.1.1 Целью проведения технического аудита является повышение уровня безопасности движения на полигоне ОЖД на основе систематизированного и последовательного анализа и оценки деятельности структурных подразделений железной дороги, филиалов, дирекций ОАО «РЖД», дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД», действующих на полигоне ОЖД.

4.1.2 Проведение технического аудита направлено на повышение уровня технического обслуживания и эксплуатационной деятельности структурного подразделения в целом, так как способствует раннему выявлению проблем, поиску их коренных причин, предотвращению появления проблем, определению рисков и управлению ими.

4.1.3 Технические аудиты подразделяются на:

4.1.3.1 Аудит 1-го уровня (организуют и проводят сами структурные подразделения, филиалы, дирекции ОАО «РЖД», дочерние и зависимые общества ОАО «РЖД», действующие на полигоне ОЖД) – организуются по процессам структурных подразделений – аудит процессов.

Аудит процесса– этот аудит предназначен для оценки качества процесса выполнения работ или способов выполнения операций процесса. Поэтому, главная цель данного вида аудита заключается в проверке способности процесса обеспечить требуемый уровень обеспечения безопасности движения поездов.

В ходе аудита процесса, основными задачами являются:

- проверить идентификацию процессов – т.е. в ходе аудита проверяется наличие декомпозиции процессов;

- проверить установление требований к процессу – т.е. в ходе аудита проверяется наличие формализованных описаний процессов (паспорт процесса, матрица ответственности по процессу);

- проверить соблюдение установленных требований к процессу – т.е. в ходе аудита проверяется выполнение необходимых условий осуществления процесса (наличие подходящего оборудования, персонала, ресурсов и т.п.);

- оценить параметры производительности и качества процесса – т.е. необходимо оценить, на сколько реальные параметры производительности и качества процесса соответствуют установленным параметрам в документации (например, в картах процесса или регламентах);

- оценить устойчивость процесса – т.е. изменчивость (вариабельность) показателей процесса во времени (карты Шухарта).

- определить проблемные этапы (операции) выполнения процесса - т.е. в ходе аудита выявляются те элементы процесса или условия выполнения процесса, которые приводят к нарушению требований по безопасности движения (отказам) или снижению производительности процесса;

- проверить соответствие процесса нормативным и регламентирующим документам - т.е. в ходе аудита проверяется насколько правила выполнения процесса, представленные в документах соответствуют реальной работе.

- проверить действенность и целесообразность оформляемой документации по процессу – часто бывает, что процесс со временем изменяется, изменяются его параметры и условия выполнения отдельных операций, а документация остается прежней. Аудит процесса позволяет выявить документы, требующие изменений или отмены.

4.1.3.2Аудит 2-го уровня (организует и проводит аппарат главного ревизора дороги по безопасности движения) – организуется по системе взаимосвязанных процессов филиалов, дирекций, дочерних и зависимых обществ ОАО «РЖД», действующих на полигоне ОЖД – аудит системы.

Аудит системы – этот аудит предназначен для оценки работы всей системы менеджмента безопасности движения службы, дирекции или филиала. Главная цель данного вида аудита заключается в оценке результативности и эффективности работы СМБД.

В ходе аудита системы, основными задачами являются:

- оценка и фиксация фактического состояния системы безопасности движения - т.е. в ходе проверки определяется, насколько внедрены требования СМБД, как выполняется работа по процессам и соответствует ли эта работа требованиям СМБД;

- выявление несоответствий в работе СМБД - в ходе проверки выявляются, какие требования СМБД не выполняются, что в работе подразделения не соответствует требованиям СМБД;

- проверяется стимулирование правильного отношения сотрудников к требованиям СМБД - аудит проводится не только с целью определить, соответствует СМБД требованиям или не соответствует, но также и с целью провести тренинг сотрудников, с целью еще раз обратить их внимание на необходимость работать по документации системы;

- проверка соответствия нормативной документации требованиям «Стратегии обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса ОАО «РЖД» - т.е. в ходе аудита проверяется насколько разработанная документация отражает требования «Положения о порядке создания систем менеджмента безопасности движения в холдинге «РЖД» и осуществления деятельности в сфере менеджмента безопасности движения с учетом «Стратегии обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса», утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 28.01.2013г. №197р;

- проверка выполнения мероприятий по улучшению (корректирующих и предупреждающих действий) – в ходе аудита проверяется статус выполнения мероприятий по улучшению, которые были разработаны по результатам предыдущего аудита или являются мероприятиями отдельного плана по улучшению работы СМБД;

4.1.4 План технического аудита формируется после подведения итогов работы за прошедший год. В зависимости от срочности решения проблем и их значимости, технические аудиты могут быть проведены вне плана, по решению вышестоящего руководства непосредственно после ревизорской проверки или в течение определенного руководством времени.

4.1.5 Если до технического аудита в структурном подразделении был проведен аудит СМК, ревизии и другие проверки руководитель подразделения (владелец процесса) обязан представить его результаты группе технического аудита.

4.1.6 Аудиторы, прошедшие соответствующую подготовку как аудиторы СМБД, СМК, СУОТ и СЭМ могут проводить совместно комплексный аудит.

4.1.7 При проведении технического аудита структурных подразделений хозяйства (дирекции) группа технического аудита может подразделяться на подгруппы. Руководитель группы технического аудита анализирует отчеты аудиторских подгрупп и составляет общий отчет.

4.1.8 Технический аудит проводится по следующим этапам:

а) подготовительный этап;

б) этап проведения технических аудитов процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения, в структурных подразделениях службы (дирекции, филиала, ДЗО);

в) этап разработки корректирующих и предупреждающих действий по результатам проверки;

г) этап проведения контрольных проверок и повторных (надзорных, инспекционных) технических аудитов.

Ответственность

4.2.1 При проведении технического аудита 1-го уровня руководитель производственного процесса (руководитель структурного подразделения) несёт ответственность за:

а) разработку приказа (по циклу P-D-C-A) о проведении технического аудита;

б) своевременное информирование персонала предприятия (подразделения) о целях, сроках и объемах предстоящего технического аудита;

в) назначение руководителя аудиторской группы;

г) предоставление всей необходимой информации и документов по требованию аудиторов;

д) своевременную разработку и полноту реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий;

е) своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчётов о ходе реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий.

4.2.2 При проведении технического аудита 2-го уровня:

4.2.2.1 Главный ревизор несет ответственность за:

а) разработку приказа (по циклу P-D-C-A) о проведении технического аудита;

б) назначение руководителя аудиторской группы;

в) своевременное информирование руководителя структурного подразделения о целях, сроках и объемах предстоящего технического аудита;

г) проведение аудита в намеченные сроки;

д) своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчётов о проведенном аудите, ходе реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий.

4.2.2.2 В рамках проведения технического аудита 2- го уровня владелец процесса (руководитель дирекции или ДЗО ОАО «РЖД», действующего на полигоне ОЖД) несет ответственность за:

а) назначение полномочного представителя, а также сопровождающих лиц для решения всех вопросов, связанных с организацией и проведением аудиторской проверки;

б) предоставление всей необходимой информации и документов по требованию аудиторов;

в) своевременную разработку и полноту реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий;

г) своевременное формирование и предоставление установленным порядком отчётов о ходе реализации утверждённого плана корректирующих и предупреждающих действий.

4.2.3 Руководитель группы технического аудита несет ответственность за:

а) разработку плана конкретного технического аудита;

б) распределение обязанностей между аудиторами;

в) обеспечение аудиторов необходимой документацией;

г) внесение изменений, если это необходимо, в распределение обязанностей между аудиторами;

д) проведение технического аудита;

е) доведение до сведения руководителя проверяемого подразделения информации обо всех выявленных несоответствиях;

ж) утверждение отчетов о техническом аудите;

з) точность, полноту, достоверность и своевременность составления итогового отчета и его рассылку;

и) обеспечение контроля за разработкой необходимых корректирующих и предупреждающих действий;

к) обеспечение проверки соответствия разработанного плана корректирующих и предупреждающих действий утверждённому итоговому отчету о техническом аудите.

4.2.4 Аудиторы при проведении технического аудита несут ответственность за:

а) объективность и беспристрастность процесса технического аудита;

б) сбор и анализ доказательств, необходимых для оценки соответствия проверяемой деятельности (процесса или системы) критериям аудита (объективных свидетельств аудита);

в) ведение и сохранение записей в ходе аудита;

г) сохранение конфиденциальности.

4.2.5 Сопровождающие должны оказывать помощь группе по техническому аудиту и действовать по просьбе руководителя группы. В их обязанности входит:

а) обеспечение контактов и назначение времени для бесед с персоналом проверяемой организации;

б) обеспечение доступа для посещений аудитором определенных участков организации;

в) обеспечение соблюдения правил техники безопасности и ознакомление группы технического аудита с такими правилами.