Процедура технического аудита процесса

4.4.1 Подготовительный этап

4.4.1.1 Не позднее 10 рабочих дней до начала проведения аудита владельцем главного процесса (дирекции, филиала или ДЗО) издается приказ (по циклу P-D-C-A) о назначении аудиторской проверки по процессам с определением руководителей аудиторских групп.

4.4.1.2 Руководитель аудиторской группы (руководитель проверяемого процесса) формирует состав аудиторов и экспертов и не менее чем за 3 рабочих дня информирует причастных о дате начала аудита.

4.4.1.3 Члены аудиторской группы в зависимости от распределения обязанностей внутри группы должны:

а) Проанализировать декомпозицию главного процесса, к которому относится задание по техническому аудиту («Методические рекомендации по декомпозиции процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения, в деятельности структурных подразделений» указание от 25.04.2011 №Н-141/у).

б) Проанализировать характеристики процесса.

в) Разработать и согласовать с руководителем процесса план технического аудита (Приложение А).

г) Запросить:

- данные о деятельности процесса за определенный период времени;

- данные о мониторинге и контроле деятельности процесса по внутренним проверкам, ревизорским проверкам и т.п.;

- отчеты о проведенных ранее технических аудитах;

- план коррекций, корректирующих и предупреждающих действий;

- другие данные, необходимые для организации и проведения технического аудита.

д) Подготовить (разработать применительно к конкретным процессам) рабочие листы (чек-листы) аудитора (М ОКТ 2.10.003 – образец с рекомендуемыми разделами).

4.4.2 Этап проведения технических аудитов

4.4.2.1 Этап проведения технических аудитов процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения поездов, в структурных подразделениях дирекции, филиала начинается с проведения вступительного совещания (продолжительность не более 30 минут).

4.4.2.2 Проведение технического аудита начинается с проверки управления документацией и записями. Часть документов следует рассмотреть на подготовительном этапе, затем непосредственно на рабочих местах запросить документы, необходимые для выполнения задания по техническому аудиту.

Это могут быть:

- Положение о подразделении;

- должностные и рабочие инструкции;

- описание процесса (методика М ОКТ 2.10.002);

- методические документы по процессу;

- отчетность по показателям процесса;

- результаты ревизорских проверок;

- результаты аудиторских проверок;

- записи о выполнении и мониторинге планов корректирующих и предупреждающих действий;

4.4.2.3 Проведение в соответствии с планом технического аудита проверок деятельности структурных подразделений.

На основе полученных данных следует:

- проверить, как выполняются корректирующие действия по срокам и по запланированным мероприятиям;

- проверить деятельность процесса по определенным критериям (требования нормативных и правовых документов) согласно полученному заданию;

- наличие, актуальность и выполнение требований технологической документации;

- наличие и состояние технологического оборудования и инструмента в соответствии с технологической документацией;

- состояние производственных и складских помещений;

- определить и сформулировать несоответствия, задокументировать выявленные нарушения в вопросах обеспечения безопасности движения;

- провести анализ полученных результатов, выявить зоны и факторы риска процессов;

- определить области для улучшения деятельности структурных подразделений, оформить предложения по улучшению;

- сформулировать членами аудиторских подгрупп предложения для включения в итоговый отчет по техническому аудиту системы менеджмента безопасности движения;

- обсудить свои выводы с руководителем процесса;

- провести анализ предложенных руководителем процесса корректирующих действий, при необходимости организовать работу межфункциональной группы и предложить корректирующие и предупреждающие действия;

- оформить отчет о проведении технического аудита.

4.4.2.4 Руководитель аудиторской группы проводит итоговое (заключительное) совещание по результатам технического аудита процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения поездов.

4.4.3 Составление отчета по техническому аудиту

Ответственность за подготовку и содержание отчета несет руководитель группы технического аудита.

Оформления отчета и его содержания представлен в приложении Б.

В отчет включают:

- приказ о проведении технического аудита;

- план проведения технического аудита;

- перечень сотрудников проверяемого процесса, с которыми проводилось собеседование (интервью);

- чек-лист (контрольные вопросники);

- карты регистрации несоответствий (перечень и описание несоответствий, выявленных при техническом аудите) (Приложение В).

- протоколы вводного и заключительного совещаний;

Отчет по техническому аудиту должен представлять полные, точные и достоверные сведения о проведенной работе, поэтому следует оформить приложения к отчету с исходными данными, на основании которых было сделано то или иное заключение об устойчивости процесса и причинах обнаруженных несоответствий. Это могут быть диаграммы, графики, протоколы работы межфункциональных групп (если они были созданы), протоколы анализа рисков.

В отчет могут быть включены предложения по улучшению деятельности.

4.4.3.1 Предложения по улучшению деятельности проверяемого процесса.

При проведении технического аудита аудиторская группа кроме документирования выявленных несоответствий может оформить предложения по улучшению деятельности проверяемого процесса. Для этого нужно:

а) Выделить несколько наиболее актуальных проблем (областей для улучшения) в проверяемом процессе.

б) Выбрать (и обосновать свой выбор) одну ключевую проблему для дальнейшей разработки.

в) Проанализировать выбранную проблему.

г) Описать смысл и содержание изменений (в общих чертах), которые необходимо провести для решения данной проблемы. Указать действующие документы, в которые необходимо внести изменения. Указать характер и существо этих изменений. (Если необходимо создать новые документы, написать их название и краткое содержание).

4.4.3.2 Типичные ошибки при проведении технического аудита и при принятии решений по результатам технического аудита:

- не выполняется план аудита;

- несоответствия повторяются от проверки к проверке;

- корректирующие действия подменяются коррекцией;

- не учитываются предложения по улучшению деятельности;

- поиск причин несоответствий (нарушений) подменяется поиском виновных;

- устраняются не истинные, а лишь видимые, поверхностные причины;

- нормативные документы (карты процессов, матрицы ответственности, структура предприятия, инструкции, методики) не актуализируются с учетом произошедших в этом структурном подразделении изменений.

4.4.4 Этап разработки и выполнения корректирующих и предупреждающих действий по результатам технического аудита

4.4.4.1 На основании анализа причин возникновения выявленного несоответствия, руководитель процесса принимает решение о необходимости применения корректирующих (предупреждающих) действий.

При необходимости создается межфункциональная рабочая группа с привлечением специалистов причастных служб и аудиторов.

4.4.4.2 Корректирующие (предупреждающие) действия разрабатываются в срок не более 10 дней с момента подписания карты регистрации несоответствий (протокола о несоответствии).

4.4.4.3 План корректирующих (предупреждающих) действий должен включать следующие графы:

- корректирующие (предупреждающие) действия;

- ресурсы;

- срок реализации;

- ответственный за выполнение корректирующих (предупреждающих) действий персонал.

4.4.4.4 Руководитель процесса должен обеспечить внедрение запланированных корректирующих (предупреждающих) действий в согласованные с аудиторской группой сроки.

4.4.4.5 Руководитель процесса обязан задокументировать информацию о выполнении корректирующих (предупреждающих) действий в течение 10 дней с момента реализации корректирующего (предупреждающего) действия.

4.4.4.6 В случае, если корректирующее (предупреждающее) действие не может быть выполнено в запланированные сроки, новый срок его выполнения (или замены другим корректирующим (предупреждающим) действием) определяется руководителем процесса.

4.4.4.7 В случае если корректирующие (предупреждающие) действия не выполнены вовремя, руководитель процесса анализируют причины несвоевременного выполнения мероприятий и назначает новые сроки по выполнению корректирующих (предупреждающих) действий.

4.4.5 Этап проведения инспекционных технических аудитов.

После плановой реализации корректирующего действия группой технического аудита при необходимости проводится инспекционный технический аудит. Решение о проведении повторного технического аудита принимает руководитель аудиторской группы. Инспекционный технический аудит проводится в случае, когда по результатам предпринятых корректирующих и предупреждающих действий не достигнуто улучшение показателей проверяемого процесса.

При организации инспекционного технического аудита состав группы технического аудита по решению руководителя группы может быть изменен.

При инспекционном техническом аудите проводится оценка результативности и эффективности предпринятых корректирующих и предупреждающих действий.

Аудитор должен убедиться не только в том, что корректирующее действие предпринято и выполнено, но и в том, что деятельность процесса (подразделения) улучшена и исключает возможность повторного появления несоответствия.

Инспекционный технический аудит целесообразно проводить через определенный временной интервал, но не ранее чем через три месяца после технического аудита. Если корректирующее действие не дало необходимого результата, работа над устранением причины несоответствия должна быть продолжена.

Сокращения

СТО– стандарт организации.

ОАО «РЖД» – открытое акционерное общество «Российские железные дороги».

ОЖД– Октябрьская железная дорога

СМБД – система менеджмента безопасности движения.

СМК –система менеджмента качества.

РД – нормативная документация.

КД– корректирующие действия.

ПД – предупреждающие действия.

ПТЭ – правила технической эксплуатации.

РБ– ревизоры по безопасности движения поездов.

ТО – техническое обслуживание.

 

Нормативные ссылки

6.1 В настоящей Методике использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Федеральный закон от 10.01.2003 № 17-ФЗ О железнодорожном транспорте в Российской Федерации

ГОСТ ISO 9000-2011 Система менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ ISO 9001-2011 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р ИСО 19011-2012 Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и/или охраны окружающей среды

ГОСТ Р 22.2.08-96 Безопасность в чрезвычайных ситуациях. Безопасность движения поездов. Термины и определения

СТО РЖД 1.05.514.1-2009 Технические аудиты в системе управления безопасностью ОАО «РЖД». Основные положения

СТО РЖД 1.05.501-2007 Внутренние системные аудиты корпоративной интегрированной системы менеджмента качества ОАО «РЖД»

СТО РЖД 1.05.502-2007 Внутренние аудиты процессов корпоративной интегрированной системы менеджмента качества ОАО «РЖД».

РД 2.1100.503-001 Правила по внутреннему аудиту системы менеджмента качества.

Стратегия обеспечения гарантированной безопасности и надежности перевозочного процесса в холдинге «РЖД», утвержденная распоряжением ОАО «РЖД» от 28 января 2013 г. № 197р.

Руководство по созданию системы менеджмента безопасности движения в холдинге «РЖД» утвержденное распоряжением ОАО «РЖД» от 04 июля 2013г. № 1498р.

Методика проведения технического аудита безопасности движения в структурных подразделениях, утвержденная распоряжением ОАО «РЖД» от 21 сентября 2011 г. № 2068р.

Методические рекомендации по декомпозиции процессов, связанных с вопросами обеспечения безопасности движения, в деятельности структурных подразделений, указание от 25 апреля 2011 №Н-141/у.

Методика комплексных аудитов систем менеджмента М ОКТ 2.10.003

Методика «Описание процессов структурных подразделений ОАО «РЖД» и ДЗО, работающих на полигоне ОЖД» М ОКТ 2.10.002

Приложение А

(рекомендуемое)