Электронный документооборот

Под электронным документооборотом будет пониматься движение электронных документов от аппарата управления к объекту управления и обратно, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется указанием места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив.

Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот.

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранениеэлектронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

- стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

- скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

А). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов м поиск идет по ним. Примеры атрибутов: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

Б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известногодокумента используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4.Маршрутизация и передача документов.

Маршрутизацияв системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Известна

1. Свободнаямаршрутизация: последовательная или параллельная.

При последовательноймаршрутизации документ проходит от одного пользователя к другому, а при параллельной- он одновременно поступает к нескольким пользователям.

2. Свободнаямаршрутизация с контролем исполнения.

Под контролем понимается:

-контроль доставки документа;

-контроль исполнения (выдача извещения, что задание выполнено);

-мониторинг задания (кто и что сейчас делает с заданием).

3. Маршрутизация по заранее определенным маршрутам с контролем исполнения.

4. Система электронной почты.

Собственные внутримашинные информационные ресурсы предприятия

Внутримашинные - структурированныеинформационные ресурсы: управленческие документы, а также иная структурированная информация размещаемая в памяти компьютера в соответствии с некоторой моделью.

Структуризация достигается благодаря моделям, устанавливающих правила размещения данных в памяти и возможные операции над ними. Наиболее распространенными формами существования внутримашинных информационных ресурсов являются:

- файлы;

- базы данных;

- хранилища данных;

- базы знаний.

Файл– это последовательное отображение однородных управленческих документов на машинном носителе в виде записей.

Для обращения каждый файл должен иметь имя и расширение, уточняющее его назначение: EXE, COM – программные файлы, готовые к использованию, DBF – файлы базы данных, DOC, TXT – текстовые файлы и т.д.

По содержанию выделяют: файлы данных и программные файлы.

Файловая система обладает рядом серьезных недостатков,

первыйиз которых заключается в ее ориентации на профессиональных программистов,

второй - это - чрезмерная избыточность данных, являющаяся причиной возрастания затрат на их корректировку,

третий - это высокая зависимость прикладных программ от изменения структуры файлов.

Главная особенность баз данных, существенно отличающая их от файловой системы, состоит в их ориентации на интерактивный режим работы с ними конечного пользователя (бухгалтера, финансиста, менеджера и т.д.).

Широкое применение баз данных не профессионалами-программистами стало возможным благодаря специально созданному программному комплексу – системам управления базами данных (СУБД)..

СУБД – это комплекс программ, предназначенный для создания и хранения базы данных, обеспечения логической и физической целостности данных, предоставления санкционированного доступа конечным пользователям.

Дальнейшее развитие баз данных привело к появлению хранилищ данных, назначение которых отлично от баз данных.

Базы данных предназначены для оперативного отражения ежедневных производственно-хозяйственных, финансовых и других операций предприятия,

Хранилища данных необходимы для долговременного хранения данных в специально создаваемых многомерных информационных кубах.

Информационные кубы предназначены исключительно для аналитической обработки данных.