Обработка исходящей документации
Порядок прохождения исходящей корреспонденции включает в себя: подготовку проекта документа,
Обработка исходящей документации с момента подготовки проекта до момента регистрации аналогична обработке внутренней документации, описанной в предыдущем разделе. Регистрация исходящих документов Все исходящие документы, подписанные руководителем, адресованные в вышестоящую организацию, регистрируются и отправляются канцелярией. Исполнитель обязан проверить подготовленные к отправке документы, наличие всех реквизитов, виз, приложений, правильность адресования. Документы, исходящие от имени структурных подразделений регистрируются в канцелярии, а отправляются, как правило, структурными подразделениями самостоятельно. Исходящая документация оформляется на фирменных бланках для письма с угловым штампом или с продольным расположением реквизитов в двух экземплярах (второй экземпляр остается в канцелярии). При необходимости вместе с отправляемым документом направляется сопроводительное письмо. Проверка правильности вложения Канцелярия и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, проверяют правильность оформления, наличие приложений, сопроводительного письма и правильность адресования. Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются исполнителю на доработку. Отправка Корреспонденция, подлежащая отправке, сортируется и сдается в почтовое отделение. Исходящие документы, поступившие в канцелярию до 14 часов, отправляются в этот же день. Телеграммы отправляются немедленно. Телефонограммы, подписанные руководителями, передаются адресатам секретарями этих руководителей (или ответственными за делопроизводство). Машиночитаемые документы (дискеты и др.) отправляются в упаковке, которая соответствует установленным правилам и обеспечивает идентификацию и сохранность носителей и записанной на них информации. Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Заказной почтой рекомендуется отправлять: документы, связанные с договорами, фондами, поставками; документы, направляемые на согласование; документы с грифом “Для служебного пользования”, “КТ”; претензии; письма-приглашения; ответы на обращения граждан и некоторые другие по разрешению руководства. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой проставляется дата отправки и указывается фамилия работника, ответственного за рассылку. Исходные документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Первый экземпляр отправляется адресату, а второй экземпляр подшивается в дело с исходящей перепиской по данному вопросу. Проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами, ответственными за данный вопрос. Внутреннее согласование оформляется визой. Визы проставляются только на втором экземпляре, остающемся на предприятии. Подготовленный проект исходящего документа в двух экземплярах предоставляется на подпись руководству. Вместе с ним предоставляются другие документы, на основании которых составлен проект (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы и др.). После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается инициатору документа для регистрации в канцелярии и для отправления. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам. Наименование адресата и почтовый адрес проставляется в правой верхней части документа, помеченной на бланках для писем уголками. При составлении письма- ответа обязательно заполняется реквизит № 11 ( “На № ___ от ___” ) с указанием номера и даты инициативного документа (письма-запроса). В левом нижнем углу указывается фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии листа на лицевой стороне они указываются на обороте листа). Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса, составляется список на их рассылку и на каждом документе ставится только один адрес. Слово “Копия” не проставляется. Каждый экземпляр должен быть подписан. Полный почтовый адрес указывается на письмах при направлении разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам (но при этом обязательно указываются наименование должности, название учреждения, фамилия, имя, отчество получателя). Приложения Приложение 1
Вопросы к зачету по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»
Приложение 2
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка 73 78 10 ¦ 3 ¦<---------------->¦ ¦<------------>¦<->¦ \/ --------------+------------------+---+--------------+---+--------- ¦ --------+-------------------------------------- +--------- ¦ /\ /\ ¦ 01 02 03 ¦ ¦ 13 ¦ ¦ /\ /\ ¦ ¦ 17¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 51¦ -------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 06 07 ¦ ¦ 14 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 04 05 ¦ ¦ ¦ \/ ¦ 08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------- ------------------ ¦ ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 22¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ 11 12 ¦ ¦ ¦ --- /\------¦------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 18¦ 18 ¦ 17 16 ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦----------¦ ------------------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦<-------->¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 30 ¦ ¦ ¦ ---+-------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ /\ 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 297 ¦ ¦ 120¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ----+-------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ /\ 20 21 24 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ----+-------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ /\ 22 23 25 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 40¦ 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦-------------------------------------¦ +-/\--- ¦ ¦ \/ 27 ¦ 28 ¦29 ¦ ¦16 ¦ ¦ ---+-------------------------------------- +-\//\- ¦ ¦ ¦ 10¦ \/ +-------------+--------------------T---------T----------+---\/---- ¦ 35 ¦ 94 ¦ 30 ¦ ¦ ¦<----------->¦<------------------>¦<------->¦ ¦ ¦ 210 ¦ ¦<----------------------------------------------------->¦ Приложение 3
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка 10 ¦ 3 ¦<->¦ \/ ----------------------------------------------------+---+--------- ¦ ---------------------------------------------- +--------- ¦ /\ ¦ 01 02 03 13 ¦ ¦ /\ /\ ¦ ¦ ¦17¦ ¦ ¦ ¦ ----+-------------------------------------¦ ¦ \/ ¦ ¦ 77¦ /\ ¦----- ¦ ¦ ¦ ¦20¦ 06 07 04 05 08 ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+-------------------------------------¦ ¦30¦ ¦ ¦ ¦ 09 10 11 12 ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦----------------------¦--------------¦ +----- ¦ ¦ ¦ 14 15 ¦ ¦ ¦ \/ ¦ 73 ¦ 78 ¦ ¦ ¦ ¦ --- /\----- <---------------->¦ <------------> ¦ ¦ ¦ 18¦ 18 ¦------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ 17 ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ------------¦----------------------¦--------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦<-------->¦ ¦ ¦ ¦ 30 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----------------------------------------- ¦ ¦ ¦ /\ ¦19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 120¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ---¦-------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ /\ 20 21 24 ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ---¦-------------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ /\ 22 23 25 ¦ ¦ ¦ 40¦ ¦ 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------------------------------------- +-/\--- ¦ ¦ \/ ¦ 27 ¦ 28 ¦29 ¦ ¦ ¦16 ¦ ¦ ----------------------------------------- +-\//\- ¦ ¦ ¦ 10¦ \/ +-------------T--------------------T---------T----------+---\/---- ¦ 35 ¦ 94 ¦ 30 ¦ ¦ ¦<----------->¦<------------------>¦<------->¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 210 ¦ ¦<----------------------------------------------------->¦
Список литературы
[1] Собрание законодательства РФ , 1995, №8, ст. 609. [2] Букалерова Л. А. . Уголовно - правовая охрана официального документооборота. - Волгоград, 1997. [3] ГОСТ 16487 - 83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
[4] ГОСТ Р 6.30 - 97. Требования к оформлению докуменов. [5] Там же. [6] Там же. [7] Там же. [8] Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения, утв. 15. 08. 88 архивным управлением.
Популярное: Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Как вы ведете себя при стрессе?: Вы можете самостоятельно управлять стрессом! Каждый из нас имеет право и возможность уменьшить его воздействие на нас... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Генезис конфликтологии как науки в древней Греции: Для уяснения предыстории конфликтологии существенное значение имеет обращение к античной... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1574)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |