Контроль над исполнением документов

Системе контроля исполнения распорядительных документов подлежат следующие виды документов:

§ распорядительные документы высших органов государственной власти;

§ распорядительные документы представительного (законодательного) органа субъекта Российской Федерации;

§ распорядительные документы органа муниципального управления.

Кроме распорядительных документов, на контроль могут также ставиться:

§ протоколы совещаний при руководителе органа управления;

§ поручения руководителя органа управления;

§ служебные письма.

Организация контроля над исполнением распорядительных документов предусматривает определенный порядок работы с этими документами. На каждый из них заполняются два экземпляра учетно-контрольной карточки.

Непосредственный контроль над исполнением документов производится контрольным отделом местной администрации, который осуществляет координацию и оперативную работу по данному виду контроля и анализирует данные о ходе и сроках выполнения документов, заданий. Ответственность за организацию контроля в структурных подразделениях администрации возлагается непосредственно на их руководителей.

Основная задача контроля над исполнением распорядительных документов ¾ обеспечение своевременного и качественного исполнения зафиксированных в них заданий и поручений.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, в которых указаны сроки исполнения и ответственные исполнители. По указанию руководства на обязательный контроль может быть поставлен любой документ.

Контроль над исполнением документов включает:

§ контроль по существу решения вопросов, поставленных в документах;

§ контроль над сроками исполнения документов;

§ контроль по регулированию хода исполнения документов.

Организация контроля исполнения строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных, который систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям и кураторам. На документах, поставленных на контроль, в контрольном отделе проставляется соответствующий знак (штамп) «Контроль».

Легенда распорядительного документа (вид документа, регистрационный номер, дата, заголовок документа, заголовок задания, срок исполнения, реквизиты исполнителя, фамилия куратора) вводится в компьютер.

В администрациях городов и районов ведение контрольных дел может осуществляться кураторами ¾ работниками организационного, контрольно-информационного или общего отделов, но чаще всего этим занимается специализированный контрольный отдел.

В случае необходимости куратор делает напоминания:

§ исполнителю ¾ о представлении плана организационных мероприятий по выполнению распорядительного документа (в отдельных случаях такие планы по поручению ответственного исполнителя разрабатываются непосредственно куратором);

§ ответственному за контроль фактического исполнения распорядительного документа ¾ о представлении графика проверок исполнения документа. Если контроль фактического исполнения документа возложен на ответственного исполнителя, то такой график разрабатывается куратором.

Специалист контрольного отдела ведет «папки контроля», в которых концентрируются документы, связанные с подготовкой вопроса и выполнением распорядительных документов: план подготовки вопроса, докладные записки, мероприятия по организации выполнения документов, информация с мест, справки о результатах проверок, статистические данные, справочные материалы об исполнении документов, выписки из решения о снятии с контроля и др.

Специалисты контрольного отдела ежедневно просматривают банк регистрационных данных и за пять дней до срока исполнения направляют исполнителю уведомление установленной формы, напоминая о приближении этого срока. По первому требованию специалистов контрольного отдела исполнители обязаны давать исчерпывающие ответы о ходе исполнения находящихся на контроле документов.

Если в процессе исполнения выясняется невозможность соблюдения первоначально установленного срока, то его продление должно быть оформлено исполнителем не менее чем за 3 дня до истечения первоначального срока исполнения документа.

После завершения исполнения и записи всей необходимой информации в банк регистрационных данных на документах проставляется штамп «Снято с контроля», о чем сообщается в общий отдел администрации для отметки о выполнении в журнале регистрации распорядительных документов. Передача дел на хранение в архив производится ежегодно в январе.

Данные о результатах исполнения контролируемых документов сообщаются в контрольный отдел по состоянию на первое число каждого месяца и докладываются главе администрации, руководителю аппарата администрации.

Протоколы совещаний у руководителей администрации, планы мероприятий, а также поручения руководителей администрации по письменному их указанию передаются в службу контроля исполнения распорядительных документов.

Контроль над исполнением служебных писем осуществляется общим отделом администрации в соответствии с инструкцией по делопроизводству. Служебные письма со сроками исполнения месяц и более могут передаваться для контроля исполнения в службу контроля. Служба контроля исполнения распорядительных документов регулярно информирует главу администрации и его заместителей (ответственных исполнителей) о состоянии дел с контролируемыми документами.

Данные о результатах контроля над исполнением документов периодически анализируются контрольным отделом. На основе анализа разрабатываются предложения по повышению исполнительской дисциплины и совершенствованию организации контроля. Эти предложения передаются главе администрации, руководителю аппарата администрации. В конце каждого месяца, квартала служба контроля готовит для главы администрации «Сведения о состоянии работы с контролируемыми документами». На основании содержащейся в этих сведениях информации глава администрации подводит итоги работы по исполнению документов за квартал и дает оценку исполнителям, которая становится одним из оснований для материального и морального их поощрения.

Глава администрации и его заместители (в пределах компетенции) вправе в установленном законом порядке вносить в соответствующие органы представления о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц государственных органов, органов общественных объединений, предприятий, учреждений, организаций за невыполнение актов местной администрации. Представление должно быть рассмотрено соответствующими органами в течение не более 15 дней со дня его получения.

Одно из важнейших направлений повышения эффективности контроля над исполнением документов ¾ использование современных компьютерных технологий. Внедрение автоматизированной системы контроля над исполнением документов приводит к повышению достоверности результатов и оперативности контроля, эффективности труда работников службы контроля и ответственности исполнителей документов.

Другое важное направление повышения эффективности контроля над исполнением документов ¾ это контроль, учет и оценка результатов труда служащих, работающих в органах муниципального управления. Оценка результатов труда указанных лиц (включая деятельность по контролю исполнения документов) в количественном выражении (коэффициентах или баллах) позволит стимулировать работников органов управления к лучшему выполнению ими своих должностных обязанностей (в том числе и в области контроля) и, таким образом, повысить эффективность функционирования органа управления.

______________

Вопросы для самоконтроля

1. Какие позиции характеризуют местную администрацию как юридическое лицо?

2. Какой внутренний нормативный акт лежит в основе организации деятельности местной администрации?

3. Какие вопросы определяет регламент местной администрации?

4. Что включают в себя положения о структурных подразделениях?

5. На основе чего разрабатываются должностные инструкции?

6. Перечислите функции главы местной администрации.

7. Назовите основные структурные подразделения аппарата администрации.

8. Для чего необходима коллегия администрации и кто включается в ее состав?

9. Какие вопросы обычно рассматриваются на заседании коллегии администрации?

10. Что включает в себя план работы местной администрации?

11. Каковы особенности планирования индивидуальной трудовой деятельности муниципального служащего?

12. Охарактеризуйте стадии выполнения функций муниципальных служащих.

13. Дайте определение эластичности распределения рабочего времени.

14. Охарактеризуйте сущность и значение контрольной работы администрации.

15. Какие виды документов входят в систему контроля над исполнением распорядительных документов?