Раздел III. Технологии документационного

Обеспечения управления

 

План

Глава 1. Технологии работы с документами в ДОУ.

Глава 2. Конфиденциальное делопроизводство.

Глава 3. Организация работы с письменными обращениями граждан.

 

Цель изучения раздела –освоение порядка работы с документами.

Задачи раздела:

1) дать понятие «документооборот»;

2) охарактеризовать типовые технологии документооборота: регистрация документов, контроль за исполнением, систематизация, справочно-аналитическая работа, текущее хранение, передача в архив или уничтожение;

3) рассмотреть назначение и порядок составления номенклатуры дел;

4) изучить требования к проведению экспертизы ценности документов.

 

Рекомендации по самостоятельному изучению раздела:

 

В данном разделе рассматривается организация работы с документами. Выясняется перечень нормативно-методических документов, регламентирующих определенные технологии обработки и хранения документов. Проблемой документационной деятельности является постоянное значительное увеличение документооборота. Уделяется внимание основным принципам организации документопотоков. Выясняются в соответствии с нормативными актами технологические цепочки движения и обработки документов. Порядок работы с документами, операции по их обработке зависят от их принадлежности к определенному документопотоку:

- входящие;

- исходящие;

- внутренние.

Рассматривается понятие «объем документооборота». Студенты должны иметь представление о схемах движения документов, уметь анализировать документооборот с целью его оптимизации.

Далее изучается порядок регистрации, индексации документов с учетом информационно-поисковой системы организации. Особое значение имеет выбор регистрационной формы. Рассматриваются преимущества автоматизированной регистрации. Следует уделить внимание составу информации о документах, которая вносится в регистрационную форму.

Одним из основных вопросов темы является контроль за исполнением документов. Дается характеристика порядку постановки документа на контроль, снятию с контроля.

Далее изучается организация текущего хранения документов. Прежде всего, обсуждается порядок формирования дел в соответствии с номенклатурой дел, принципы систематизации документов внутри дела, правила его оформления для передачи на архивное хранение.

Изучается методика разработки номенклатуры дел, регламентация требований к ее составлению в современных нормативно-методических документах.

Одна из ключевых проблем в ДОУ – экспертиза ценности документов и требования к ее проведению. Изучаются работа и функции экспертных комиссий (ЭК). Экспертиза ценности – это один из завершающих этапов работы с документами. Студенты должны знать особенности документирования результатов проведенной экспертизы.

Изучаются основные требования к передаче документов в архив организации и правила составления описей.

Тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна, т. к. любая организация, являясь владельцем информационных ресурсов, заинтересована в их сохранности и защите. В условиях, когда многие организации и учреждения используют для документирования бумажные носители информации, в том числе и для конфиденциальной документации, вся эффективность ее сохранности зависит от правильной организации конфиденциального документооборота.

Ограничение доступа к документированной информации – это защита служебной или коммерческой документированной информации от неправомерного обращения, которое может нанести ущерб организации (учреждению): собственникам, владельцам, пользователям.

Документированная информация в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» подразделяется на:

· общедоступную информацию;

· информацию, доступ к которой ограничивается.

В данной теме рассматриваются два вида документированной информации ограниченного доступа:

· информация, отнесенная к государственной тайне;

· информация конфиденциальная.

В ходе изучения темы выясняется порядок отнесения документации к государственной тайне и организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию. В частности, рассматриваются следующие технологии:

· изготовление и учет конфиденциальных документов;

· прием, регистрация конфиденциальных документов;

· тиражирование, рассылка;

· группировка исполненных документов в дела, использование дел;

· снятие с дел грифа ограничения доступа;

· порядок хранения и уничтожения документов ограниченного доступа.

 

Глава 1. Технологии работы с документами в ДОУ

План

1. Типовые технологии документооборота.

2. Регистрация документов и контроль за их исполнением.

3. Номенклатура дел.

4. Формирование и текущее хранение дел.

5. Экспертиза ценности и обеспечение сохранности документов.

6. Подготовка документов к длительному хранению и порядок передачи в архив.

 

Задачи изучения темы:

1) дать представление о документопотоках и технологии обработки входящих, исходящих внутренних документов;

2) рассмотреть основные цели, современные формы регистрации;

3) сформировать представление о взаимосвязи регистрации документов с организацией справочно-информационной работы;

4) определить задачи, стадии контроля за исполнением документов;

5) сформировать представление о видах и сроках контроля;

6) развить навыки по подготовке номенклатуры дела, ее оформлению;

7) изучить правила формирования дел;

8) рассмотреть порядок проведения экспертизы ценности документов в учреждении.

 

Текст лекции

1. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, средство коммуникации. В документооборот включается совокупность документов:

· создаваемых в организации (внутренних);

· поступивших в организацию (входящих);

· направляемых в другие организации и в органы государственной власти (исходящие).

Документооборот не сводится только к движению документов. На всех стадиях принятия управленческих решений происходит отбор и оценка необходимой информации.

Рациональная организация документооборота позволяет:

1) управлять движением документов в аппарате управления;

2) обеспечивать своевременно информацией руководителей и работников;

3) организовывать оперативное прохождение документа с наименьшими затратами времени;

4) исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

5) единообразно организовать порядок прохождения и процесс обработки документов;

6) контролировать исполнение документов в организации, учреждении.

В настоящее время наблюдается постоянный рост объемов документации, к чему приводят многообразные причины:

- научно-технический процесс, расширение производства;

- создание новых организаций или реорганизация прежних;

- усложнение процессов управления и их документирования;

- увеличение количества проверок контролирующих органов;

- неквалифицированное управление документационными потоками, некомпетентность управленческого персонала;

- несоблюдение правил организации документооборота, предусмотренных нормативно-методическими актами;

- дублирование информации в документах, резкое увеличение объема документооборота;

- нарушение сроков исполнения документов, договорных обязательств;

- отсутствие специализированного структурного подразделения в организации, ответственного за постановку делопроизводства;

- замена централизованной обработки документов на их учет в структурных подразделениях;

- отсутствие автоматизированных технологий обработки документной информации.

В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая регистрации. В структурных подразделениях учитывается, как правило, специализированная документация (бухгалтерская), а в службе ДОУ – организационно-распорядительная.