Глава 3. Организация работы с письменными

Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Работа с обращениями граждан основывается на положениях Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственныеорганы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть их, принять решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

В соответствии с федеральным законом существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба:

1) предложение – рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

2) заявление – просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправле­ния и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

3) жалоба – просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

В ст. 7 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ излагаются требования к письменному обращению. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает:

· наименование государственного органа или органа местного самоуправления (реквизит «адресат»), в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица;

· свои фамилию, имя, отчество (последние – при наличии);

· почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения;

· суть предложения, заявления или жалобы;

· личную подпись;

· дату;

· в случае необходимости в подтверждение своих доводов к письменному обращению прилагаются документы и материалы либо их копии.

Прием и первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве. Регистрация обращений имеет много особенностей:

1) письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу;

2) регистрируют все без исключения обращения граждан;

3) регистрационный индекс включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения, например: А-131.

Регистрационный индекс может быть дополнен другими обозначениями, если они необходимы для обеспечения систематизации, поиска, анализа и сохранности обращений граждан. Иногда гражданин направляет обращение по одной проблеме в различные учреждения. Все они будут, в соответствии с законодательством, переданы в тот орган или организацию, которая компетентна в решении вопроса, поставленного в обращении. В этом случае все поступившие обращения будут учитываться под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь, например: Б-138/1, Б-138/2, Б-138/3

В случае направления гражданином повторного обращения, ему присваивается очередной регистрационный номер, в правом верхнем углу первого листа текущего обращения и в регистрационной форме ставится отметка «Повторно». Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен данным ему ответом. К повторному обращению приобщается предшествующее и вся переписка по нему.

Регистрационной формой для обращений граждан является регистрационно-контрольная карточка, которая как правило заполняется в автоматизированном виде.

Рассмотрение обращений руководством осуществляется так же, как и другой корреспонденции, поступающей в государственные учреждения: руководитель знакомится с содержанием, пишет резолюцию. Резолюция может быть оформлена:

· на документе;

· на отдельном листе;

· на бланке должностного лица.

Резолюция может содержать решение о пересылке полученного обращения в другую организацию, если обращение не относится к компетенции данной организации.

В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или со­ответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течениесеми дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы власти. В случае необходимости запрашиваются в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

Подготовка проекта ответа на обращения осуществляется специалистами в структурных подразделениях. Документ составляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, при этом всесторонне изучаются все обстоятельства дела.

Контроль за исполнением обращений осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечающее за работу с обращениями граждан. В течение 30 дней со дня регистрации рассматривается обращение, документ стоит на контроле. В электронной регистрационно-контрольной карточке и на самом обращении проставляется отметка о контроле. Штамп или слово «Контроль» или буква «К» на обращении располагается в правом верхнем углу. Отметка означает, что обращение поставлено на особый контроль и помимо ответа гражданину требуется направить письмо в организацию, откуда пришло обращение. Все движения контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю отмечаются в карточке (в автоматизированной системе). Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Регулярно ведется информационно-справочная работа по обращениям граждан, что регламентируется в инструкции по делопроизводству или в специальной инструкции по обращениям граждан, разрабатываемых в органе власти.

Текущее (оперативное) хранение обращений осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, которое отвечает за данную работу. Формирование и хранение дел у исполнителя не допускается. Все материалы передаются ответственным за работу с обращениями граждан для централизованного оформления дела. Формирует все документы, созданные в результате подготовки ответа гражданину, в дела, отдельно от общей переписки сотрудник, ответственный за этот участок работы. В состав дела включаются оригинал обращения, копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина. Документы подшиваются в хронологической последовательности. В дело может подшиваться несколько обращений. Внутри дела их располагают по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. В зависимости от количества поступающих обращений дела заводятся по одной или нескольким буквам фамилий заявителей. В отдельные дела формируются коллективные обращения граждан, обращения по личным вопросам.

Анализ обращений граждан необходимо вести систематически. Периодичность составления справок и сводок определяется руководством. Может быть составлена сводка о нарушениях срока исполнения обращений, сводка о нарушениях срока исполнения обращений, сводка о неисполненных обращениях. Форма сводки не унифицирована, основное ее назначение – отражение исполнительской дисциплины.

Текст сводки о нарушениях срока исполнения и неисполненных обращений граждан может быть следующим:

Справка может более подробно отражать состояние исполнения обращений.

Общий бланк Гриф

структурного подразделения утверждения

С П Р А В К А

________№ __________

О рассмотрении обращений в ...

по состоянию на ... 2008 г.

(за ... 2008 г.)

Должность руководителя

структурного подразделения Личная подпись Инициалы, фамилия

Форма справки тоже не унифицирована. Аналитическая справка может составляться в автоматизированной системе. Поступающие обращения обобщаются по:

· временным интервалам;

· в тематическом аспекте;

· по регионам.

Текст аналитической справки и сводки составляется в виде таблицы.

В Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, установлены сроки хранения обращений граждан в зависимости от значимости:

· предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях – постоянно;

· предложения, заявления, жалобы личного характера – 5 лет по решению ЭПК;

· второстепенного, оперативного характера – 5 лет.

Часть обращений хранится в организации, наиболее ценные передаются в государственные или муниципальные архивы. Отбор осуществляется в процессе экспертизы ценности документов. ЭК государственного органа принимает решение, увеличивающее срок хранения обращения. Передача дел в архив, их уничтожение осуществляется в соответствии с процедурой, предусмотренной Основными правилами архивов организаций.

Рассмотрение обращений в федеральных органах исполнительной власти регламентирует Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452. Работа ведется с:

· письменными обращениями;

· устными обращениями;

· электронными обращениями.

В федеральном органе исполнительной власти рассматриваются:

· индивидуальные и коллективные предложения;

· заявления, жалобы граждан и организаций;

· ходатайства в их поддержку по вопросам сфер деятельности федеральных органов исполнительной власти, порядка исполнения государственных функций и оказания государственных услуг.

При необходимости орган государственной власти, член Совета Федерации или депутат Государственной Думы, направившие обращение гражданина, а также ходатайствующая организация информируются о результатах рассмотрения обращения.

Порядок предоставления гражданам информации по их запросам, в том числе информации справочного характера, устанавливается регламентами федеральных органов исполнительной власти.

Поступившие в федеральный орган исполнительной власти письменные обращения граждан в зависимости от содержания докладываются руководителю (заместителю руководителя) федерального органа исполнительной власти либо направляются руководителям соответствующих структурных подразделений.

Обращения граждан, поступившие в федеральное министерство, могут направляться для рассмотрения и ответа заявителю в находящиеся в ведении федерального министерства федеральные службы и федеральные агентства, их территориальные органы, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Обращения граждан, содержащие обжалование решений, действий (бездействия) конкретных должностных лиц федерального органа исполнительной власти, не могут направляться этим должностным лицам для рассмотрения и (или) ответа.

Такие обращения направляются соответствующим структурным подразделениям (в том числе в юридическую службу) для рассмотрения и подготовки ответа. Ответ заявителю дается заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти (в соответствии с распределением обязанностей) с информированием заявителя о принятом решении и при необходимости – о порядке обжалования актов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Анонимные обращения (без подписи автора, указания фамилии и почтового адреса для ответа), обращения, не поддающиеся прочтению, содержащие нецензурные выражения, а также дубликатные обращения в федеральном органе исполнительной власти, как правило, не рассматриваются. В случае поступления дубликатных обращений могут направляться уведомления о ранее данных ответах или копии этих ответов.

Сообщения, в том числе анонимные, о совершенных или готовящихся преступлениях пересылаются федеральным органом исполнительной власти в соответствующие правоохранительные органы.

Разъяснение законодательства Российской Федерации, практики его применения, а также толкование норм, терминов и понятий осуществляются федеральными органами исполнительной власти по обращениям граждан в случаях, если на них возложена соответствующая обязанность или если это необходимо для обоснования решения, принятого по обращению гражданина.

Кроме того, в федеральном органе исполнительной власти, если законодательством Российской Федерации не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения по проведению экспертиз договоров, а также учредительных и иных документов организаций. В указанных случаях руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти информируют об этом заявителей.

В случае если поставленные в обращениях граждан вопросы не входят в компетенцию федерального органа исполнительной власти, руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти направляют такие обращения в 5-дневный срок по принадлежности и информируют об этом заявителей.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы. При повторном обращении дополнительное рассмотрение разрешенных обращений граждан проводится руководителями структурных подразделений в случае выявления новых обстоятельств или изменения нормативного правового регулирования в сфере, касающейся решения вопроса, вызывающего указанные обращения.

Руководители федеральных органов исполнительной власти обеспечивают учет и анализ вопросов, содержащихся в обращениях граждан и организаций, в том числе анализ следующих данных:

· количество и характер рассмотренных обращений граждан;

· количество и характер рассмотренных обращений организаций;

· количество и характер решений, принятых по обращениям граждан и организаций федеральным органом исполнительной власти в пределах его полномочий;

· количество и характер судебных споров с гражданами, а также сведения о принятых по ним судебных решениях;

· количество и характер судебных споров с организациями, а также сведения о принятых по ним судебных решениях.

Руководители структурных подразделений федерального органа исполнительной власти организуют учет и анализ этих вопросов и подготавливают предложения, направленные на устранение недостатков, в том числе в области нормативного регулирования.

Структурное подразделение, определенное руководителем федерального органа исполнительной власти, обобщает результаты анализа обращений граждан по итогам года и предоставляет проект соответствующего доклада руководителю федерального органа исполнительной власти для последующего направления в Правительство.

По итогам года руководители (заместители руководителей) федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства, направляют доклад с обобщенными результатами анализа обращений граждан также в соответствующее федеральное министерство.

Поступившие на имя руководителя федерального органа исполнительной власти обращения органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, содержащие жалобы на нарушение законодательства Российской Федерации, положения о федеральном органе исполнительной власти и регламента федерального органа исполнительной власти, докладываются:

· руководителю федерального органа исполнительной власти, его заместителям;

· руководителям структурных подразделений;

· руководителям (заместителям руководителей) федеральных служб и федеральных агентств, находящихся в ведении федерального министерства.

Представляются заключения структурных подразделений, определенных руководителем (в том числе, при необходимости, юридической службы) в 10-дневный срок.

Для приема обращений граждан в форме электронных сообщений (интернет-обращений), как правило, применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа. В случае если в интернет-обращении заявителем указан адрес электронной почты, по этому адресу направляется уведомление о приеме обращения или об отказе в рассмотрении (с обоснованием причин отказа), после чего обращение распечатывается и дальнейшая работа с ним ведется как с письменным обращением.