Глава 2. Системы документации. Требования к оформлению

Различных служебных документов

 

План

1. Классификация систем документации.

2. Требования к оформлению организационно-правовых документов.

3. Система распорядительной документации.

4. Состав и оформление информационно-справочных документов.

5. Документирование деятельности коллегиальных органов.

6. Системы плановой и отчетной документации.

7. Система кадровой документации.

8. Основные комплексы финансовой документации.

 

Задачи изучения темы:

1) дать представление о системах документации: классификация, состав;

2) рассмотреть порядок составления и оформления организационно-правовых, распорядительных, информационно-справочных документов;

3) изучить систему плановой, систему отчетной документации;

4) сформировать представления о составе кадровой, бухгалтерской документации;

5) развить навыки оформления служебных документов.

Текст лекции

1. Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т. п.). Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и др., т. е. присущие всем органам управления. Системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министерств, ведомств), принято считать отраслевыми. Можно выделять различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Определение, назначение, состав унифицированной системы документации устанавливаются ГОСТами. Документы различных систем могут иметь унифицированную форму.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от формы собственности. Министерство здравоохранения Российской Федерации разрабатывает медицинские документы, Государственный комитет Российской Федерации по статистике – формы первичной учетной и отчетной документации, Росархив – систему организационно-распорядительной документации и т. д. Унифицированные системы документации устанавливает ОКУД.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению. Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

· организационно-правовые документы;

· распорядительная документация;

· информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;

· плановая документация;

· отчетно-статистическая;

· кадровая документация;

· финансовая документация.

Перечень можно было бы дополнить другими группами документов: договорная, протокольная документация, документация коллегиальных органов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций), по материально-техническому обеспечению.

Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место. ОРД классифицируется по трем группам:

· организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

· распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

· информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

ОРД входит в состав других, так называемых специальных систем (кадровая, бухгалтерская документация и др.). К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенным едиными принципами.

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Необходимо охарактеризовать отдельные группы документов, включенных в предложенную классификацию, а также рассмотреть правила оформления различных видов документов.

2. Организационные документы–уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Содержание устава в соответствии с законодательством Российской Федерации должно включать:

- наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

- местонахождение (почтовый адрес);

- предмет и цель деятельности;

- порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т. д.);

- порядок распределения прибыли;

- порядок образования учреждения (организации, предприятия);

- порядок управления и прекращения деятельности;

- органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

- для банков – перечень проводимых банком операций и его функции;

- для акционерных обществ – сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставной капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность, распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов: наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства, вышестоящей организации); наименование вида документа – УСТАВ, дата, регистрационный номер, место издания (город), гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано), текст, отметка о наличии приложения, подпись, оттиск печати организации и регистрирующего органа.

Положение может быть типовым или индивидуальным. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, наименование вида документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования, оттиск печати в грифе утверждения.

Текст положения включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Цели и задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения с другими подразделениями.

7. Дополнения и изменения.

Положения подписываются должностными лицами – руководителями структурных подразделений-разработчиков (например, начальник структурного подразделения или заместитель руководителя), визируются юридической службой (юристами), утверждаются руководителем организации. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, гриф согласования или виза согласования, оттиск печати, возможна отметка о наличии приложения. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими или римскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало (если документ оформлен на бланке структурного подразделения) или заместителем руководителя организации (в случае оформления документа на общем бланке организации), а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным актом. Виды инструкций: должностные, по безопасности труда, по делопроизводству и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения по должности.

7. Дополнения и изменения.

Названия разделов печатаются прописными буквами, точка в конце не ставится.

Форма штатного расписания унифицирована – Т-3 (Альбом унифицированных форм первичной учетной документации в ред. от 05.01.2004) с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, гриф утверждения, текст, визы согласования, подпись, оттиск печати, регистрационный номер, заголовок к тексту. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывают главный бухгалтер, начальник отдела кадров, а визируют юрист, руководители структурных подразделений, утверждает руководитель организации распорядительным документом, заверяется печатью организации.

Структура и штатная численность – документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место составления и издания документа, заголовок к тексту, текст, гриф утверждения, визы согласования, подпись, оттиск печати. Текст оформляется в виде таблицы. Документ визирует начальник отдела кадров, подписывает заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется оттиском печати.

Регламент – это совокупность правил, регулирующих порядок какой-либо деятельности. В различных отраслях права трактовка этого понятия может быть разной. Существует множество разновидностей регламентов, отличия между которыми обусловлены назначением и сферой применения. Документы данного вида используются:

- в системе государственной гражданской службы;

- в области социального управления;

- в производственной сфере:

- в деятельности организаций.

Основные виды регламентов:

1) технический регламент;

2) регламент деятельности органа государственной власти и местного самоуправления;

3) административный регламент исполнения государственных функций;

4) административный регламент предоставления государственных услуг (электронный административный регламент);

5) должностной регламент;

6) регламент деятельности коллегиального или совещательного органа.

Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании, внесение материалов на рассмотрение, порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании, ведение протокола заседания, оформление решений коллегиального или совещательного органа, порядок доведения решений до исполнителей, материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты: наименование учреждения (организации), наименование вида документа, заголовок к тексту (указывается наименование коллегиального или совещательного органа), дата, место составления, регистрационный номер, виза согласования, гриф утверждения, текст, подпись. Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Должностной регламент является основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего. В нем содержатся требования, которые предъявляются к государственному служащему, замещающему соответствующую государственную должность.

Основные требования к должностному регламенту устанавливает Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Должностной регламент утверждается представителем нанимателя и является составной частью административного регламента государственного органа. Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планирования профессиональной служебной деятельности служащего.

Структура должностного регламента включает разделы:

1) общие положения;

2) квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;

3) должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа;

4) перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе самостоятельно принимать управленческие и иные решения;

5) перечень вопросов, по которым государственный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;

6) сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;

7) порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей;

8) перечень государственных услуг, оказываемых услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;

9) показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

10) дополнения и изменения.

К настоящему времени многие органы государственной власти и органы местного самоуправления издали нормативные акты, в которых устанавливаются формы типовых и примерных должностных регламентов, содержатся рекомендации и примеры оформления должностных регламентов.

Федеральные ведомства своими нормативными актами вводят формы типовых и примерных должностных регламентов государственных служащих.

Некоторые органы власти принимают единую форму должностного регламента, другие выпускают несколько их форм, рассчитанных на различные категории и группы служащих

3.Система распорядительной документации включает такие виды документов, какпостановления, решения, приказы, распоряжения и др.

Назначение документов данной системы:

- регулирование и координация деятельности;

- обеспечение реализации задач, стоящих перед органом управления;

- получение максимального эффекта от деятельности.

Распорядительные документы издаются руководством, содержат управленческие решения, относятся к категории правовых актов. С учетом сферы действия делятся на группы:

1) правовые акты федерального уровня (указы Президента, постановления Правительства);

2) ведомственные правовые акты;

3) правовые акты, издаваемые на уровне субъекта Российской Федерации, муниципального образования;

4) правовые акты организаций, учреждений.

Подготовка нормативных правовых актов, издаваемых федеральными органами исполнительной власти, осуществляется в соответствии с «Правилами подготовки нормативно-правовых актов и их государственной регистрации» от 13 августа 1997 (с изм. от 30.09.2002).

Распорядительные документы издаются:

- во исполнение законодательных и нормативно-правовых актов вышестоящих органов;

- для реализации принятых ранее решений руководством организации;

- с целью распорядительной деятельности, обусловленной функциями организации.

Можно выделить две основные группы распорядительных актов:

1) документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

2) документы, издаваемые единолично руководителем (указы, указания, распоряжения, приказы).

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Порядок подготовки распорядительного документа зависит от порядка принятия решения. Процедура подготовки распорядительного акта, издаваемого в условиях коллегиальности, включает операции:

1) подготовка материалов к заседанию;

2) внесение материалов на рассмотрение;

3) обсуждение проекта распорядительного акта в ходе заседания;

4) принятие решения по рассматриваемому вопросу;

5) составление и оформление протокола заседания;

6) издание распорядительного акта;

7) доведение до исполнителей, при необходимости –опубликование, рассылка копий.

8) контроль за исполнением.

Процедура издания распорядительного акта в условиях единоличного принятия решения следующая:

1) инициирование подготовки документа (по плану, по поручению руководителя, по инициативе руководителя структурного подразделения или специалиста);

2) выработка проекта решения;

3) согласование проекта;

4) редактирование документа с учетом замечаний;

5) принятие решения, удостоверение распорядительного акта;

6) доведение до исполнителей;

7) контроль за исполнением.

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа – определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего изучают законодательные акты и правительственные постановления, ранее издававшиеся по данному вопросу распорядительные документы. Затем приступают к составлению его проекта. Далее документ согласовывается и подписывается. Постановления и решения еще проходят стадию обсуждения.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата и номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые данные. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении, «решает» (решил») – в решении, «предлагаю» – в распоряжении, «приказываю» – в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами или в разбивку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от левого поля с двоеточием или печатаются на последней строке констатирующей части.

С новой строки абзаца печатается текст постановляющей (распорядительной) части.

Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте определяется исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), действие, которое поручается выполнить, и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно информировать и обобщенно, например: ректорам вузов, директорам школ. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме – «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т. д.

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Если распорядительные документы имеют приложения, указание на них дается в соответствующих пунктах текста, оформляется реквизит «отметка о наличии приложений».

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению на бланке конкретного вида документа. Подготовленные проекты документов предоставляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя (председательствующего) и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания, если в тексте не указана иная дата.

Распоряжения делятся на 2 группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Российской Федерации. Подготовка и оформление распоряжения аналогичны остальным видам распорядительных документов.

Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).

В организациях издаются приказы:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу.

Приказ по основной деятельности издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке конкретного вида документа, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место составления или издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, текст, визы согласования, отметка об исполнении документа, отметка об ознакомлении, подпись, возможна отметка о наличии приложения.

Выписка из приказа – это копия официального документа, воспроизводящая его определенную часть и заверенная в установленном порядке. В выписке содержатся все реквизиты приказа. Констатирующая часть текста воссоздается полностью. Из распорядительной части текста берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Уполномоченным должностным лицом проставляется отметка о заверении копии. Указывается слово «Верно», наименование должности лица, заверяющего выписку из приказа, личная подпись должностного лица, расшифровка подписи, дата заверения выписки.

4. Особенности информационно-справочных документов заключаются в видовом многообразии. Они играют служебную роль по отношению к организационно-правовой и распорядительной документации, не содержат поручений.

Справки бывают двух разновидностей:

1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям;

2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

Справки гражданам с подтверждением места учебы, работы, проживания оформляются на бланке письма, текст начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором даются сведения, место предоставления справки указывается в реквизите «адресат» (организация, без обозначения инициалов и фамилии должностного лица). Пример справки с места учебы дан а Приложении №3.

Справки информационного характера можно подразделить на две группы:

1) составляемые внутри учреждения;

2) направляемые за пределы учреждения.

Внутренние справки оформляют на листах формата А4 и содержат основные реквизиты общего бланка с указанием наименования структурного подразделения. Справка, направляемая в другие организации, оформляется на бланке письма и имеет заголовок. Текст справки может делиться на разделы, содержать таблицы, иметь приложения.

Состав реквизитов внутренней справки информационного характера: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дата документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, адресат, отметка об исполнителе.

Состав реквизитов исходящей (внешней справки): наименование организации, справочные данные об организации, ссылка на регистрационный номер и дату документа, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (возможна для информационных справок), подпись, оттиск печати (для справок с места работы, учебы и др.), адресат, отметка об исполнителе.

Докладные записки могут быть внутренними, т. е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также инициативными, составленными по указаниюруководства.

Внутренние докладные записки содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись составителя (с указанием должности), резолюция, возможно регистрационный номер.

Внешняя докладная записка оформляется на бланке письма и подписывается руководителем учреждения. Состав реквизитов идентичен исходящей справке. Служебная записка оформляется аналогично (Приложение №4).

По содержанию объяснительные записки делятся на две группы:

1) записки, являющиеся приложением к основному документу;

2) объяснительные записки, составляемые отдельными работниками.

Оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем.

Разновидности актов в зависимости от их назначения:

1) акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия);

2) акт проверки;

3) акт приема-передачи (материальных ценностей и т. п.);

4) акт инвентаризации;

5) акт проведения испытаний;

6) акт приема законченных объектов;

7) акт уничтожения (например, дел) и многие другие.

Акт, как правило, составляется комиссией (временной или постоянной) и оформляется на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Текст акта состоит из двух частей. Вводная часть для всех актов одинакова. В ней указываются основание для составления акта, перечисляются лица, его составившие, и при необходимости лица, присутствовавшие при его составлении. Со слова «Основание» начинается текст акта, которое печатается от левого поля. Далее указывается состав комиссии: фамилия и инициалы председателя, потом фамилии и инициалы членов комиссии в алфавитном порядке с перечислением должностей и названий учреждений (если члены комиссии из других организаций). После слова «Присутствовали», напечатанного с новой строки сразу от левого поля, перечисляются также в алфавитном порядке должности, инициалы присутствующих и их фамилии.

В констатирующей части, которая начинается с абзаца, анализируются результаты проведенной работы, выводы, заключения, предложения.

Акт подписывает председатель и все члены комиссии, должности перед подписями не указываются. Над текстом акт имеет заголовок, который согласовывается с наименованием вида документа. Некоторые разновидности актов утверждаются руководителем, например, акт о выделении к уничтожению документов. Сведения о количестве экземпляров акта и их адресаты, по которым они отправлены, помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту, если они имеются. С актами ревизий знакомят всех заинтересованных лиц, проставляется отметка: ознакомлены (подпись, дата). Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления или издания документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения. Существуют унифицированные формы актов.

Официальные доверенности – это доверенности, выданные представителям предприятия на получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение сделок или других действий от имени предприятия. В тексте указывается должность, фамилия, имя, отчество и паспортные данные доверенного лица, наименование организации, в которой производится деятельность по доверенности, вид действий, образец подписи лица, получившего доверенность, срок действия доверенности. Доверенность подписывается руководителем или главным бухгалтером, если она связана с денежными или материальными ценностями, проставляется оттиск печати организации.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы, стипендии, пенсии, пособий и т. д. Для оформления этого вида доверенности используются реквизиты: наименование вида документа, дата, место составления или издания документа, текст, подписи (лица, получившего доверенность, доверителя и должностного лица, заверившего доверенность), оттиск печати того предприятия или учреждения, в котором доверитель учится, работает. Если в доверенности срок действия не указан, то доверенность сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность не будет считаться действующей, если в ней не указана дата выдачи.

Служебные письма организации составляются по разным вопросам деятельности. Текст служебного письма должен быть простым, т. е. освещать, по возможности, один вопрос, чтобы документы легче было систематизировать и осуществлять контроль за их исполнением.

Письма могут состоять из одной основной части, без пояснений, например: «Просим выделить 175 тысяч рублей для закупки оборудования», или иметь еще и вводную часть, где излагаются мотивы создания документа, ссылки на решения вышестоящих органов.

Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма организации, имеют реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, ИНН, ОГРН, код организации, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений, подпись. Подписываются служебные письма должностным лицом в рамках его компетенции (руководителем организации, заместителем руководителя). Обязательно наносится отметка об исполнителе. Наименование вида документа не указывается (кроме гарантийного письма, пример которого дан в Приложении №5). По типу письма оформляются характеристики (Приложение №6), отзывы, заключения с проставлением оттиска печати, наименованием вида документа.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные. Инициативные письма требуют ответа. Например, такие письма могут выражать просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов. Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован. Если письмо является ответом, составитель указывает реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа», на который он отвечает. Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письмо-приглашение, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо-напоминание, гарантийное и др. На гарантийном письме должно быть две подписи – руководителя, главного бухгалтера, проставляется оттиск печати.

Исходящие письма (отправляемые) визируются (например, письма по финансовым вопросам – главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в организации. На входящих (получаемых) письмах фиксируется отметка о поступлении и резолюция руководителя.

Телеграмма (телетайпограмма, телекс) – вид документа, созданный способом передачи информации по каналам телеграфной связи. В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Текст и адресат печатаются прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Текст печатается, начиная с абзаца, через два межстрочных интервала, далее красные строки и абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается информация предельно сжато. Оформляется телеграмма на специальных бланках либо на обычных листах с указанием категории телеграммы перед адресом (служебные телеграммы).

Пишется телеграмма без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, они указываются сокращенно строчными буквами: точка – тчк; запятая – зпт; двоеточие – двтч; кавычки – квч; скобки – скб.

Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами в дате разделительные знаки не ставятся. Например, 05 11 2005. Заканчивается телеграмма ее индексом. После текста указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Под чертой располагаются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, должность, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписания, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отправляется, а второй подшивается в дело.

Телефонограмма. Телефонограммой передаются несложные тексты в 20–30 слов, чаще всего приглашения, напоминания и т. п., указания от имени должностного лица.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: наименование вида документа (телефонограмма), регистрационный номер, дата, адресат, текст, подпись (наименование должности с указанием учреждения и фамилии лица, подписавшего документ), время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов (Приложение №7).

Факсограмма воспроизводит все особенности документа-подлинника, поэтому удобна. По факсу можно отправить как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию. Обычно по факсу передают оперативную информацию, так как документ, полученный таким способом, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия. Оформление факса и письма осуществляется аналогично. По факсу можно передать документ любого вида.

5. Документирование деятельности коллегиальных органов сопровождается созданием различных документов.

При коллегиальном принципе управления руководство осуществляется группой лиц, обладающих равными правами при решении вопросов.