Глава 2. Роль документационного обеспечения в управлении
План 1. Роль ДОУ в современных организациях. Делопроизводственные службы и их место в системе управления. 2. Организационно-правовые документы службы ДОУ. Функции службы ДОУ. 3. Организационные формы службы ДОУ.
Задачи изучения темы: 1) дать представление об организационных формах делопроизводства; 2) рассмотреть типовые задачи и численный состав службы ДОУ; 3) выяснить делопроизводственные и организационные функции службы ДОУ; 4) определить назначение, содержание Положения о службе ДОУ.
Текст лекции: 1. Эффективность документационного обеспечения управления зависит от работы делопроизводственной службы. Обобщенно можно назвать такое подразделение службой ДОУ. Служба ДОУ – самостоятельное структурное подразделение организации, осуществляющее функции документационного обеспечения управленческой деятельности и подчиненное непосредственно руководителю организации. Делопроизводство ведется в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера, содержания деятельности, компетенции, поэтому наличие такой службы желательно. Сегодня служба ДОУ может иметь разные названия: · управление делами; · управление информационно-документационного обеспечения; · управление делопроизводства; · управление документационного обеспечения; · общий отдел; · канцелярия; · секретариат. В организациях небольшого масштаба возможно совмещение нескольких служб в одном структурном подразделении, в маленькой фирме всю работу с документами выполняет секретарь. В федеральных органах исполнительной власти (министерства, федеральные службы, федеральные агентства) в структуру делопроизводственной службы (управление делами), как правило, входит: 1) приемная министра; 2) секретариат министра; 3) секретариаты заместителей министра; 4) секретариат коллегии; 5) канцелярия. Канцелярия состоит из структурных подразделений: 1) экспедиция; 2) бюро учетно-справочной работы; 3) сектор, отвечающий за работу с письменными обращениями; 4) бюро правительственной переписки; 5) группа печати и тиражирования документов; 6) отдел контроля; 7) отдел автоматизации (компьютерный центр); 8) архив и др. В секретариате готовятся документы к докладу, ведется работа с документами, поступающими на имя руководства. Инспекция при министре контролирует исполнение правительственных документов, распорядительных документов федеральных органов власти. Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии. В исполнительных органах власти и местного самоуправления создаются общие отделы. Структура такой службы может быть следующей: 1) канцелярия; 2) протокольный отдел; 3) приемная; 4) отдел обработки корреспонденции; 5) отдел по работе с обращениями граждан. Важно в функции какого-то подразделения включить обязанности по совершенствованию документационных процессов и внедрению технических средств. 2. К организационно-правовым документам службы ДОУ относятся: · положение о службе делопроизводства; · инструкция по делопроизводству; · Табель унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству); · Альбом унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству); · должностные инструкции на каждого сотрудника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием; · номенклатура дел и другие нормативные акты. Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы подразделения. Типовое положение о службе ДОУ содержится в приложении к ГСДОУ. Положение о службе ДОУ имеет структуру текста: 1) общие положения; 2) цели и задачи; 3) функции; 4) обязанности; 5) права; 6) руководство; 7) взаимоотношения (служебные связи); 8) организация работы; 9) дополнения и изменения. Функции службы ДОУ можно разделить на три группы: 1) документирование управленческой деятельности; 2) работа с документами; 3) организационные виды работ. Положение о службе ДОУ закрепляет функции данного подразделения: · перечисляются основные направления деятельности; · указывается периодичность выполнения работ. В состав типовых входят: 1) технологические функции; 2) организационные функции; 3) контрольные функции; 4) методические функции; К технологическим функциям следует отнести: 1) осуществление экспедиционной обработки; 2) регистрация входящих, исходящих, внутренних документов; 3) ведение информационно-справочной работы по документам организации; 4) набор текста; 5) копирование, тиражирование, рассылка документов; 6) подготовка документов к отправке. Организационные функции: 1) подготовка документов к докладу; 2) организация работы архива; 3) повышение квалификации работников делопроизводственной службы; 4) разработка (совместно с другими соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и др. Контрольные функции: 1) контроль за качеством оформления документов; 2) контроль за сроками исполнения документов; 3) контроль за делопроизводством в структурных подразделениях; 4) обобщение информации о ходе и результатах исполнения документов; 5) систематическое информирование руководителя организации о работе подразделения; 6) контроль за хранением документов и оперативным использованием документной информации. Методические функции: 1) разработка номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов; 2) проектирование Табеля и Альбома унифицированных форм документов; 3) участие в проведении экспертизы ценности документов и др. Должностной и численный состав службы ДОУ включает три категории работников: 1) руководители; 2) специалисты; 3) технические исполнители. Наименования должностей и квалификационные требования к работникам установлены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих. К категории руководителей относятся должности: 1) управляющий делами; 2) заведующий канцелярией; 3) заведующий общим отделом; 4) заведующий протокольным отделом; 5) начальник секретариата; 6) заведующий экспедицией и др. В категорию специалистов отнесены должности: 1) документовед; 2) помощник руководителя; 3) инспектор по контролю за исполнением поручений; 4) инспектор; 5) секретарь коллегии и др. Технические исполнители составляют следующую категорию служащих: 1) экспедитор; 2) делопроизводитель; 3) стенографистка; 4) технический секретарь; 5) курьер; 6) секретарь-стенографистка; 7) секретарь руководителя и др. 3. Создание службы ДОУ сопровождается выбором ее организационной формы. Существуют три организационные формы: 1) Централизованная. В этом случае операции по работе с документами осуществляются одним специализированным структурным подразделением или секретарем фирмы. Централизованная форма организации службы ДОУ удобна для небольших организаций. 2) Децентрализованная. Данная форма предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центрального подразделения делопроизводства выполняет всю работу с документами. Данная организационная форма используется в учреждениях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения. 3) Смешанная. Такая организационная форма делопроизводственной службы является наиболее распространенной. Часть операций выполняется центральной службой, а какие-то виды работы с документами ведутся в структурных подразделениях. Выбранная организационная форма службы ДОУ закрепляется в положении о данном структурном подразделении, инструкции по делопроизводству организации. Выводы по теме: 1) Основные требования к службам документационного обеспечения содержит ГСДОУ. 2) В последнее десятилетие в терминологии ДОУ практикуется определение «документационный менеджмент». Документационный менеджмент – это система управления документацией организации и персоналом, несущим ответственность за работу с документами, комплекс организационных мероприятий, направленных на эффективное управление документационно-информационными процессами. Традиционно служба ДОУ в организации обеспечивает решение задач информационного менеджмента. Управление документацией представляет основное направление деятельности в рамках информационного менеджмента. 3) На организационном уровне при создании службы ДОУ важно решить следующие вопросы: · выбор оптимальной организационной формы делопроизводства; · разработка организационной структуры службы ДОУ и определение ее конкретного наименования; · разграничение функций между структурными подразделениями и должностными лицами службы делопроизводства; · нормирование труда работников службы ДОУ, определение ее численного и должностного состава; · выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в инструкции, стандартах по делопроизводству; · рациональная организация рабочих мест, их автоматизация; · повышение общей культуры работы с документами. 4) Важной составляющей работы службы ДОУ является создание информационно-справочных массивов, баз данных, содержащих полную информацию о документах. Одна из основных функций данного подразделения заключается в обеспечении быстрого поиска сведений о том, где находятся нужные документы, как организован ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти ту или иную необходимую для управления информацию. Для функционирования информационно-поисковой системы (ИПС) службе ДОУ необходимо обеспечить: · регистрацию и индексацию документов в организации; · формирование и постоянную актуализацию информационно-поисковых массивов (ИПМ) – баз данных; · получение на основе данных в составе ИПС достоверных сведений о документах организации, в том числе состоящих на оперативном хранении. Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в оперативной деятельности по документационному обеспечению управления организацией, учреждением, органом государственной власти или местного самоуправления. Служба ДОУ решает задачу оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документационной информации. Данное подразделение осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами организации.
Популярное: Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... Личность ребенка как объект и субъект в образовательной технологии: В настоящее время в России идет становление новой системы образования, ориентированного на вхождение... Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (5603)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |