ТЕМА 3.4. ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом

представляет собой набор определенного программного обеспечения и технологий, позволяющих

автоматизировать и совершенствовать бизнес-процессы в таких областях, как управление кадрами,

расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.

Данное программное обеспечение позволяет координировать не только действия различных

департаментов, но и работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством:

личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение дает

работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для

наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т.д.

Информационная система (ИС) и информационная технология (ИТ).ИТ тесно связана с

ИС, которые являются для нее основной средой. ИТ и ИС – это не одно и то же.

ИТ является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения

операций, действий, этапов разной степени сложности над данными, хранящимися в компьютерах.

Основная цель ИТ – в результате направленных действий по переработке первичной

информации получить необходимую для пользователя информацию.

ИС является средой, составляющими элементами которой являются компьютеры,

компьютерные сети, программные продукты, базы данных, люди, различного рода технические и

программные средства связи и т.д.

Основная цель ИС – организация хранения и передачи информации. ИС представляет собой

человеко-компьютерную систему обработки информации.

Реализация ИС невозможна без знания ориентированной на нее ИТ.

ИТ может существовать и вне ИС.

Таким образом ИТ является более емким понятием, отражающим современное представление

о процессах преобразования информации в информационном обществе.

ИТ – совокупность четко определенных целенаправленных действий персонала по

переработке информации на компьютере.

ИС – человеко-компьютерная система для поддержки принятия решений и производства

информационных продуктов, использующая компьютерную информационную технологию.

Классификация информационных систем.До 60-х гг. XX в. функция информационных

систем была проста: диалоговая обработка запросов, хранение записей, бухгалтерский учет и другая

электронная обработка данных (electronic data processing – EDP).

Позже, в связи с появлением концепции управленческих информационных систем

(management information systems – MIS), была добавлена функция, направленная на обеспечение

менеджеров необходимыми для принятия управленческих решений отчетами, составленными на

основе собранных о процессе данных (information reporting systems – IRS).

В 70-х годах стало очевидно, что жестко заданные формы результатов систем подготовки

отчетов не отвечают требованиям менеджеров. Тогда появилась концепция систем поддержки

принятия решений (decision support systems – DDS). Эти системы должны были обеспечить

менеджеров специализированной и интерактивной поддержкой процессов принятия уникальных

решений проблем в реальном, быстроизменяющемся мире.

В 80-х годах развитие мощности (быстродействия) микро-ЭВМ, пакетов прикладных

программ и телекоммуникационных сетей дало толчок к появлению феномена конечного

пользователя (end user computing). С этого момента конечные пользователи (менеджеры) получили

возможность самостоятельно использовать вычислительные ресурсы для решения задач, связанных с

их профессиональной деятельностью, не завися от посредничества специализированных

информационных служб.

С пониманием того, что большинство менеджеров высшего уровня не использует

непосредственно результаты работы систем подготовки отчетов или систем поддержки принятия

решений, появилась концепция (executive information systems – EIS). Эти системы должны

обеспечивать высшее руководство жизненно важной для него информацией, преимущественно о

внешнем мире, в момент, когда им это необходимо, и в формате, который они предпочитают.

Крупным достижением было создание и применение систем и методов искусственного

интеллекта (artifical intellegence – AI) в информационных системах.

Экспертные системы (expert systems – ES) и системы баз знаний (knowledge-based systems)

определили новую роль информационных систем. Сегодня они могут обеспечить менеджеров

качественными рекомендациями в специализированных областях.

Появилась в 1980 г. и продолжала развиваться в 90-е годы концепция стратегической роли

информационных систем, иногда называемых стратегическими информационными системами

(strategic information systems – SIS).

Согласно этой концепции, информационные системы теперь не просто инструмент,

обеспечивающий обработку информации для конечных пользователей внутри фирмы. Теперь они

становятся генератором, основанным на информации, новых изделиях и услугах, которые должны

обеспечить фирме конкурентное преимущество на рынке.

Производственные информационные системы включают в себя категорию систем обработки

транзакций (transaction processing systems – TPS). Системы обработки транзакций осуществляют

регистрацию данных о процессе.

Одной из функций производственных информационных систем является преобразование

традиционных ручных методов работы офиса и бумажного документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства (office automation systems – OAS) собирают,

обрабатывают, хранят и передают информацию в форме электронных документов. Эти

автоматизированные системы используют системы обработки текста, передачи данных и другие

информационные технологии для повышения эффективности работы офиса. Например, возможно

использование текстовых процессоров для обработки корреспонденции, электронной почты, для

обмена электронными сообщениями, настольные издательские системы используются для

изготовления информационных бюллетеней компании, а возможности телеконференций – для

проведения электронных встреч.

Информационные системы, предназначенные для обеспечения менеджеров информацией для

поддержки принятия эффективных решений, называются управленческими информационными

системами (management information systems – MIS). К ним относятся:

• системы генерации отчетов;

• системы поддержки принятия решений;

• системы поддержки принятия стратегических решений.

Системы генерации отчетов (information reporting systems – IRS) – наиболее

распространенная форма управленческих информационных систем. Они обеспечивают

управленческих конечных пользователей информацией, которая необходима для удовлетворения их

ежедневных потребностей при принятии решений. Они производят и оформляют различные виды

отчетов, информационное содержание которых определенно заранее самими менеджерами так, чтобы

в них была только необходимая для них информация. Системы генерации отчетов выбирают

необходимую информацию о процессах внутри фирмы из баз данных, подготовленных

производственными информационными системами, и информацию об окружении из внешних

источников. Результаты работы систем генерации отчетов могут предоставляться менеджеру по

требованию, периодически или в связи с каким-либо событием.

Системы поддержки принятия решений (decision support systems – DSS) – естественное

развитие систем генерации отчетов и систем обработки транзакций. Системы поддержки принятия

решений – интерактивные компьютерные информационные системы, которые используют модели

решений и специализированные базы данных для помощи менеджерам в принятии управленческих

решений. Таким образом, они отличаются от систем обработки транзакций, которые предназначены

для сбора исходных данных. Они также отличаются от систем генерации отчетов, которые

сосредотачиваются на обеспечении менеджеров специфической информацией.

Вместо этого системы поддержки принятия решений обеспечивают управленческих конечных

пользователей информацией в интерактивном режиме и только по требованию. DSS предоставляют

менеджерам возможности аналитического моделирования, гибкие инструменты поиска необходимых

данных, богатство форм разнообразного представления информации. Менеджеры имеют дело с

информацией, необходимой для принятия менее структурированных решений в интерактивном

режиме. Например, электронные таблицы или другие виды программного обеспечения поддержки

принятия решений позволяют менеджеру задать ряд вопросов вида «что если?» и получить

интерактивные ответы на них. Таким образом, информация, полученная с помощью DSS, отличается

от заранее сформулированных форм отчетов, получаемых от систем генерации отчетов. При

использовании DSS менеджеры исследуют возможные альтернативы и получают пробную

информацию, основанную на наборах альтернативных предположений. Следовательно, менеджерам

нет необходимости определять свои информационные потребности заранее. Взамен DSS в

интерактивном режиме помогают им найти информацию, в которой они нуждаются.

Системы поддержки принятия стратегических решений (executive information systems – EIS) –

управленческие информационные системы, приспособленные к стратегическим информационным

потребностям высшего руководства. Высшее руководство получает информацию, в которой оно

нуждается, из многих источников, включая письма, записи, периодические издания и доклады,

подготовленные вручную и компьютерными системами. Другие источники стратегической

информации – встречи, телефонные звонки и общественная деятельность. Таким образом, большая

часть информации исходит из некомпьютерных источников.

Цель компьютерных систем поддержки принятия стратегических решений состоит в том,

чтобы обеспечить высшее руководство непосредственным и свободным доступом к информации

относительно ключевых факторов, являющихся критическими при реализации стратегических целей

фирмы. Следовательно, EIS должны быть просты в эксплуатации и понимании. Они обеспечивают

доступ ко множеству внутренних и внешних баз данных, активно используя графическое

представление данных.

В соответствии с характером обработки информации в ИС на различных уровнях управления

экономической системой (оперативном, тактическом и стратегическом) выделяются следующие типы

информационных систем:

• система обработки данных (EDP – electronic data processing);

• информационная система управления (MIS – management information system);

• система поддержки принятия решений (DSS – decision support system).

Системы обработки данных (СОД) предназначены для учета и оперативного регулирования

хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов,

накладных, платежных поручений).

Информационные системы управления (ИСУ) ориентированы на тактический уровень

управления: среднесрочное планирование, анализ и организацию работ в течение нескольких недель

(месяцев).

Системы поддержки принятия решений (СППР) используются в основном на верхнем

уровне управления (руководство фирм, предприятий, организаций), имеющем стратегическое

долгосрочное значение в течение года или нескольких лет.

Идеальной считается ИС, включающая все три типа перечисленных информационных систем.

В зависимости от охвата функций и уровней управления различают корпоративные

(интегрированные) и локальные ИС.

Корпоративная (интегрированная) ИС автоматизирует все функции управления на всех его

уровнях. Корпоративная ИС является многопользовательской, функционирует в распределенной

вычислительной сети.

Локальная ИС автоматизирует отдельные функции управления на отдельных уровнях

управления. Локальная ИС может быть однопользовательской, функционирующей в отдельных

подразделениях системы управления.

Структура информационной системы.Структуру информационной системы составляет

совокупность отдельных ее частей, называемых подсистемами.

Подсистема –это часть системы, выделенная по какому-либо признаку.

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность

подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке

классификации, а подсистемы называют обеспечивающими.

Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена

совокупностью обеспечивающих подсистем (рис. 3.1).__

 

Рис. 3.1. Структура информационной системы

Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое,

математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение.Назначение подсистемы информационного обеспечения

состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия

управленческих решений.

Информационное обеспечение –совокупность единой системы классификации и кодирования

информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков,

циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государственном, республиканском,

отраслевом и региональном уровнях. Главная цель – это обеспечение сопоставимости показателей

различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются

требования:

• к унифицированным системам документации;

• к унифицированным формам документов различных уровней управления;

• к составу и структуре реквизитов и показателей;

• к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы,

места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет

анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы

управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены

все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника –

от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и

провести ее детальный анализ, обеспечивает:

• исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

• классификацию и рациональное представление информации.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

• ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

• выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на

различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков;

• совершенствование системы документооборота;

• наличие и использование системы классификации и кодирования;

• владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей,

отражающих взаимосвязь информации;

• создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия

современного технического обеспечения.

Техническое обеспечение– это комплекс технических средств, предназначенных для работы

информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и

технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

• компьютеры любых моделей;

• устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

• устройства передачи данных и линии связи;

• оргтехника и устройства автоматического съема информации;

• эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, организация их

эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение.

Документацию можно условно разделить на три группы:

1) общесистемная, включающая государственные и отраслевые стандарты по техническому

обеспечению;

2) специализированная, содержащая комплекс методик по всем этапам разработки

технического обеспечения;

3) нормативно-справочная, используемая при выполнении расчетов по техническому

обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического

обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или

полностью децентрализованная.

Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной

системе больших ЭВМ и вычислительных центров.

Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем

на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Перспективным подходом следует считать, по-видимому, частично децентрализованный

подход – организацию технического обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из

персональных компьютеров и большой ЭВМ для хранения баз данных, общих для любых

функциональных подсистем.

Математическое и программное обеспечение– это совокупность математических методов,

моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также

нормального функционирования комплекса технических средств.

К средствам математического обеспечения относятся:

• средства моделирования процессов управления;

• типовые задачи управления;

• методы математического программирования, математической статистики, теории массового

обслуживания и др.

В состав программного обеспечения входят общесистемные и специальные программные

продукты, а также техническая документация.

К общесистемному программному обеспечению относятся комплексы программ,

ориентированных на пользователей и предназначенных для решения типовых задач обработки

информации. Они служат для расширения функциональных возможностей компьютеров, контроля и

управления процессом обработки данных.

Специальное программное обеспечение представляет собой совокупность программ,

разработанных при создании конкретной информационной системы. В его состав входят пакеты

прикладных программ (ППП), реализующие разработанные модели разной степени адекватности,

отражающие функционирование реального объекта.

Техническая документация на разработку программных средств должна содержать описание

задач, задание на алгоритмизацию, экономико-математическую модель задачи, контрольные

примеры.

Организационное обеспечение– это совокупность методов и средств, регламентирующих

взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и

эксплуатации информационной системы.

Организационное обеспечение реализует следующие функции:

• анализ существующей системы управления организацией, где будет использоваться ИС, и

выявление задач, подлежащих автоматизации;

• подготовку задач к решению на компьютере, включая техническое задание на

проектирование ИС и технико-экономическое обоснование ее эффективности;

• разработку управленческих решений по составу и структуре организации, методологии

решения задач, направленных на повышение эффективности системы управления.

Правовое обеспечение– это совокупность правовых норм, определяющих создание,

юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок

получения, преобразования и использования информации.

Главной целью правового обеспечения является укрепление законности.

В состав правового обеспечения входят законы, указы, постановления государственных

органов власти, приказы, инструкции и другие нормативные документы министерств, ведомств,

организаций, местных органов власти. В правовом обеспечении можно выделить общую часть,

регулирующую функционирование любой информационной системы, и локальную часть,

регулирующую функционирование конкретной системы.

Правовое обеспечение этапов разработки информационной системы включает нормативные

акты, связанные с договорными отношениями разработчика и заказчика и правовым регулированием

отклонений от договора.

Правовое обеспечение этапов функционирования информационной системы включает:

• статус информационной системы;

• права, обязанности и ответственность персонала;

• правовые положения отдельных видов процесса управления;

• порядок создания и использования информации и др.