Практическое занятие 8

«Сохранение результатов работы с документом»

I. Цель работы:

1. Печать документа и его части:

· настройки шрифтов;

· подсчет страниц для печати;

· предварительный просмотр печати;

· другие настройки печати.

2. Сохранение в файл.

3. Копирование в MS-Word. Два варианта копирования (при открытом и закрытом текстовом редакторе).

4. Непосредственное открытие бланков в MS-Word или MS-Excel.

II. Теоретическая часть:

Рекомендации:Как правило, в компьютерном классе печать на принтере запрещена. Но даже если печать и разрешена, то в целях экономии времени и расходных материалов в примерах достаточно ограничиться подготовкой к печати и предварительным просмотром результатов печати.

Печать документа

Находясь в тексте документа, можно распечатать этот текст целиком либо его часть, пометив нужный фрагмент клавишей Insert или левой кнопкой мыши. (Можно выделить сразу несколько фрагментов для печати, что выгодно отличает возможности печати в системах КонсультантПлюс от возможностей, реализованных в редакторе MS-Word). Если не отмечена ни одна строка, то по умолчанию печатается весь текст.

Можно выбрать тип, стиль и размер шрифта для печати, причем отдельно для каждого элемента текста (непосредственно текста документа, текста комментариев, заголовков и пр.). Для этого надо в главном меню выбрать команду Сервис/Настройки и в появившемся окне «Настройки» выбрать вкладку «Шрифт для печати».

Количество страниц, которые будут распечатаны, можно узнать, выбрав команду Файл/Подсчет страниц главного меню либо щелкнув мышью по элементу Страница: Посчитать в строке статуса в нижней части окна с текстом документа.

Как и в текстовом редакторе MS-Word, можно предварительно посмотреть, в каком виде будет распечатан документ, с помощью кнопки пиктографического меню.

Для печати необходимо нажать кнопку пиктографического меню. В появившемся окне «Печать» можно задать номера страниц, которые требуется распечатать, указать количество экземпляров для печати, выбрать принтер; при помощи кнопки Свойства можно определить и другие параметры печати. Затем для непосредственного выполнения печати следует нажать кнопку ОК. В связи с этим отметим, что вариант печати, реализованный в системе КонсультантПлюс, содержит большую «защиту от дурака», нежели в редакторе MS-Word, где после нажатия кнопки печать выполняется без дополнительного выбора параметров.

Сохранение в файл

Можно сохранить в файл тексты или фрагменты текстов документов.

Для создания файла используется кнопка (Сохранить в файл) пиктографического меню. В появившемся окне можно выбрать директорию, задать название и тип файла, в частности:

· Текст — MS-DOS формат (*.txt), если работа с файлом планируется с помощью программ, поддерживающих формат .txt;

· Текст в формате RTF (*.rtf), если планируется работа с программами, поддерживающими формат .rtf.

Затем следует нажать кнопку Сохранить. С созданным файлом можно работать обычным образом, как с любым другим текстовым файлом.

Копирование в MS-Word

Система КонсультантПлюс позволяет в удобной для пользователя форме копировать выделенные фрагменты текста или весь текст документа из системы в текстовый редактор MS-Word.

Возможны два варианта экспорта.

1-й вариант

Мы находимся в текстовом редакторе MS-Word, и возникла необходимость ввести в редактируемый текст документ (или часть документа) из системы КонсультантПлюс.

В этом случае надо:

· установить курсор в то место редактируемого текста, куда требуется внести документ из системы КонсультантПлюс;

· не выходя из редактора MS-Word, запустить систему КонсультантПлюс, найти требуемый документ и войти в его текст;

· если надо скопировать только фрагмент текста, то необходимо выделить этот фрагмент; если требуется скопировать текст документа целиком, то выделять ничего не нужно;

· щелкнуть мышью по кнопке пиктографического меню;

· появится окно, где система предложит выбрать, куда следует копировать текст: в уже открытый документ, в то место, где стоит курсор, или же в новый документ; следует выбрать первый вариант;

· требуемый текст будет скопирован в открытый документ, причем в то место, где установлен курсор.

2-й вариант

Мы работаем с системой КонсультантПлюс и возникла необходимость скопировать текст документа (или его фрагмент) в текстовый редактор MS-Word.

В этом случае надо:

· если требуется скопировать только фрагмент текста, то выделить этот фрагмент; если требуется скопировать текст документа целиком, то выделять его не нужно;

· щелкнуть мышью по кнопке пиктографического меню;

· автоматически будет открыт текстовый редактор MS-Word, в нем будет создан новый документ, в который будет перенесен искомый текст документа из системы КонсультантПлюс.