Реквизит 19 – Отметка о контроле

Отметка размещается в правом верхнем углу служебного поля документа и оформляется буквой «К», написанным от руки словом «Контроль» или штампом со словом «Контроль». Для привлечения внимания исполнителя отметку о контроле можно проставлять красным цветом.

Этот реквизит проставляется либо руководителем, поставившим резолюцию на документе, либо должностным лицом или структурным подразделением, осуществляющими контроль исполнения документов.

Наличие отметки означает, что документ поставлен на контроль, что, безусловно, дисциплинирует исполнителя. Контроль устанавливается за исполнением всех зарегистрированных документов, требующих исполнения. Отметка отражается в специальных журналах делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа.

Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в деловключает следующие данные:

– ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении; если такой документ отсутствует, указываются краткие сведения об исполнении;

– слова «В дело» и номер дела, в котором будет храниться документ;

– подпись исполнителя документа или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ;

– дата исполнения документа и направления его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело оформляется в нижней части лицевой стороны последнего листа документа, печатается непосредственно от левого поля документа через одинарный междустрочный интервал.

Примеры оформления отметки об исполнении документа и направлении его в дело:

1. На входящем письме руководитель написал резолюцию: «Смирнову А.И. подготовить ответ до 14.03.2013.» Поручение было выполнено, есть документ, свидетельствующий о его выполнении – исходящее письмо. На документе оформляется отметка с указанием даты и номера исходящего документа:

2. На входящем письме руководитель написал резолюцию: «Смирнову А.И. подготовить проект договора до 14.03.2013». В данном случае невозможно привести ни дату, ни регистрационный номер документа, свидетельствующего об исполнении поручения, так как проекты документов не регистрируются. На документе делается краткая запись о выполнении поручения:

3. На входящем письме руководитель написал резолюцию: «Смирнову А.И. отправить факс до 14.03.2013». Например:

На некоторых документах отметка оформляется в сокращенном варианте. Например, на протоколах указывают только слова «В дело», номер дела, в которое подшивается протокол, личную подпись и дату.

На кадровых приказах такая отметка, как правило, не оформляется.

Наличие реквизита на документе, требующем исполнения, означает, что документ закончил свой маршрут, выполнил оперативную управленческую функцию и может быть отправлен на хранение.

Виза ознакомления

Оформление визы ознакомления может быть схожим с оформлением визы согласования.

В состав ознакомительной визы входят подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия работника) и дата ознакомления. Дополнительно может быть включена надпись «Ознакомлен», «Ознакомлена», «Ознакомлены».

Например:

или:

Для оформления реквизита можно заранее подготовить электронную форму, сохранить ее и по мере надобности вставлять в документ:

Если предстоит ознакомление с документом группы работников, в нижней части лицевой стороны последнего листа документа или на его оборотной стороне можно вставить заранее подготовленную форму более сложной структуры:

Фамилии и инициалы работников, которые должны ознакомиться с документом, могут быть напечатаны заранее. Наличие такой формы позволит работникам расписаться точно напротив своей фамилии ознакомить всех исполнителей с документом, никого не забыть.

Виза ознакомления может быть оформлена также на отдельном листе ознакомления. В таком случае в форму необходимо добавить еще выходные данные документа, с которым знакомятся исполнители: наименование вида документа, дата регистрационный номер, заголовок к тексту.

РЕКВИЗИТЫ 18, 20, 21

Реквизиты 18 – заголовок к тексту, 20 – текст документа, 21 – отметка о наличии приложения – объединяются в группу реквизитов, отражающих содержание документа[3]. Основным реквизитом любого документа является текст. Над текстом располагается заголовок к нему, отражающий краткое содержание текста.

Текст может сопровождаться дополнительными документами, необходимыми для раскрытия сущности управленческой ситуации. Такие документы прикладываются к основному тексту и вместе с ним становятся единым смысловым элементом документа. Поэтому под текстом размещается отметка о наличии приложении.