Реквизит 18 – Заголовок к тексту

Заголовок документа является необходимым элементом учета и систематизации. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Поэтому В ГОСТе Р 6.30-2003 определено важное требование к заголовку: «Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа». Из этого следует, что делопроизводителю необходимо уметь формулировать заголовки с учетом требований ГОСТа: во-первых, заголовок должен точно отражать содержание; во-вторых, отражать он должен содержание кратко.

Чтобы сформулировать заголовок к тексту, необходимо учесть еще и грамматическое требование ГОСТа: «Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта».

Следовательно, формальная характеристика заголовка зависит от наименования вида документа (реквизит 10), возможны заголовки в форме: а) предложного падежа с предлогами о, об, обо; б) родительного падежа без предлога.

Примеры формулировок заголовка к тексту документов разного вида:

Приказ (о чем?) — об увольнении И.И.Петрова;

Приказ (о чем?) – о проведении аттестации

Письмо (о чем?) – о сроках поставки продукции;

Распоряжение (о чем?) – об итогах ревизии

Служебная записка (о чем?) – об обеспечении отдела канцтоварами

Положение (о чем?) – об отделе рекламы;

Акт (чего?) – ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

Акт (о чем?) – о выделении к уничтожению документов

Протокол (чего?) — общего собрания акционеров;

Правила (чего?) — проезда на Московском метрополитене;

Должностная инструкция (кого?) – секретаря-референта.

Чтобы заголовок точно отражал содержание документа, он должен включать слова, однокоренные к ключевым словам, имеющимся в тексте документа (реквизит 20). Часто в качестве ключевых в тексте документа используются глаголы-инфинитивы, отражающие распорядительное действие, с их распространителями. Необходимо образовать отглагольное существительное, присоединить к нему имеющиеся распространители и поставить в нужный падеж получившееся словосочетание.

К примеру, в тексте приказа первые пункты распорядительной части текста сформулирован так: «1. Утвердить инструкцию по делопроизводству. 2. Ввести в действие утвержденную Инструкцию по делопроизводству с 08.12.2013 года». Формулировка заголовка к данному тексту будет выглядеть так: «Об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству».

В заголовке должна быть отражена самая главная информация. Также при его составлении нельзя допускать двоякого толкования. Если в тексте излагается несколько вопросов, то заголовок должен формулироваться обобщенно. В документах большого объема при необходимости составляются подзаголовки. При формулировании заголовка нежелательно использовать конструкции со словом «вопросы» (например: Вопросы работы ревизионной комиссии) в тех случаях, когда можно более четко определить содержание документа. Более полным и точным в данном случае будет, например, заголовок: Об утверждении отчета ревизионной комиссии. Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например: О Н.К. Петрове).

Заголовок к тексту может не содержать ключевое отглагольное существительное. Например, в тексте письма нет глаголов, отражающих распорядительные и другие действия. В таком случае из текста документа отбираются ключевые слова, отражающие основной вопрос документа (например: О сроках проведения соревнований по плаванию, или: Об обязательном экземпляре документа.

В ГОСТ Р 6.30-2003 говорится: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать». Отсюда можно сделать вывод, что если документ оформлен на бумаге формата А4, заголовок к тексту – обязательный элемент. Однако, если текст документа занимает на листе формата А4 не более 3-5 строк, необходимость в заголовке отпадает – заголовок к тексту практически повторит текст документа.

В качестве примера можно привести сопроводительное письмо, в тексте которого содержится одна фраза: «Направляю на согласование проект договора о совместной деятельности».Оформление заголовка к тексту этого документа с формулировкой «О направлении на согласование проекта договора о совместной деятельности»будет явно избыточным.

Наличие заголовка к тексту существенно облегчает и ускоряет работу по регистрации документа и в организации – авторе документа, и в организации – получателе, так как в регистрационных формах и у отправителя, и у получателя необходимо указать краткое содержание документа. Если заголовок сформулирован, его просто переписывают в регистрационную форму (журнал, карточку, электронную базу данных), а если заголовок к тексту отсутствует, придется внимательно читать текст документа, самостоятельно формулировать его краткое содержание и только после этого заполнять регистрационную форму. Если во входящем письме заголовок к тесту сформулирован неудачно, секретарь вправе его переформулировать (дописав от руки).

Как правило, заголовок к тексту печатается с прописной (заглавной) буквы, в конце заголовка точка не ставится (открытая пунктуация). Заголовки к тексту не берут в кавычки и не подчеркивают. В некоторых организациях считают нужным выделять заголовки к тексту полужирным начертанием – так же, как и наименование вида документа. ГОСТ не содержит никаких рекомендаций по оформлению реквизита. Поэтому и никаких жестких запретов на использование полужирного начертания быть не может.

Как правило, заголовок печатают от 0-го до 4-го положения табулятора. Заголовок не должен содержать более 2—3 строк (в некоторых источниках – не более пяти строк длиной 28 знаков), каждая строка должна иметь законченный смысл, перенос в словах не допускается. Заголовок печатается через одинарный междустрочный интервал. Если заголовок сформулирован оптимально по содержанию, но занимает более пяти строк, то при угловом его расположении может быть продлен на последней пятой строке до конца по ширине строки.

Если заголовок к тексту является логическим продолжением наименования вида документа, его можно печатать со строчной буквы. В письмах заголовок к тексту всегда печатают с прописной буквы, так как в них, как правило, отсутствует реквизит «Наименование вида документа».

На бланке документа могут быть ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита («уголки»).

Заголовок к тексту должен быть сформулирован исполнителем – работником организации, который готовил проект документа.

Делопроизводственная практика подсказывает, что:

– на угловом бланке заголовок лучше напечатать непосредственно от левого поля, при этом он должен занимать в длину не более половины длины строки (около 7—7,5 см);

– на продольном бланке с центрированным расположением реквизитов хорошо смотрится заголовок к тексту, расположенный по центру страницы; в этом случае его длина должна быть не более 14 см, то есть текст заголовка должен отступать от левого и правого поля не менее чем на 1,25 см. Однако расположение заголовка от левого поля при продольном бланке также не будет противоречить ГОСТу.

Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику информационно-справочной картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении. Заголовок, выступающий неотъемлемой частью документа, с максимальной полнотой раскрывает его содержание. Реквизит «заголовок к тексту» также значительно облегчает обработку документа: не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа и направить его на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля.