Должностная инструкция

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Методические рекомендации

для самостоятельной работы студентов

по направлениям 38.03.02 «Менеджмент»,

38.03.01 «Экономика»

 

 

4-е издание, переработанное и дополненное

 

Иваново 2019

УДК 651.5

 

Документационное обеспечение управления: Методические рекомендации для самостоятельной работы студентов по направлениям 38.03.02 «Менеджмент», 38.03.01 «Экономика». — 4-е изд., перераб. и доп. / Иван. гос. политех. ун-т — Иваново, 2019. — 52 с.

 

 

Для студентов, обучающихся по направлениям

38.03.02 «Менеджмент», 38.03.01 «Экономика»

 

 

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Методические рекомендации для самостоятельной работы студентов

По направлениям 38.03.02 «Менеджмент»,

Экономика»

 

Печатается в авторской редакции

Подписано в печать 15.06.2015. Формат бумаги 60х84 1/16.

Печать плоская. Печ. л. 2,75. Тираж 100 экз. Заказ

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

"Ивановский государственный политехнический университет".

Понятие о документе, информации

И документационном обеспечении управления

Несмотря на высокие темпы компьютеризации в работе предприятий и организаций, их деятельность пока невозможна без огромного количества бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или процесса принятия управленческих решений. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Полученная и обработанная информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации.

Любое предприятие имеет внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные. Носителем информации является документ.

Закон "Об информации, информатизации и защите информации" дает нам определение терминов "информация" и "документ":

- информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

- документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позво­ляющими ее идентифицировать".

Документационное обеспечение управления – (ДОУ) или делопроизводство – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

Юридическая сила – свойство документа, предоставленное ему дей­ствующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установ­ленным порядком оформления.

Знание вопросов современного документационного обеспечения управлеия позволит работать без внешних конфликтов (с государственными органами и партнерами) и внутренних конфликтов (с подчиненными), сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

 Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов. Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов, которые будут рассматриваться в течение курса, изложены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

 Стандарт устанавливает: состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков. Рекомендации по документированию носят универсальный характер и могут быть применены на любом предприятии вне зависимости от его профиля, вида собственности и штатной численности.

В состав управленческой документации входит следующая: организационная; распорядительная; информационно-справочная; по личному составу.

 

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

 

Организационные документы

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и ис­полнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инст­рукции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, по­ложения, инструкции и т.д.

Устав

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учре­ждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Уставы – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

-общие положения (определяют задачи и цели создаваемой органи­зации);

- организационное единство (структурные подразделения, их взаи­мосвязи);

- регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

- финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

- отчетная и ревизионная деятельность;

- порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, техноло­гические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

· инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполни­тели (должностные лица; подразделения);

· должностные инструкции, определяющие функции, права, обязан­ности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых яв­ляется логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, ква­лификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выпол­няемые сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способству­ют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность» указывает меру ответственности сотрудника за несоблюдение своих должностных обязанностей, а также требований законодательства.

Штатное расписание

(форма № Т-3)

Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведений о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6-8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении всвязи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.