Пример оформления докладной записки

 

Отдел кадров				Директору
				К. В. Набатчиковой
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
29.06.2018		№ 9/д
Москва
О состоянии трудовой дисциплины

За период с 25.04.2018 по 25.05.2018 отделом кадров совместно с отделом организации и оплаты труда были проведены проверки соблюдения работниками предприятия трудовой дисциплины. Из общего нарушения правил внутреннего трудового распорядка прогулы составили 24%, опоздания на работу — 19%, явка на работу в нетрезвом состоянии — 2%. Среди нарушителей дисциплины 80% составляют рабочие, специалисты и технические исполнители, 20% — руководящий состав различного уровня. Наиболее высок процент нарушений трудовой дисциплины в производственных цехах (начальники цехов: О. П. Нечаев, М. Г. Суздальский, А.И.Морозов), в транспортном отделе (начальник С. А. Верченко) и производственной лаборатории (В. Ф. Жмыхин).

Основными причинами неудовлетворительного состояния трудовой дисциплины в подразделениях предприятия являются неумение и нежелание отдельных руководителей подразделений наводить и поддерживать порядок, обеспечивать строгое и неукоснительное соблюдение подчиненными трудовой дисциплины.

Считаю необходимым провести расширенное заседание руководства предприятия, на котором обсудить состояние трудовой дисциплины, наметить конкретные меры по укреплению дисциплины в подразделениях, предупредить о привлечении к ответственности руководителей подразделений, не обеспечивших соблюдение трудовой дисциплины в подразделениях.

 

Начальник отдела кадров			В.К. Смирнова
	(подпись)		(расшифровка подписи)

Служебное письмо

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. Письмо (деловое, служебное) – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Это письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые сопроводительные.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выяснить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации.

Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

а) письма, требующие письма-ответа;

б) письма, не требующие письма-ответа.

Для составления служебных писем используются бланки организации форматов А4, А5 (если текст письма не превышает 5 строк).

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, используемых при составлении текстов различных писем.

Конкретные рекомендации по использованию от­дельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых слово­сочетаний, используемых при написании документов:

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объясненияпричин для принятия тех или иных дейст­вий:

В порядке оказания помощи прошу Вас...

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес...

В порядке исключения...

Ввиду особых обстоятельств...

В связи с завершением работ по...

В связи с принятием решения о...

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью...

По взаимной договоренности между...

Согласно Вашей заявке...

Несмотря на... и.... продолжает иметь место...

2. Формулировки для выраженияотказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше ука­зание остается невыполненным в связи с...

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам...

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как...

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия...

3. Формулировки для выраженияпредупреждения:

Напоминаем Вам, что через такое-то время срок соглашения исте­кает...

Организация уведомляет Вас о том, что...

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора о...

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу с...

4. Устойчивыераспорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию...

Обязать руководителя...

Контроль за исполнением настоящей директивы возложить на...

Назначить расследование по факту...

Изыскать дополнительные возможности для...

5. Формулировки для выраженияпросьб:

Прошу Вас направить в мой адрес...

В связи с острой необходимостью в... настоятельно прошу Вас...

Убедительно прошу Вас решить вопрос о...

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность...

Исходя из величины годового лимита по ...прошу изыскать для нужд организации...

6. Формулировки для подчеркиванияособой важности сведе­ний (отдельных фактов):

Безопасность гарантируется...

Документация выслана в ваш адрес нарочным...

Предпринимаются энергичные меры по...

Конфиденциальность информации обеспечена...

Содержание проекта оперативно корректируется...

Выявленные недостатки уже устраняются...

Выделены дополнительные средства на...

Спланированы мероприятия...

В кратчайшие сроки организуется...

Установлен повседневный жесткий контроль за...

7. Устойчивыеобороты речи:

наименее сложный...

наилучший эффект...

оказать помощь...

руководство считает возможным...

срочно сообщите...

обеспечьте выполнение...

доложите предложения по...

создайте необходимые условия...

сообщите данные...

подготовьте к отправке...

наиболее важны

8. Формулировки дляуведомления:

Ставим Вас в известность о том, что...

Организация извещает о...

Сообщаю Вам...

Довожу до Вашего сведения, что...

Докладываю о...