Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д. или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступ­ка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдель­ных положений основного документа.

Они оформляются на общем блан­ке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступ­ков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются со­ставителем.

Пример оформления объяснительной записки

20.05.2018 не выплачена зарплата работникам АО. Причина состоит в том, что работник бухгалтерии Иванова А.И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие надлежащего контроля не позволи­ло своевременно выявить этот факт. После принятия срочных мер зарп­лата была выплачена сотрудникам АО 22.05.2018. Иванова А.И. предуп­реждена о недопустимости подобного отношения к порученным обязан­ностям. Приняты меры по усилению контроля за деятельностью работников бухгалтерии.

Главный бухгалтер        Подпись               В.В. Сивков

Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтвер­ждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назна­чаемыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или не­сколькими должностными лицами. Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); при­ема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных цен­ностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; унич­тожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; не­счастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составля­ются по единой схеме.

Прежде всего, члены комиссии должны изучить существо воп­роса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письма­ми, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны оз­накомиться с "Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государствен­ных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях". Зна­ние этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наме­тить круг вопросов для проверки. В акте отражаются только те фак­ты, которые точно установлены лицами, подписывающими доку­мент. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ко­личественные данные, а затем уже составляется текст документа. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, про­ставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющих­ся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. На­пример, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными уч­реждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, и т.п.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Пример оформления акта

Государственное унитарное

Предприятие города Москвы                  УТВЕРЖДАЮ

                                                                     Генеральный директор

«УПРАВЛЕНИЕ                                                  __________Г.Д. Москвин

ПО РЕКОНСТРУКЦИИ И РАЗВИТИЮ         29.12.2018

УНИКАЛЬНЫХ ОБЪЕКТОВ»

А К Т

20 –25.12.2018  № 13

Москва

О проверке финансово-хозяйственной

деятельности предприятия

Основание: приказ генерального директора ГУП «Управление по реконструкции и развитию уникальных объектов» от 17.12.2018 № 316 «О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной деятельности предприятия».

Составлен комиссией:

председатель – коммерческий директор Н.М. Заболотная;

члены комиссии: зам. главного бухгалтера С.В. Сидорова, инженер-экономист П.Л. Костин, бухгалтер-ревизор П.А. Шахрай.

В период с 20 по 25 декабря 2018 г. комиссия провела проверку финансово-хозяйственной деятельности предприятия. В результате проверки обнаружены нарушения в системе учета оборудования, находящегося на балансе предприятия и оформлении разрешений на выдачу приборов и оборудования со склада предприятия во временное пользование: не всегда разрешения на выдачу оборудования подписывают главный инженер или его заместитель, выявлена выдача разрешений другими должностными лицами.

Других нарушений финансово-хозяйственной дисциплины комиссия не выявила.

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – в бухгалтерию предприятия;

2-й экз. – в производственное управление;

3-й экз. – в дело № 01-13

Председатель                  Подпись                  Н.М. Заболотная

Члены комиссии:       Подпись                  С.В. Сидорова

Подпись                 П.Л. Костин

Подпись                 П.А. Шахрай

Докладная записка

Докладная записка - это документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Цель докладной записки – побудить руководителя принять определенные решения. В первой части докладной записки излагаются определенные вопросы или факты, а во второй - выводы и предложения.

Например, в докладной записке о состоянии трудовой дисциплины приводятся:

Докладная записка о состоянии трудовой дисциплины является основанием для издания руководством предприятия соответствующих приказов (распоряжений).