Для создания эффективной системы управления персоналом требуется тщательно проанализировать ситуацию , сложившуюся в организации. Для этого в первую очередь необходимо сформулировать цели, стоящие перед организацией и перед отдельными ее подразделениями. Только через призму этих целей можно увидеть, насколько успешно реализуется управление персоналом и в какой степени работа в этой сфере помогает организации в достижении краткосрочных и долгосрочных целей . К сожалению , такой анализ часто бывает затруднен из-за того, что деятельность многих руководителей протекает в условиях отсутствия четко заявленных стратегических целей.
Анализ качества управления персоналом организации может проводиться по следующей схеме:
Таблица 1-2.Основные направления анализа качества управления персоналом организации
Направления анализа
Используемые критерии
• Анализ кадровой политики
Последовательность, непротиворечивость кадровой политики - соответствие декларируемых целей реальной практике в сфере управления персоналом
Соответствие целей кадровой политика и путей их достижения стратегии и целям организации
• Оценка качества основных документов, регламентирующих работу персонала
Четкость и точность изложения в документах правил и процедур, на основании которых осуществляется управление персоналом , соответствие КЗ о Т
• Оценка важнейших формальных правил и процедур, обеспечивающих процесс управления персоналом
Трудовые показатели работников, эффективность работы организации, подразделения
Соответствие КЗ о Т
Морально-психологический климат в коллективе
• Оценка основных элементов организационной культуры, оказывающих воздействие на поведение работников
Состояние трудовой этики (доминирующие моральные нормы и правила поведения)
Существующие в организации традиции и ритуалы, оказывающие влияние на поведение работников
Имидж организации в глазах потребителей, клиентов и персонала
Культура производства (состояние производственных и бытовых помещений, чистота и порядок, производственная эстетика)
• Оценка показателей, характеризующих качество управления персоналом
Уровень текучести кадров
Морально-психологический климат в коллективе
Удовлетворенность работников работой, отсутствие жалоб и других проявлений недовольства
Приверженность работников своей организации
Трудовые показатели персонала
Анализ эффективности управления персоналом организации или какого-либо из ее подразделений является задачей, для решения которой обычно приглашают внешних консультантов. Однако выработка предложений по оптимизации работы с персоналом и практические шаги по их реализации возможны лишь в случае участия в работе по анализу эффективности управления персоналом представителей организации. Основные результаты анализа и предложения по совершенствованию работы в сфере управления персоналом должны быть рассмотрены на совещании руководящего состава организации.
Проектирование системы управления персоналом
Каждое направление работы с персоналом предполагает не только решение широкого круга задач по анализу существующего положения и проектированию предполагаемых изменений, но и разработку соответствующих процедур и документов. Практика показывает, что весь комплекс работ по разработке системы мер, призванных повысить эффективность управления персоналом организации, бывает провести крайне трудно без привлечения внешних консультантов. Значительную пользу здесь может оказать и знакомство с уже существующим опытом других предприятий.
Примерное содержание работы по проектированию системы управления персоналом представлено ниже в таблице 1-3.
Таблица 1-3
Примерное содержание основных направлений работы системы управления персоналом
Направление работы
Содержание работы
Документальное обеспечение
• Система отбора персонала
• Анализ работы системы отбора и подготовка предложений, направленных на повышение эффективности ее работы
• Определение количественной и качественной потребности организации в кадрах
• Выработка или уточнение критериев для отбора работников в подразделения организации
• Разработка или совершенствование процедур и методов отбора новых работников
• Подготовка и утверждение положения, регламентирующего процедуру отбора новых работников
• Штатные расписания подразделений организации
• Положения, включающие описание основных функций подразделений организации
• Должностные инструкции работников
• Форма заявки подразделений организации на заполнение имеющихся вакансий
• Форма анкеты для получения первичной информации о кандидатах
• Утвержденное положение о системе отбора новых работников для работы в организации, включающее описание основных используемых методов отбора, формы регистрации полученных результатов (журналы, бланки, формы и т.п.) и механизм контроля эффективности действия системы отбора
• Закрепление работников в организации
• Анализ действующей в организации практики адаптации новых работников и выявление «узких» мест в этой сфере
• Подготовка справочника (буклета, брошюры) для работников организации, содержащего информацию о компании и о принятых в ней стандартах и правилах поведения работников
• Подготовка и реализация программы введения работников в организацию
• Подготовка и реализация программы закрепления кадровых работников
• Справочник для работников организации.
• Письменные рекомендации руководителям подразделений о том, как реализовать процедуру введения новых работников в организацию
• Утвержденная программа по закреплению в организации кадровых работников
• Положение, описывающее порядок работы по адаптации новых работников
• Положения и инструкции, на основании которых реализуется работа наставников (если в организации действует система наставничества)
• Обучение и повышение квалификации персонала
• Анализ действующей в организации системы обучения и повышения квалификации персонала и подготовка предложений, направленных на повышение эффективности ее работы
• Если в этом есть необходимость, проведение работы по совершенствованию или подготовке программ обучения и повышения квалификации для:
а) новичков (входное обучение)
б) руководителей
в) основных категорий рядового персонала
г) резерва на руководящие должности
• Ежегодный аналитический отчет, включающий предложения по совершенствованию работы в сфере обучения и повышения квалификации персонала
• Приказы, распоряжения, положения и инструкции, регламентирующие работу в сфере обучения и повышения квалификации персонала
• Утвержденные программы обучения по каждому из направлений
• Оценка результатов работы персонала
• Анализ работы, проводимой в области оценки результатов работы персонала, и подготовка предложений по ее усовершенствованию
• Разработка или уточнение стандартов деятельности для основных категорий работников (что считается приемлемым результатом работы)
• Проведение аттестаций руководителей и специалистов
• Организация соревнований как между работниками, так и между подразделениями
• Документы, содержащие разработанные стандарты выполнения работы для основных категорий работников
• Положение о проведении аттестации руководителей и специалистов
• Формы и бланки, связанные с аттестацией
• Формы индивидуальных планов и отчетов руководителей об их выполнении
• Письменные отчеты руководителей о рабочих показателях подчиненных за прошедший период
• Положение о проведении соревнования между работниками и подразделениями организации
• Информа-ционное обеспечение работников организации
• Анализ потребности разных категорий работников организации в информации и сложившейся практики удовлетворения потребности работников в информации
• Разработка механизмов информирования работников о целях организации, о положении дел в организации, о перспективах должностного и профессионального роста и др.
• Разработка механизмов обеспечения работников информацией, необходимой для выполнения работы
• Программа информационного обеспечения работников
• Утвержденный порядок обеспечения персонала информацией, необходимой для выполнения работы
• Положение о системе информационного обеспечения персонала
• Стандартные формы для обеспечения работников информацией, необходимой для выполнения их работы
• Периодиче-ский конт-роль удов-летворенно-сти персонала своей ра-ботой, ана-лиз причин текучести кадров
• Проведение анкетных опросов и интервью с работниками для выявления их удовлетворенности работой в организации
• Проведение опросов увольняющихся
• Стандартные анкеты и анкеты, подготовленные для конкретных опросов.
• Планы исследований
• Отчеты о результатах проведенных исследований
• Система социальной защиты работников
• Анализ действующей в организации системы социальной защиты персонала
• Организация питания работников
• Создание условий для отдыха персонала во время перерывов в работе
• Разработка системы льгот для работников организации
• Установление порядка финансирования мероприятий в сфере социальной защиты
• Ежегодный аналитический отчет, содержащий оценку положения дел в сфере социальной защиты персонала и предложения с учетом реализуемой организацией кадровой политики
• Согласованные принципы и стандарты по решению социальных вопросов, записанные в соответствующем документе (план, программа, политика в области управления персоналом)
• Соответствующая финансовая отчетность
• Система должностного и профес-сионального роста работников
• Анализ действующей в организации системы должностного и профессионального роста работников (в том числе и работы с резервом)
• Разработка и внедрение системы должностного роста для работников
• Разработка критериев, методов и процедур для выявления перспективных работников
• Формирование резерва для выдвижения на руководящие должности
• Ежегодный аналитический отчет, содержащий оценку положения дел в работе с резервом и в сфере должностного и профессионального роста работников и предложения по внесению необходимых изменений в работу по этому направлению, с учетом реализуемой организацией кадровой политики
• Утвержденная система должностного и профессионального роста работников
• Списки резерва на руководящие должности
• Стандартные формы, используемые при формировании резерва
• Система стимулиро-вания труда
• Анализ эффективности действующей системы стимулирования с точки зрения ее соответствия рабочим результатам, сложности и ответственности работы и ее воздействия на мотивацию работников
• Создание целевых групп для выработки предложений в сфере стимулирования труда
• Периодическая оценка с помощью опросов состояния важнейших факторов, влияющих на отношение работников к своей работе (зарплата, условия труда, отношения с руководством и перспективы, связанные с работой в организации, и др.)
• Подготовка и проведение соревнования между работниками и между подразделениями организации
• Утвержденные планы работы по совершенствованию действующей системы стимулирования
• Бланки грамот, дипломов и др., используемые при моральном поощрении работников
• Положения и инструкции, определяющие принципы и порядок оценки рабочих показателей персонала по итогам работы за месяц, по итогам соревнования между работниками и подразделениями
• Организа - ционная культура. Повышение уровня сот-рудничества рядовых работников и руководства
• Анализ сложившейся организационной культуры и степени ее соответствия целям и стратегии организации. Выработка предложений руководству по совершенствованию организационной культуры
• Введение в практику новых процедур и ритуалов, призванных закрепить желательные образцы поведения работников
• Оценка состояния трудовой этики работников компании
• Оценка культуры производства и выработка мер по устранению выявленных неблагоприятных тенденций
• Ежегодный аналитический отчет, содержащий оценку сложившейся организационной культуры, ее соответствия целям и стратегии организации и предложения по внесению в нее необходимых изменений
• Утвержденные планы мероприятий в сфере организационной культуры
• Информационные материалы, отражающие результаты работы организации
• Документы, содержащие четкое описание основных процедур в сфере организационной культуры, направленных на повышение уровня приверженности работников своей организации
• Приказы руководства, затрагивающие сферу организационной культуры
Управление персоналом становится технологичным лишь в том случае, когда его реализация осуществляется на основании четких целей, тщательно разработанных процедур, когда руководители и специалисты, осуществляющие управление персоналом, имеют достаточный уровень квалификации и когда разработаны документы, регламентирующие все основные направления работ в этой сфере.
Эффективное управление персоналом должно быть не менее технологичным, чем производственный процесс .