Системы управления документооборотом

Системы управления документооборотом (системы автоматизации документооборота) реализуются исключительно в сетевом варианте. Они применяются не только для поиска информации, в частности текстов документов, но и для управления потоками документной информации, позволяют проследить за прохождением документа по всем станциям обработки.

Системы обеспечения групповой работы — групповое программное обеспечение — системы класса groupware. Основная задача этих систем — организация эффективной коллективной работы персонала. Основная концепция систем этого типа — формирование единого информационного пространства предприятия, организации. Основное назначение — автоматизация и поддержка коллективной работы в офисе. Системы класса groupware поддерживают корректное разделение, т. е. совместное использование информации группой пользователей, — коллективная работа с одной задачей в данный момент времени.

Специалисты рекомендуют отдавать предпочтение системам этого класса в том случае, когда необходимо повысить эффективность работы каждого сотрудника. Эти системы рассчитаны в основном на относительно небольшие коллективы, рабочие группы. Как правило, они не содержат строгих правил и предписаний, кто и как должен работать в рамках системы. Иными словами, отсутствует четкая структуризация в организации работ.

Системы управления деловыми процессами — системы класса workflow. Их основная задача (как и у систем обеспечения групповой работы) — организация эффективной коллективной работы персонала. Базовая концепция систем этого типа — формирование единого информационного пространства предприятия, организации. Они предназначены не только для управления потоками документной информации, но и для сопровождения документов, для управленияверсиями-редакциями документов (version control).

Системы управления деловыми процессами поддерживают разделение работ, т. е. совместное выполнение одной «большой» работы группой исполнителей. Процесс обработки документов в рамках идеологии workflow представляет совокупность деловых процедур (этапов) обработки документов. В системах подобного класса автоматически осуществляется маршрутизация документа, т. е. отслеживается необходимость передачи документа от одного пользователя к другому. Они устанавливают порядок прохождения документов по рабочим станциям, обеспечивая проведение всех необходимых операций с документами. Подобные системы позволяют контролировать все составляющие части документа, гибко определять его содержание и структуру.

Считается, что системы этого класса предпочтительны тогда, когда первоочередной задачей является повышение эффективности работы всей организации в целом. Системы класса workflow поддерживают многопользовательскую работу с несколькими задачами одновременно и более ориентированы на автоматизацию документооборота крупной корпорации.

Системы класса workflow предполагают строгую структуризацию в организации работ, т. е. выполнение работы четко расписано по исполнителям, документам, времени и порядку обработки документов и т. д. Внедрение и эксплуатация таких систем требует всестороннего организационного обеспечения.

Деление на системы класса workflow и системы класса groupware (как и вся классификация сетевых систем автоматизации процессов ДОУ) в определенной мере условно. Они не конкурируют между собой, а скорее дополняют друг друга. Например, в рамках крупной фирмы в отдельных структурных подразделениях могут реализоваться системы обеспечениягрупповой работы класса groupware, а в организации в целом может реализоваться система управления деловыми процессамикласса workflow.

Подводя итоги, следует констатировать, что современные офисные технологии и технические средства управления развиваются столь стремительно, что теоретическое осмысление этих процессов запаздывает. Необходима глубокая научная проработка проблем функционирования современного офиса, в первую очередь формирование терминосистемы офисной деятельности и разработка универсальной классификации современных технических средств управления и офисного программного обеспечения.

Система управления электронными документами - это набор устройств и программ, позволяющих эффективно организовывать процедуры создания, хранения, манипулирования и пересылки электронных документов.

Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов может выполняться на пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в ПК с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных высокохудожественных документов, предназначенных для последующего тиражирования. Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы) сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т.п.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на ПК, оснащенной сканером и набором проблемно-ориентированных ППП, в первую очередь программ текстового редактирования или настольной издательской системы. Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и др.

Пример 7.23. В системах управления электронными документами можно использовать; текстовые редакторы: Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word 7.0; художественные редакторы: Page Maker, Water Mark Professional; издательские системы; Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редакторы изображений, получаемых от сканеров: Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop, и многие другие программные продукты.

Хранение электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти ЭВМ являются базы данных.

Манипулирование электронными документами. Основными функциями этой подсистемы являются: организация работы с электронными документами, контроль исполнения документов, их электронное распространение, распечатка и тиражирование.

Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" ) обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. В частности, система предоставляет следующие возможности:

регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;

накопление документов в почтовых ящиках исполнителей;

контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей нформации;

ведение списков; пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.

Существуют интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus 3 plus, Works 3,0 for Windows), позволяющие работать с документами различного формата.

Широко известна система Microsoft Office for Windows, включающая в себя СУБД Access 2.0, табличный процессор Excel 5.0, текстовый редактор Word 6.0, электронную почту Mail и ее расширение Form Designer, программы обслуживания факс-модемов At Work PC Fax и техники для презентаций Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

обработку входящей и исходящей информации;

создание и редактирование электронных документов;

сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;

хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

удобное форматирование и распечатку электронных документов и др.

Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.

Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

8 См., например: Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998; Ефимова О. Современные технологии работы с документами: Автоматизация делопроизводства // Секретарское дело. 1998. № 3.

ПРИЛОЖЕНИЕ А