Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота
Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений. СЕКРЕТАРИАТ · информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов) · планирование рабочего дня руководителей · предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступив-ших в организацию документов · составление и оформление документов по заданиям руководителей · аналитическая работа по документам по заданию руководителя · организация телефонных переговоров руководителей · организация командировок и деловых встреч руководителей и др. ЭКСПЕДИЦИЯ · прием корреспонденции, поступающей в адрес организации · распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения • обработка отправляемых из организации документов
ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ГРУППА, ОТДЕЛ) ПО РЕГИСТРАЦИИ И УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ · регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов · ведение информационно-справочной работы по документам организации · подготовка документов для представления на рассмотрение руководства · контроль за правильностью оформления документов · формирование дел • подготовка дел к передаче на хранение в архив организации ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ОТДЕЛ, ГРУППА) ПО КОНТРОЛЮ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ · организация контроля за сроками исполнения документов · постановка документов на контроль · проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей · предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов · снятие документов с контроля · учет и обобщение результатов контроля исполнения документов · подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ОТДЕЛ, ГРУППА) ПО РАБОТЕ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН · регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб) · подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством · направление обращений граждан на исполнение · контроль за сроками исполнения обращений граждан · отправка писем-ответов гражданам · обобщение результатов исполнения обращений граждан · формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан • подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации ра-боты с обращениями граждан ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ (ОТДЕЛ, ГРУППА) ПО ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ · перепечатка документов по заявкам подразделений и работников • считывание документов ОТДЕЛ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА · разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.) · разработка и корректировка номенклатуры дел организации · консультирование работников организации по вопросам работы с документами · методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях · проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации · организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству · разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве
КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНОЕ БЮРО • копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников ПРОТОКОЛЬНАЯ ГРУППА · разработка планов работы коллегиальных органов · оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа · подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний) · ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов · рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам · оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов · контроль за исполнением решений коллегиальных органов • оформление выписок из протоколов и др. РЕДАКЦИОННАЯ ГРУППА · редактирование документов, издаваемых в организации · корректорская правка • подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования ПРИЕМНАЯ · организация приема посетителей руководством организации · составление плана работы приемной · ведение учетной документации по личному приему граждан · организация исполнения документов, полученных при личном приеме · обобщение результатов приема посетителей подготовка предложений по совершенствованию работы приемной АРХИВ (ОРГАНИЗАЦИИ) · ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива · прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива · учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов · создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива · организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования · проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение · осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования · организация работы по составлению номенклатуры дел организации · оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами · участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления • участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления. Контрольные вопросы к Главе 4 G Какое место в структуре организации занимает служба документационного обеспечения (ДОУ)? G Что следует учитывать при наименовании службы документационного обеспечения? G Какие наименования службы документационного обеспечения рекомендованы в ГСДОУ? G Какие организационно-правовые документы лежат в основе деятельности ДОУ? G Какой документ является основным нормативным документом для разработки должностных инструкций? G Какими могут быть формы организации службы делопроизводства? G Какие факторы влияют на выбор формы организации службы делопроизводства? G Какие задачи являются основными задачами службы ДОУ? G Какие разновидности функций входят в состав типовых функций службы ДОУ? G Какие виды работ следует отнести к технологическим функциям службы ДОУ? G Какие виды работ следует отнести к организационным функциям службы ДОУ? G Какие виды работ следует отнести к методическим функциям службы ДОУ? G Какие виды работ следует отнести к контрольным функциям службы ДОУ? G Каково содержание понятия «организационная структура службы ДОУ»? G Какие подразделения могут быть представлены в структуре службы документационного обеспечения управления? G Каково содержание метода установления организационной структуры службы делопроизводства? G Какой объем документооборота является необходимым для создания службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения? G Какие виды работ выполняет секретариат? G Какие виды работ выполняет экспедиция? G Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов? G Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов? G Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан? G Какие виды работ выполняет подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (машбюро)? G Какие виды работ выполняет отдел совершенствования делопроизводства? G Какие виды работ выполняют сотрудники копировально-множительное бюро? G Какие виды работ выполняет протокольная группа? G Какие виды работ выполняет редакционная группа? G Какие виды работ выполняют сотрудники, работающие в приемной? G Какие виды работ выполняют сотрудники архива?
Популярное: Почему человек чувствует себя несчастным?: Для начала определим, что такое несчастье. Несчастьем мы будем считать психологическое состояние... Почему люди поддаются рекламе?: Только не надо искать ответы в качестве или количестве рекламы... Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... ©2015-2020 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (1862)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |