Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официаль-ного письменного документа

Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на кото-ром различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию. Большинство документов: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. – должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, одна-ко, при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных файлов, со-держащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволя-ет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным прави-лам и действующим бумажным формам.

Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самос-тоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые в соответствии с постановлением Правительства Рос-сийской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, ис-пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государст-венного герба Российской Федерации« должны изготавливаться только полиграфически-ми и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии техни-ческих и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организа-ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов«. Несмотря на то, что при разработке бланков необходимо соблюдать положения ГОСТа, требования к бланкам документов возможно конкретизировать в распорядительных доку-ментах организации, инструкции по делопроизводству и правилах оформления докумен-тов. Главное, чтобы эти требования не противоречили стандарту.

Формат бланка документа

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых то­нов. Потребительские форматы бумаги устанавливает ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы». Для бланков применяют бумагу:

• плотности 80.. .200 г/м²;

• со степенью белизны - 88.. .98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавли­вать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизи-тов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, тексто-вая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 х 297 мм).

Размеры полей

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист доку-мента, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

· 20 мм - левое;

· 10 мм - правое;

· 20 мм - верхнее;

· 20 мм - нижнее.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. При изготовлении документов может использоваться и оборотная сторона листа. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно устано-вить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сро-ков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной.

Нумерация страниц

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр».» или «с.» и знаков тире.