Телефонограмма, радиограмма

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.

Телефонограммы обычно используются в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Телефонограммами передаются небольшие по объему тексты информационного характера. В инструкциях по делопроизводству объем телефонограмм обычно ограничивается - не более 50 слов.

В тексте телефонограмм следует избегать труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов.

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги или специальных банках.

При оформлении телефонограмм используются следующие реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА;

- дата документа;

- время передачи-приема телефонограммы;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст документа;

- подпись;

- отметка об исполнителе;

- должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму;

- отметка об исполнении документа и отправления его в дело;

- идентификатор электронной копии документа.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляется дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги, специальных бланках или в журнал. Телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

После рассмотрения телефонограммы руководством и вынесения резолюции телефонограмма передается на исполнение.

После исполнения телефонограмма с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

Пример оформления принятой телефонограммы

Радиограмма - телеграммы, передаваемые посредством радиосвязи (радиограммы).Их отличия от обычных телеграмм проявляются в специфике передающей среды (радиоэфир), используемой аппаратуры и области использования (морской и речной флот, геологоразведочные работы и другие работы в пустынных и незаселенных местах и т.п.). Эти особенности отражены в Правилах радиосвязи морской подвижной службы и морской подвижной спутниковой службы Российской Федерации (утверждены приказом Минтранса РФ № 137, Минсвязи РФ № 190, Госкомрыболовства РФ № 291 от 04.11.2000).

Образец оформления радиограммы

Факсограмма

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факси́мильная связь - телеком-муникационная технология передачи изображений электрическими сигналами.

Факсимильный терминал (телефакс)- устройство, обеспечивающее преобразование графической информации на бумажном носителе в электрические сигналы, их пересылку по сетям электросвязи и прием - обратное преобразование.

Факсимильная связь позволяет передавать тексты, таблицы, рисунки, чертежи. Важное преимущество факсимильной связи - отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе, что невозможно при использовании телеграфной или телексной связи.

По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и их оформлению определяются видом отправляемого документа (договора, протокола, акта и т.д.). Однако в большинстве случаев факсограммы служат средством оперативного ведения деловой переписки и оформляются с учетом требований, предъявляемых средствами факсимильной связи.

В настоящее время в законодательстве и инструкциях по делопроизводству нет единоного подхода к определению юридической силы факсограмм. В законодательстве признается приинципиальная возможность их использования при заключении сделок, представления отчетных и статистических данных. Вместе с тем, в подзаконных актах и на практике существует ряд ограничений на использование факсограмм, которые, в частности, связаны с тем, что они не содержат подлинных подписей и оттисков печатей. В ряде случаев факсограммы принимаются к исполнению только при условии, что в дальнейшем последует посылка документа-оригинала.

Существуют определенные требования к документам, отправляемым факсимильной связью, зависящие от передающей и принимающей аппаратуры (телефакса). Все, что подлежит передаче по телефаксу (текст, фотография, чертеж и т. п.), должно размещаться в пределах ограничительной рамки телефакса. Современная телефаксная аппаратура пе­редает листы формата А4.

Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны контрастными (черными, темно-синими) чернилами, пастой шариковой ручки, тушью. Не рекомендуется отправка документов, отпечатанных с использованием красного, зеленого, желтого цветов; на красной или серой бумаге; а также напечатанных шрифтом слабой контрастности или с недостаточной четкостью. Не допускается волнис­тость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

Правила передачи и приема документов с использованием факсимильной связи закрепляются в инструкциях по делопроизводству и включают следующие основные положения:

ü Аппараты факсимильной связи (телефаксы), имеющие официальные номера организации, устанавливаются в Службе документационного обеспечения управления. Доставка факсограмм в структурные подразделения обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих подразделений. Контроль за использованием аппаратуры факсимильной связи, установленной в подразделениях организации, осуществляется их руководителями.

ü Документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся течение одного года.

ü По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации.

ü К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

ü Объем передаваемого документа ограничивается (в соответствии с инструкция по делопроизводству в различных организациях это ограничение может составлять от 2 до 10 страниц).

ü Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения.

ü Запрещается передавать тексты документов с информацией ограниченного доступа (секретные, с пометками «Для служебного пользования», «Не для печати» и т.д.).

ü В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».

ü Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода

ü Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в организацию, осуществляется в картотеках (журналах) установленной формы

ü После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Поступившие факсограммы передаются адресату в день их приема, срочные - немедленно. Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.

В настоящее время в организациях связи действуют факсимильные службы - телематические службы, предназначенные для предоставления услуг передачи документов (сообщений) между факсимильными терминалами.

Примечание: телемати́ческие службы (ТМ службы) - службы электросвязи, за исключением телефонной, телеграфной служб и службы передачи данных, предназначенные для передачи информации через сети электросвязи. Примерами ТМ служб являются: факсимильные службы, службы электронных сообщений, службы голосовых сообщений, службы аудио/видеоконференции, а также службы доступа к информации, хранящейся в электронном виде.

Факсимильные службы делятся на категории:

а) абонентские факсимильные службы - Телефакс (служба реального времени) и Комфакс (служба с промежуточным накоплением); б) клиентская факсимильная служба – Бюрофакс.

Служба Телефакс обеспечивает соединение абонентских факсимильных терминалов как внутри страны, так и с абонентскими факсимильными терминалами, расположенными в других странах.

Клиентская служба Бюрофакс предназначена, в первую очередь, для предоставления услуг факсимильной связи потребителям, не имеющим собственных факсимильных средств. Служба Бюрофакс обеспечивает передачу, прием и доставку сообщений с помощью факсимильного терминального оборудования, располагаемого в так называемых бюро общего пользования (на базе службы доставки телеграмм и отделений связи). Служба Бюрофакс обеспечивает предоставление потребителям следующих услуг:

— подачу документа для отправки через операционное окно передающего отделения связи;

— подачу документа с факсимильной установки отправителя;

— доставку факсимильного сообщения адресату (получателю) доставщиком;

— доставку факсимильного сообщения средствами электросвязи на факсимильную установку получателя;

— доставку факсимильного сообщения средствами почты;

— выдачу факсимильного сообщения получателю без предварительного уведомления (до востребования);

— выдачу факсимильного сообщения получателю по предварительному уведомлению, переданному средствами почты или электросвязи (по телефону, на абонтскую установку АТ/Телекс);

— различные категории срочности передачи и доставки сообщений.

Способ доставки сообщения получателю определяется отправителем.

Абонентская служба Комфакс - факсимильная служба с промежуточным хранением, обеспечивающая абонентам широкий набор дополнительных сервисных услуг, в том числе:

— передачу сообщений в заранее назначенное время;

— многоадресную и циркулярную передачу;

— автоматический сброс сообщений на терминал получателя;

— получение сообщений в заранее определенный интервал времени;

— организацию абонентских факсимильных почтовых ящиков;

— уведомление о приеме для обработки и о доставке сообщения адресату;

— повторную передачу.

Создание абонентской службы Комфакс связано с тем, что надежная, быстрая и качественная факсимильная связь зачастую не может быть обеспечена на телефонной сети общего пользования. Наличие в службе Комфакс промежуточных накопителей открывает дополнительно возможность передачи факсимильных сообщений без обязательного одновременного присутствия на связи оборудования отправителя и получателя сообщения. Это обстоятельство имеет особое значение для организации связи абонентов различных часовых поясов.