Сортировка и группировка записей в отчете

В отличие от макета формы макет отчета может содержать дополнительные разделы, связанные с группировкой данных. Каждая группа содержит заголовок и примечание, располагающиеся в области данных:

· Заголовок группы –область, содержащая имя группы и другие сведения, применимые к группе целиком, и печатающаяся в начале каждой группы;

· Примечание группы –область, содержащая результаты групповых вычислений и печатающаяся в конце каждой группы.

В отчете можно создать до 10 уровней группировки записей. Если записи группируются по нескольким полям или выражениям, то формируется несколько уровней группировки. По первому полю или выражению создается первый и самый приоритетный уровень группировки, по второму – следующий уровень и т.д.

Задание 8.4.2

Открыть в режиме конструктора отчет, созданный с помощью мастера отчетов и содержащий данные из таблиц ЗАКАЗЫ и ВЫПОЛНЕНИЕ. Проанализировать макет отчета.

Для выполнения сортировки и группировки записей в отчете (Рис.??) надо воспользоваться кнопкой Сортировка и группировкана панели инструментов "Конструктор отчетов" .

При этом в первой строке столбца Поле/выражение (Рис. 107) задается имя поля или вводится выражение, определяющее первый (основной) уровень сортировки, во второй строке определяется второй уровень сортировки и т.д.

Каждое поле или выражение столбца Поле/выражение имеет набор свойств, определяющих параметры группировки. Чтобы создать уровень группировки и определить другие свойства группы, надо задать значение "Да" по крайней мере для одного из свойств Заголовок группыилиПримечание группы.

Рис.109. Панель Сортировки и группировки

Свойствами группы являются следующие:

· Заголовок группы –указывает наличие заголовка группы, определяемого полем или выражением;

· Примечание группы– указывает наличие области примечаний группы, определяемой полем или выражением;

· Группировка –определяет способ группировки значений, который зависит от типа данных поля, по которому проводится группировка. (При группировке по выражению выводится полный список значений данного свойства);

· Интервал –определяет любой допустимый интервал значений поля или выражения, по которому проводится группировка (зависит от типа данных);

· Не разрывать –задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице.

Задание 8.4.3

Проанализировать свойства каждой группы отчета.

Изменение порядка сортировки и группировки в отчете выполняется путем перемещения мышью строки (Рис.108), соответствующей полю или выражению, по которому производится сортировка или группировка, в новое положение. Если перемещаемые группы имеют заголовки или примечания, то на новую позицию будут перемещены заголовки, области примечаний и все созданные в них элементы управления. Однако, при этом может оказаться необходимым уточнение положения элементов управления в областях заголовка и примечаний.

Задание 8.4.4

Изменить порядок группировки данных в отчете и просмотреть результаты в режиме предварительного просмотра.

Включение дополнительного поля или выражения, по которому предполагается проводить сортировку или группировку, выполняется путем выделения строки, в которую требуется вставить новое поле или выражение, и нажатия клавиши Insert. В появившейся новой строке необходимо ввести соответствующее значение в столбец Поле/выражение.

Удаление поля или выражения, по которому производится сортировка или группировка, выполняется путем выделения соответствующей строки и нажатия клавиши Del.

Рис.110. Группировка по полю ГОРОД

и сортировка по полю ШИФР ПРЕДПРИЯТИЯ.

Задание 8.7

Создать с помощью мастера отчет в один столбец для таблицы ПРЕДПРИЯТИЯ, включив все поля этой таблицы и обеспечив сортировку по полю ШИФР ПРЕДПРИЯТИЯ.

В режиме конструктора отчетов обеспечить группировку записей по городам, значения поля ГОРОД при этом не должны повторяться.

При необходимости переместите элементы управления.