Организация специальных мероприятий для СМИ

Характерные черты взаимодействия со СМИ:

• Массовость аудитории;

• Гетерогенность аудитории;

• Использование высокоскоростных и репродукционных средств связи и информации;

• Быстрое распространение информации;

• Относительно небольшая стоимость получаемой информации.

Задачи PR-специалиста в медиа-рилейшнз:

• Не просто управление информацией, поступающей от организации в СМИ, но и управление теми сообщениями, которые распространяют СМИ на основе полученной информации (по сути создание медиаобраза).

• Организация должна сделать всё, чтобы информации позитивной (и вообще нужной для организации) было в неких узловых точках (например, в географических точках) существенно больше, чем негативной

Управление информацией (А. Чумиков):

• Формирование собственного информационного потока, не зависящего от жёстко контролируемого властями, конкурирующими структурами и т.п. – МОНОПОЛИЯ НА ИНФОРМАЦИЮ О СЕБЕ!

• Сегментирование информационного потока, манипулирование информацией – ГРАМОТНАЯ РАССТАНОВКА АКЦЕНТОВ!

• Приоритетная поставка информации, информационное партнёрство – ОПРЕДЕЛИТЕ ДРУЗЕЙ И УПРАВЛЯЙТЕ ЭКСКЛЮЗИВОМ!

Чем привлечь журналиста?

• Информационный крючок. Воспользоваться интересом к компании и снабжать «эксклюзивом».

• Ваш друг владелец или редактор. Использовать союзников из числа медийщиков.

• «Практика объятий». Открыть для журналиста «новый мир», где он уважаем и любим.

«Зоны разрыва» между СМИ и PR:

Зона коммерческая.

Суть: информация о компании является скрытой рекламой.

Поиск компромисса: информация о компании интересна, поэтому увеличит аудиторию СМИ.

Зона информационная.

Суть: информация о компании неинтересна, поскольку касается только её самой.

Поиск компромисса: информация о компании интересна, поскольку её деятельность касается значительного количества людей.

Новость

Информационное сообщение, имеющее отношение к жизни организации (либо другого субъекта), базирующееся на новизне происходящего. При этом основанием для новости может стать любое событие или даже просто аспект деятельности компании!

Новостные PR-мероприятия:

• Пресс-конференция – встреча журналистов с представителями компании для широкого освещения заявленной темы;

• Брифинг – краткая пресс-конференция, концентрирующаяся по узкой теме;

• Пресс-тур – посещение журналистами предприятия.

Участники пресс-конференции

• Спикер – человек (люди), озвучивающий информацию для журналистов;

• Координатор – человек, отвечающий за организацию пресс-конференции;

• Модератор – человек, ведущий пресс-конференцию;

• Вспомогательный персонал – люди, отвечающие за отдельные аспекты проведения пресс-конференции;

• Журналисты.

По Алёшиной: Специальные события — это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания общественности к самой компании, её деятельности и продуктам. Спецсобытия призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в самой компании и окружающей её среде, стать событием для целевых групп общественности.

Подготовка спецсобытия предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария, расписанного по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать, — их следует оставить только для публики.

Мероприятия для СМИ

К таковым помимо обязательной текущей и регулярной работы со СМИ посредством рассылки пресс-релизов, ответов на запросы, личных контактов и контактов по телефону можно отнести: пресс-конференции, брифинги, встречи со СМИ, бизнес-ланчи, бизнес-ужины, презентации для СМИ, встречи СМИ с руководителями фирмы, интервью, экскурсии по организации, специальные мероприятия для СМИ (выезд на объект) и т.д.

Место. Для проведения таких мероприятий используются:

а) собственные помещения фирмы-организатора;

б) помещения информагентства;

в) арендуемые помещения (в гостинице, бизнес-центре);

г) места на открытом воздухе (выезд прессы на объект, экскурсия, поездка за город, на загородную базу организации).

В соответствии с программой мероприятия требуется:

– достаточно места в основном помещении и наличие дополнительных, вспомогательных помещений;

– техническое оснащение или возможность установить требуемое техническое оборудование.

Реклама и информирование. Оповещение о мероприятии может происходить путем:

– рассылки информации о мероприятии по электронной почте или по факсу (в газеты, журналы, электронные СМИ, информагентства);

– помещения рекламы о мероприятии в печати;

– личных (телефонных) контактов с журналистами.

Иногда для последующей регистрации на пресс-конференции или другом мероприятии и для работы с журналистами необходимо получить подтверждение о присутствии со стороны приглашенных СМИ.

Представление информации. Заранее готовится программа мероприятия для СМИ: определяется время его начала, продолжительность, порядок выступлений, время для ответов на вопросы, а также для фуршета и других дополнительных элементов программы. Если предполагается выезд за пределы основного места (здания фирмы, информагентства), то в программе учитывается время перемещения и обеспечения мероприятия, возможный транспорт, необходимый для переезда.

Персонал. Прежде всего это участники основного мероприятия со стороны фирмы – руководители, другие выступающие, а также технический персонал – сотрудники, регистрирующие представителей СМИ, те, кто проводит прибывающих представителей СМИ до помещения, в котором проходит мероприятие (если возникает такая необходимость), лица, отвечающие за транспорт и за основную и дополнительную программу мероприятия (информационная и культурная часть).

Действия после мероприятия. Если ожидаются публикации о мероприятии, то PR-специалист может связаться по телефону или электронной почте с журналистами для уточнения информации, сообщенной фирмой на мероприятии (точные цитаты, дополнительные данные, согласование текста статьи по желанию журналиста).

Если целью мероприятия было поддержание или развитие отношений, то можно отправить благодарственные письма за участие в мероприятии или выразить благодарность по телефону, а также закрепить неформальные контакты с представителями СМИ.