Подготовка отчетов в MS Access

Мастер построения отчетов.

Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

2. В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

3. Щелкнуть на кнопке ОК

4. Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку.

5. На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.

6. На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.

7. На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.

8. На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.

9. Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер отчетов.

10. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

11. Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

Конструктор отчетов.

Отчет состоит из нескольких частей, называемых разделами. Рассмотрим их назна­чение. Разделы отчета включают заголовок отчета, примечание отчета, об­ласть данных отчета, а также верхний и нижний колонтитулы страниц отчета. Заго­ловок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы страницы не являются обязательными элементами структуры отчета. Эти разделы можно добавить или уда­лить из отчета с помощью соответствующей команды меню Видв режиме Конструктора.

Раздел заголовка отчета определяет высоту области заголовка отчета. Этот раздел может содержать текст, графику и другие элементы управления, которые будут вы­водиться в верхней части отчета. В многостраничном отчете раздел заголовка ото­бражается только на первой странице.

Раздел области данных предназначен для отображения записей источника данных отчета. Этот раздел может содержать элементы управления для отображения данных из каждой записи в источнике — таблице и запросе.

Раздел примечаний отчета определяет высоту области примечания отчета и добавля­ется вместе с разделом заголовка отчета. При печати многостраничного отчета при­мечание будет отображено только внизу последней страницы.

Для добавления областей заголовка и примечания отчета выберите команду Вид, Заголовок/примечание отчета. Если отчет уже содержит данные области, то команда меню Заголовок/примечание отчетабудет отмечена флажком. В этом случае команда Вид, Заголо­вок/примечание отчета позволяет удалить области заго­ловка и примечания из отчета.

Стоит обратить внимание на то, что при удалении областей заголовке или примечания отчета, содержащих текст либо другие элементы управления, Ассеss выводит диалоговое окно, предупреждающее об удалении содержимого заголовка и примечания.

При печати многостраничного отчета содержимое разделов верхнего и нижнего ко­лонтитулов страниц отчета выводится на каждой странице. Чтобы добавить к отчету верхний и нижний колонтитулы, выберите команду Вид, Колонтитулы. Если отчет уже содержит эти области, то команда меню Колонтиту­лыбудет отмечена флажком. Для удаления областей верхнего и нижнего колонтитулов страниц отчета снова выберите команду Вид, Колонтитулы.

Поскольку отчеты, как правило, включают группировку записей и вывод промежу­точных итогов, в них могут присутствовать дополнительные разделы Заголовок груп­пыи Примечание группы. В зависимости от количест­ва уровней группировки в отчете может быть разное количество таких разделов.

В Access предусмотрена возможность изменения размеров отчетов и его разделов. Чтобы изменить горизонтальный размер, т. е. ширину отчета, с помощью мыши перетащите правую границу отчета влево или вправо. При этом горизонтальная ли­нейка, расположенная в верхней части окна Конструктора отчетов, поможет устано­вить точную ширину отчета.

Чтобы изменить вертикальные размеры области какого-либо раздела отчета, по­местите указатель мыши на нижнюю границу области так, чтобы он принял форму черты с двумя вертикальными стрелками, и перетащите его вверх или вниз. В этом случае вертикальная линейка, расположенная в левой части окна Конструктора от­четов, поможет установить точную высоту области раздела.

Вертикальный размер отчета определяется вертикальными размерами всех разделов отчета.

Спектр инструментальных средств режима Конструктора широк. Вот перечень основных его элементов:

· Панель инструментов Конструктор отчетов.Кнопки этой панели дублируют некоторые команды меню режима Конструктора отчетов.

· Панель инструментов Формат. Кнопки данной панели облегчают форматирование элементов управления (например, выбор цвета и стиля рамок элементов управления или параметров оформления текста).

· Панель инструментов Панель элементов, с помощью которой в отчет добавляются элементы управления (рис. 1.7).

· Вертикальная и горизонтальная линейки позволяют производить точную размет­ку отчета и его разделов.

· Крайняя правая вертикальная линия позволяет определить шири­ну отчета — расстояние до его правой границы.

· Крайняя нижняя горизонтальная линия позволяет определить вы­соту нижнего поля отчета.

· С помощью вертикальной и горизонтальной полос прокрутки можно просматривать части отчета, находящиеся за границами области окна Конструктора отчетов.

35. Облачные технологии как сервисы сети Интернет.