Тема 1.2 Нормативно-правовое обеспечение российского делопроизводства

Цель:знакомство с нормативно-правовой базой делопроизводства; нормативными актами разного уровня.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современ­ной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы со­здания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб дело­производства на всех уровнях управления (рис. 1.5).

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по дело­производственному обеспечению управления оказались рас­сеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела,

Рис. 1 Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие ха­рактеристики законодательных и нормативных актов, со­держащих как отдельные требования по организации де­лопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государ­ственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Фе­дерации. В Конституции указано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и рас­пространять информацию любым законным способом...» (4.4, ст. 29). Это положение развито в важнейшем правовом акте — Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных: технологиях и защите информации».

Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформу­лировал необходимую терминологию (информация, до­кументированная информация, электронное сообщение и др.), определил принципы правового регулирования в сфе­ре информации, информационных технологий и защиты информации.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документи­рования. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основа­нии которых действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных докумен­тов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответ­ственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов РФ (Законы «О языках на­родов Российской Федерации», «Об участии в международ­ном информационном обмене», «О товарных знаках, зна­ках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «О бухгалтерском учете», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Го­сударственного герба Российской Федерации» и др.) содер­жат нормы, которые должны учитываться при составле­нии и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к доку­ментам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интер­нета, а также приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Назовем также ряд постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляю­щих государственную тайну, к различным степеням сек­ретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной инфор­мации» и др.

Остановимся на нормативных актах, имеющих в насто­ящее время для организации делопроизводственного обес­печения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении. Вот эти до­кументы:

— Государственная система документациониого обес­печения управления. Основные положения. Общие требо­вания к документам и службам документациониого обес­печения (ГСДОУ) [4].

ГСДОУ в настоящее время пока остается наиболее пол­ным общеотраслевым нормативным актом, регламентирую­щим работу с деловыми документами. Как уже было сказа­но выше, нормы и правила ГСДОУ базируются на основ­ных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР еще в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к докумен­тированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управ­ления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и техно­логий сбора, обработки и анализа информации.

Кроме того, ГСДОУ обеспечивает нормативное закреп­ление изменений, связанных с появлением негосударствен­ных форм собственности и совершенствованием работы аппарата управления.

В ближайшие годы планируется разработка новой ре­дакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с доку­ментами на предприятиях и в организациях. Принципиаль­ное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированно­го документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые ре­дакторы, электронная почта, Интернет, автоматизирован­ная номенклатура дел и т, д.).

Исходным мероприятием по переводу традиционного делопроизводства документационного обеспечения уп­равления на более высокий уровень развития предполага­ется разработка Федерального закона «О документационном обеспечении управленческой деятельности», подготав­ливаемого Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела. Закон будет сопровождаться комплексом подзаконных нормативных актов, устанавливающих еди­ные требования к управленческой документации, учитыва­ющих требования международных стандартов.

— Делопроизводство в федеральных органах испол­нительной власти. Типовая инструкция по делопроизвод­ству( 8)

Типовая инструкция утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб ДОУ, документи­рованию управленческой деятельности и организации рабо­ты с документами в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, агентствах, службах.

Типовая инструкция, отражая специфику подготовки нормативной документации федерального уровня, по со­держанию и оформлению документов увязана с действую­щим национальным (государственным) стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 в отношении требований к оформлению управ­ленческой документации.

— Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Федеральный закон регулирует отношения в сфере орга­низации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда РФ и других архивных доку­ментов независимо от их форм собственности, а также от­ношения в сфере управления архивным делом в Россий­ской Федерации в интересах граждан, общества и государ­ства, Наряду с данным основополагающим законом в стране действуют нормативные акты разного уровня по обеспече­нию сохранности документов, на которые по мере необхо­димости в настоящем пособии будут делаться соответству­ющие ссылки.

— ГОСТР 6.30-2003. Унифицированные системы до­кументации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформ­лению документов [2].

Национальный (государственный) стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным до­кументом по оформлению служебной документации. Стан­дарт принят постановлением Госстандарта России (теперь — Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003 г. № 65-ст. В стандарте отра­жены проверенные временем требования к оформлению уп­равленческих документов, оговоренные в ранее действовав­ших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распрос­траняются на организационно-распорядительные докумен­ты, относящиеся к Унифицированной системе организаци­онно-распорядительной документации (УСОРД) — поста­новления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в Обще­российский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению, к бланкам документов, включая бланки документов с вос­произведением Государственного Герба Российской Феде­рации.

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ