В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

Учебный материал к курсу

(1 полугодие 2015/2016 учебный год)

Дисциплина:Документационное обеспечение управления

Группы ЗК - 21

Составитель: Минина Н.В.

Раздел 1. Исходные понятия делопроизводства

Тема 1.1 Истоки делопроизводства: информация, управление, документ

Цель:познакомиться с этапами становления делопроизводства в России;

с исходными понятиями делопроизводства; с основными правилами оформления документов.

План

1.Этапы становления делопроизводства в России.

2.Основные понятия делопроизводства.

3. Документ, его функции. Способы документирования.

Делопроизводствомназывают отрасль деятель­ности человека по разработке и оформлению докумен­тов, организации их движения, учета и хранения. В настоящее время вместо термина делопроизводство нередко применяют равнозначные ему термин документационное обеспечение управления.

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документировани­ем. Вопросы движения и учета документов охватывают­ся понятием документооборот. Деятельность по органи­зации хранения документов относят к архивному делу.

Какие этапы становления пережило делопроизводство в России?

ВРоссии к началу XVII века первым сложилось приказноеделопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Доку­менты имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизвод­ство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ве­давшие отдельными отраслями государственного управ­ления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены мини­стерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопро­изводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

Исходные понятия делопроизводства

В годы Советской власти было выработано делопро­изводство, характерное для централизованного управле­ния народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, вне­дрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информацион­ных элементов документов. Была предпринята попыт­ка внедрения Единой государственной системы дело­производства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществля­лось освоение унифицированных систем документа­ции, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопро­изводства, базируясь на Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере че­ловеческой деятельности, называется системой доку­ментации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определен­ной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

Обязательным условием организационной иуп­равленческой деятельности на предприятиях, в организациях является документирование. Организация и уп­равление характеризуются разнообразием и повторя­емостью рабочих ситуаций и предпринимаемых дейст­вий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стан­дартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправ­данного многообразия документов, приведение к еди­нообразию их форм, структуры, языковых конструк­ций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопро­изводстве. Результаты разработки при этом оформля­ются в виде межгосударственных (ГОСТ), государ­ственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, организаций независимо от формы собственности (СТП).

В разработке унифицированных систем документа­ции накоплен большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подвергся определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90).С 01.07.1998 года в Российской Федерации применя­ется ГОСТ Р 6.30-97¹, внесший существенные измене­ния в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торго­вой, снабженческо-сбытовой и др.).

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифици­рованная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.