Экспертиза ценности документов
Экспертиза ценности документов — это определение значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер. Документы, создающиеся в процессе деятельности организаций, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения. Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производственные отделы. В пределах каждого подразделения сначала просматривают документы для постоянного хранения наиболее полно характеризующие основную деятельность организации: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т. д. Архивными учреждениями разработаны типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий, и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и сбыт продукции и т. д.) (Приложение 21). На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в «Основных правилах работы ведомственных архивов». Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего хранения и использования. Если строго следовать установленным архивным правилам, в бухгалтерии документы должны храниться еще год после окончания текущего года. В этот период к ним часто обращаются за справками, работа с некоторыми документами завершается в начале нового календарного года.
Хранение документов По истечении срока хранения дел в подразделениях организации дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив организации. Например, дела за 2005 г. должны обрабатываться и сдаваться в архив в 2006 г. Так как во многих организациях архивы не имеют достаточных площадей, а вновь созданные, как правило, небольшие организации не предусматривают их в своих структурах, «Основные правила работы ведомственных архивов» разрешают хранение дел в централизованной службе делопроизводства или в структурных подразделениях. Таким образом, если архива в организации нет, бухгалтерия должна хранить свои документы до истечения сроков их хранения, после чего они подлежат уничтожению в установленном порядке. Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и ГСДОУ. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В крупных организациях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архивного учреждения. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются полное и официально принятое сокращенное наименование организации в именительном падеже, название структурного подразделения, номер дела по описи, номер тома, заголовок, дата, количество листов, срок хранения. При изменении наименования организации или структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дописывается новое название, а прежнее заключается в скобки. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды й формы отчетности и т. д.). Заголовок дела переносится из сводной номенклатуры дел и состоит из элементов, расположенных в следующей последовательности: • название вида или разновидности документов (приказы, отчеты, переписка); • название организации (автор документа); название организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа); • краткое содержание документа дела; название местности, с которой связано содержание документов дела; • дата (период), к которой относятся документы дела; указание на количество копий документов дела. Подлинность документов в заголовке не оговаривается. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок тома. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. Наклейки на обложках дел постоянного хранения не допускаются. Документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подшиваются в твердую обложку на 3-4 прокола с учетом возможности свободного чтения текста, дат и резолюций. Металлические скрепки и булавки должны быть удалены. Листы в делах постоянного хранения нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитый документ любого формата (развернутый или сложенный) нумеруется как один лист. В конце пронумерованного дела делается заверительная надпись по установленной форме. Обеспечение сохранности документов возлагается на лиц, ответственных за работу с ними. Дела с момента их заведения и до сдачи в архив учреждения или уничтожения хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных закрывающихся помещениях, отвечающих требованиям пожарной безопасности, имеющих определенный темпера- турно-влажностный режим. Дела помещаются в закрывающиеся шкафы канцелярского типа, предохраняющие документы от пыли, воздействия солнечного света и обеспечивающие их сохранность. Изъятие и выдача каких-либо документов из дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя организаций с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника. В течение делопроизводственного года на выданное по служебной необходимости дело заполняется карточка-заместитель, в которой указываются структурное подразделение, номер дела, заголовок, дата выдачи, кому дело выдано, дата возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Передача дел в архив организации производится через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства. Архив организации ведет учет документальных материалов по фондам и единицам хранения. Для обеспечения сохранности документов периодически в сроки, устанавливаемые руководителем организации, но не реже одного раза в 10 лет, проводится проверка наличия и состояния материалов. Для этой цели приказом руководителя организации создается специальная комиссия. С целью наиболее полного раскрытия содержания документов, хранящихся в архиве, создаются каталоги документальных материалов. Каталог является справочником обо всех материалах, имеющихся в архиве. В зависимости от содержания документов каталоги могут быть предметными, тематическими, систематическими, по номенклатуре дел и др. Для раскрытия содержания единиц хранения, сформированных из постановлений, протоколов и других документов, составляются указатели содержания документальных материалов. Указатели могут быть тематическими, предметными, хронологическими и именными. Категорически запрещается выдавать документальные материалы, хранящиеся в архиве, для работы на дом. При работе с документами архива запрещается подчеркивать текст, делать на нем какие-либо пометки, загибать листы, пользоваться в качестве закладок ручками, карандашами и делать проколы при снятии графических копий. Состояние возвращенных в архив после использования документальных материалов должно быть проверено в присутствии лица, сдающего эти материалы. В необходимых случаях по просьбе и за счет заинтересованного лица или организации с документов могут быть сняты копии, которые заверяются архивом. Все копии после их просмотра и с разрешения руководителя организации выдаются под расписку. На основании хранящихся документов архив организации выдает архивные справки, копии и выписки. Архивной справкой называется составленное архивом и официально заверенное письменное сообщение о том, какие сведения и в каких именно документах, хранящихся в данном архиве, имеются по существу запроса. Справки могут быть биографическими, содержащими сведения об определенном лице, и тематическими, включающими сведения по какому-либо вопросу или теме. В тематической справке изложение дается в хронологическом порядке событий. Всем организациям и учреждениям справки выдаются только на основании письменного запроса. Отдельным гражданам могут выдаваться архивные справки биографического характера: о трудовом стаже, зарплате, специальном образовании и т. п. Такие справки выдаются на основании письменных заявлений, в которых должно быть точно указано, для какой цели или для предъявления в какое учреждение требуется архивная справка. Если архивная справка составляется на основании незаверенных документов, то в ней указывается: «незаверенная копия», «неподписанный приказ» и т. п. Архивные справки составляются по установленной форме. Никакие сведения, выходящие за пределы запроса, в архивную справку не включаются. Архивная копия дословно воспроизводит весь текст подлинного документа, хранящегося в архиве. Такая копия заверяется. Архивной выпиской называется дословное воспроизведение части текста документа, относящееся к определенному вопросу, факту или лицу. Архивная выписка заверяется и является удостоверением того, что подлинник хранится в данном архиве. Подлинные личные документы, например, свидетельство о присвоении квалификации, невостребованные в свое время трудовые книжки, выдаются их владельцам на основании письменных заявлений. Желательно, чтобы помещение, в котором хранятся документы, было изолировано от других помещений. Оно должно быть сухим, безопасным в пожарном отношении и гарантировано от затопления. Окна первого этажа следует оборудовать металлическими решетками. Никаких печей и дымоходов в помещении не должно быть. Освещение только электрическое. Распределительные щитки, предохранительные пробки и рубильники не следует устанавливать в архивном помещении. Помещение архива оборудуется необходимыми противопожарными средствами, а между сотрудниками заранее распределяются обязанности на случай пожара. Высота стеллажа не должна превышать 2,2 м. Стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2 м, остальных проходов — не более 70-80 см. В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20°С) и относительную влажность воздуха — 50-65 %. В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается или пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов. Сроки хранения дел в архивах организаций устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения (Приложение 21). Контрольные вопросы 1. Что такое «документооборот» и какова его организация? 2. Что вы знаете о формах организации работы со служебными документами? 3. Изложите свое представление о табеле форм служебных документов и его назначении. 4. Как организуется работа с конфиденциальными документами на предприятии? ,5. Изложите основы работы с обращениями граждан в органы власти. 6. Что такое «дело» в делопроизводстве? 7. Что понимается под номенклатурой дел? 8. Каковы сроки хранения служебных документов? 9. Каковы способы хранения дел? 10. Каково расположение документов в делах? 11. Что понимается под экспертизой? 12. Как оформляется выдача служебных документов во временное пользование? Тема 5.4 Компьютеризация делопроизводства Цель: расширение знаний о роли технических средств в делопроизводстве, ознакомление с порядком организации документооборота. План 1. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве. 2. Персональные компьютеры в современном делопроизводстве. 3. Порядок организации документооборота с использованием средств телекоммуникации. В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы: — средства для составления документов; — копировальная и множительная техника; — средства обработки документов; — средства хранения, поиска и передачи документов; — техника управленческой связи. Каталоги, проспекты, реклама, специализированные профессиональные издания в этой области предлагают технические характеристики средств механизации и автоматизации. Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. Оргтехника — это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве. Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов. Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способами и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов вообще составляют только от руки. Это всевозможные заявления, автобиографии, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполняются трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т. п. Исторически сложилось так, что основным техническим средством делопроизводства ушедшего столетия стала пишущая машинка —- самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов. За долгий период развития делопроизводства создан ряд пишущих машинок, различающихся по принципу действия на механические, электрические, электронные, по назначению — на канцелярские, дорожные и специализированные. Самые простые и дешевые — механические пишущие машинки, однако они неудобны в работе. Более эффективны электрические машинки: при нажатии клавиш не требуют от машинистки больших усилий, обеспечивают гораздо большее количество экземпляров копий. Более высокой ступенью в обеспечении делопроизводственных процессов организации стало создание и использование электронных пишущих машинок, которые, имея достоинства электрических, обладают еще и памятью, прит ближающей их по эффективности к организационным автоматам. Память электронных пишущих машинок может быть как внутренняя (магнитная, электронная), так и внешняя (магнитные ленты, дискеты). В памяти таких машинок может храниться разнообразная информация: форматные документы, тексты-шаблоны, адреса и т. п. Извлекаемую из памяти информацию можно редактировать — изменять текст, адреса, фамилии. Электронные пишущие машинки могут иметь дисплеи, могут быть подключены к компьютеру для ввода-вывода необходимой информации и редактирования текстов с помощью более совершенных компьютерных редакторов. Выпускаются и портативные электронные пишущие машинки (Optima SP54, Olivetti, РТ505). К специализированным пишущим машинкам относятся машинки со шрифтом для слепых, наборно-пишущие автоматы и др. Пишущие автоматы (организационные автоматы) это агрегированный комплекс электромеханических и электронных устройств, предназначенных для автоматизации процесса составления, редактирования и изготовления текстовых и табличных документов. Их можно условно отнести к пишущим машинкам. В настоящее время на смену пишущим автоматам пришли персональные компьютеры, оснащенные принтерами, как более компактные и удобные в работе устройства. К средствам составления и оформления документов относится диктофонная техника — от диктофона (по существу представляющего собой миниатюрный магнитофон) до диктофонно-компьютерных систем (например, система «Аллегро STC-L132» и др.), позволяющих использовать речевой ввод информации на печать.
Популярное: Организация как механизм и форма жизни коллектива: Организация не сможет достичь поставленных целей без соответствующей внутренней... Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе... Модели организации как закрытой, открытой, частично открытой системы: Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия относительно независимы... Как построить свою речь (словесное оформление):
При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою... ©2015-2024 megaobuchalka.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. (425)
|
Почему 1285321 студент выбрали МегаОбучалку... Система поиска информации Мобильная версия сайта Удобная навигация Нет шокирующей рекламы |