Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол- вид документа, который входит в разные системы документации.

Протокол заседания - инф.-справоч. Документ, фиксирующий ход заседания, совещания и принятые решения.

Виды: 1.краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения.

2. полные - весь ход заседания записывается дословно.

3. сокращенные - краткие записи выступления, докладчиков и участников.

Оформляют на общем бланке или на бланке протокола. Не используют бланки с гербом или эмблемой организации.

Реквизиты: наименование структур.подрзделения, вид документа( в разрядку полужирный , 17 размер шрифта), дата, №,м место составления, заголовок к тексту, текст, подпись визы, гриф утверждения. Дата протокола – дата заседания.

Протоколам присваиваются порядк.номера, чаще всего календр.года, отдельно по каждой группе протокола. Место составления- протокола соот-ет наименованию населенного пункта, где проходило заседание. Заголовком к тексту протокола является название коллег.органа или конкрет. совещания, заголовок печатается со строчной буквы и согласуется со словом «протокол».

Текст полного и сокращённого протокола состоит из 2 частей – вводной и основной. Вводная часть начинается со слов «председатель» или «председательствующий» - печатается от границ левого поля с прописной буквы, без абз.отступа, через тире указывают инициалы, фамилию председателя. Можно указать должность. В след.строке аналогично указывается-секретарь. Председатель тот, кто ведет собрание, секретарь- фиксирует протокол. Сновой строки без абз.отступа пишут «присутствовали» и ставят : ,затем в этой же строке перечисляют ФИО присутствующих на заседании членов коллег.органа, должности обычно не указывают. Фамилии располагают а алф.порядке, строчными буквами, если присут-их больше 15, то здесь указывается их общее количество, от протокола прилагается список присут-их. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. На собраниях, съездах в разделе указываются сколько человек должно присутствовать и сколько присутствует фактически.

На многочисленных собраниях, где регистрация не проводилась указывают только цифру общую цифру.

Печатают слово «приглашенные» ,перечисляют ФИО и должности лиц, принимавших участие в заседании, но не являющихся членами коллег.органа. Печатают по алфавиту, сначала должности

затем ФИО. В протоколе перечисляются перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Начинается со слов «повестка дня» (выравнивается по центру) ,ставится двоеточие. Повестка дня содержит перечисления вопросов, фиксирующих последовательность обсуждений с фамилией докладчиков по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы формулируются в Пред.падеже, иногда в Им.п. К фамилии докладчика может быть добавлена и должность. Вопросы повестки дня печатают от границы левого поля и нумеруются араб.цифрами. На этом ввод.часть заканчивается.

Осн. часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела заканчивается словами «слушали, выступали, решили, постановили». Слово «слушали» печатают прописными буквами на одной строке с цифрами, затем ставят двоеточие. Номер ставят от границ левого поля.

1.СЛУШАЛИ:

В след.строке с абзац.отступа указывают в Им.п. ФИО докладчика(полужирным шрифтом можно), затем тире и излагает текст доклада, излагают от 1 лица, если имеется заранее отпечатанный текст, то доклад не записывается, а пишут –текст доклада прилагается. От границ левого поля печатают (без цифры) «выступили» ниже излагают выступление, ФИО выступавшего, через тире – выступление, потом фамилии выступавшего, через тире-выступление.

Оформляют слово «решили» и раздел «решение»- само слово печатают от границ левого поля. Решение может содержать 1 или несколько пунктов, если пункт 1, то он не нумеруется. Если протокол фиксирует решение об утверждении к-л документы, в тексте содержится ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколам. В качестве исполнителя указывают одно или несколько должностных лиц, срок может быть указан как календ.дата или как период выполнения работы, если решение принималось в результате голосования большинством голосов, то в протоколе пред разделом «решили» оформляют раздел «голосовали» и приводят итоги голосования: за, против, воздержались. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записываются в тексте протокола и после соответствующего решения. Затем аналогичным образом оформляют 2 и последующий пункт решения. Подписывают протокол председатель и секретарь.

Краткий протокол-для оперативных совещаний, небольших заседаний. Срок хранения- короткий.

Оформление: текст состоит из 2 частей, в вводной части-указывают инициалы, фамилии председателя, секретаря, а т/ж ФИО присутствующих лиц. Слово «присутствовали» печатается от границ левого поля, подчеркивается, после – ставится двоеточие, ниже - наименование должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименование должностей могут указываться обобщённо. Список присутствующих - в алфавитном порядке фамилий - пишут друг под другом. Список отделяется от осн.части сплошной чертой. В осн.части указывают номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения, номер вопроса проставляется римской цифрой, начинается с о/об ,печатается центровано 15 шрифтом и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстояние не более 1 интервала. Под чертой указываются принятые по вопросу решения, аналогичным образом оформляются и следующие вопросы. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего, его личную подпись т расшифровку подписи.

Копии протоколов рассылаются организациям и долж.лицам с указанием рассылки. Указатель составляет и подписывает ответ.исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протокола заверяются печатью службой делоп-ва. Принятое решение доводится до исполнителей в виде выписок из протоколо, которые оформляются на соот.-ем бланке и заверяются печатью делоп.службы.