Требования к составлению и оформлению телефонограмм

Телефонограмма– это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона

Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона

Дата, номер телефонограммы Время передачи Текст телефонограммы

Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

 исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

 должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

 должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

 входящим регистрационным номером полученной телефонограммы 

54. Первичные и сложные комплексы документов.

Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные.

Первичный комплекс документов – это обособленная единица для формирования документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.

Документы, которые создаются в результате деятельности учреждений, организаций, предприятий для удобства работы с ними, хранения и поиска подлежат систематизации и упорядочению в соответствии с нормативно-методическими требованиями и разработанными классификаторами. В этих целях исполненные и завершенные делопроизводством документы объединяется в первичные комплексы документов. Основным видом первичных комплексов документов на бумажном носителе является: дело.

Дело– совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дело может иметь несколько томов, или состоять из одного документа.

В архивном деле первичные комплексы документов обозначаются термином «единица хранения».

Документы учреждения, организации, предприятия представляют собой систематизированный комплекс, сформированный с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении и архивоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В документальный фонд входит всю документированная информация, образующаяся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, независимо от ее ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д.

Сложные комплексы (документальный фонд) – совокупность документов, образованных в деятельности юридического или физического лица. Такое лицо называется фондообразователем.

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.

Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется фондообразователь.

Признаками фондообразователя являются:

- его организационная (функциональная) обособленность, которая отражается в наличии правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;

- наличие самостоятельного баланса (сметы);

- наличие расчетного счета в банке;

- наличие штатного расписания, печати, собственных бланков;

- для физического лица – наличие документов, создаваемых в процессе его жизни и деятельности.

Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное или культурное значение и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд.

Архивный фонд – это учетная классификационная единица, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, оформленные или сложившиеся по определенным основаниям.

Архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.

Разновидностью архивного фонда является архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образованных в деятельности одного юридического лица.

Архивный фонд личного происхождения (иногда используется термин «личный фонд», «личный архив», что недопустимо), состоящий из документов, образованных в процессе жизнедеятельности лица, семьи, рода. Персональные собрания документов выдающихся деятелей литературы и искусства, в которые включены документы этих деятелей вне зависимости от того, к какому фонду они должны относиться по правилам фондирования, а также документы о данных лицах.

Объединенный архивный фонд – состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторические и (или) логически обусловленные связи:

- однородность и преемственность деятельности;

- подчиненность;

- единство объекта и времени деятельности и др.;

- для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи и отношения.

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному (название вида документа), объектному, авторскому и другим.

Архивные коллекции делятся на:

- поступившие в архив в уже сложившемся виде;

- образованные в самом архиве из отдельных документов.