Требования к составлению и оформлению служебных писем

Деловое (служебное) письмо - обобщенное наименование группы информационно-справочных документов, оформляемых на специальном бланке письма и используемых для обмена информацией между организациями и гражданами.

Письмо не должно быть длинным. Оно должно быть просвещено одному вопросу. Большинство писем должны быть объемом до 1 страницы текста, максимум - 5. Реквизиты: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту, текст, справочные данные (в бланке), отметка о наличии приложений, подпись, визы, отметка об исполнителе, оттиск печати на гарантийном письме.

Композиция текста письма определяется его назначением и содержанием. С точки зрения композиции письма бывают простые (одноаспектные) и сложные (многоаспектные). Первые составляются в управленческих ситуациях, не требующих изложения каких-то сложных вопросов и проблем. Вторые создаются в случаях, требующих детального описания ситуации, ее анализа, изложение истории вопроса, приведение различных доказательств и мнений.

Простые письма обычно имеют одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение, выражение благодарности, сочувствия и т.п. Письмо из двух частей включает обоснование и заключение. Обоснованием является изложение причин, целей, условий, может быть ссылка на документ. Заключение содержит просьбы, отказы, напоминания и т.д. Как минимум из 2х частей должны состоять письма-отказы и отрицательные ответы. В письме-отказе может быть информация о том, кто может решить данный вопрос положительно и/или при каких условиях. Расположение этих частей относительно друг друга может быть различным в зависимости от ситуации.

Сложное письмо состоит из 3х или 4х смысловых частей: вступление, основная часть и заключение. Вступление раскрывает тему письма, устанавливает связь между тем, что уже известно адресату и тем, что автор намерен ему сообщить. Во вступлении могут излагаться события, факты в их исторической последовательности, могут быть ссылки на документы или описания событий, имевших место в прошлом. Основная часть письма - раскрытие темы. В ней дается описание ситуации и ее анализ. Предмет письма может быть рассмотрен по частям, во взаимоотношении частей и в целом. Основная часть должна быть сформулирована как аргументация для последующих выводов. Заключение - итог рассмотрения темы, выводы в виде предложений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Часто заключение начинается со слова, являющимся ключевым в выводе и определяющим разновидность письма. Если заключение содержит отказ, он формулируется как отрицание сделанного предложения или просьбы. Заключение может содержать несколько выводов, которые дополняют друг друга или наоборот исключают, если автор предлагает адресату самому выбрать вариант разрешения ситуации. В сложных письмах может быть предупреждение, доказательство от противного. Эта часть включается в текст, когда автор считает недостаточной аргументацию в основной части и хочет предотвратить появление у адресата противоположной точки зрения. в сложных письмах каждая часть как правило составляет самостоятельный абзац или даже несколько абзацев.

Как правило, в текст деловых писем включаются этикетные фразы, которые не являются обязательными. В начале письма может быть помещено обращение к адресату, выражающая уважение к лицу. Задача - установить контакт, привлечь внимание, заинтересовать в теме письма. При обращении учитываются служебное положение, сферы деятельности, отношения, возраст и др. Обращение всегда заканчивается "!". Наиболее официальный характер носит обращение по должности. Оно используется по отношению к лицам, занимающим высокое положение. Обращение по должности используется также при направлении нескольким адресатам (уважаемый господин директор). Официальный характер носит и обращение по фамилии (без инициалов). Может использоваться во всех ситуациях. Обращение по имени и отчеству используется при налаженных деловых отношениях, когда они имеют постоянный характер. При обращении к группе лиц - уважаемые господа. При обращении к лицам одного профессионального круга - уважаемые коллеги. К лицам, составляющим определённую социальную группу допускаются обращения: уважаемые ветераны, уважаемые жители города Ижевска и т.п. К особо уважаемым персонам допускается обращение «глубокоуважаемый». Нарушением нормы русского языка является обращение «многоуважаемый», нельзя использовать «дорогой». В претензиях, требованиях и других письмах негативного характера не рекомендуется использовать обращения.

Если текст начинается с этикетной фразы, то и заканчивать принято этикетной фразы "С уважением", которая печатается под текстом через 2-3 межстрочных интервала без абзацного отступа. Можно не ставить запятую.

При составлении текстов писем могут использоваться 3 формы изложения: 1) от 1-ого лица мн.ч.

2) от 1-ого л. ед.ч., если письмо составлено на должностном бланке.

3) от 3-его л. ед.ч.

Не рекомендуется текст ответных писем начинать со ссылки на инициативный документ, так как для этого есть ссылка в бланке. При выражении просьбы, предложения, напоминания могут использоваться Вам, Вами, Вас. Они придают фразе смягченный тон и снимают излишнюю категоричность. Для деловой переписки характерно использование страдательных конструкций.