Технологии организации работы электронного документооборота в корпоративной сети

Оперативная и надежная связь между подразделениями, простота управления организацией и высокая скорость документооборота делают компанию конкурентоспособной, сильной и преуспевающей. Современные технологии, которые применяются в устройстве корпоративной связи, позволяют реализовывать высокотехнологичные проекты, проводить видео- и аудио конференции. Благодаря этому специалисты предприятия могут не только идти в ногу со временем, но и на шаг опережать своих конкурентов.

Проект локальной сети и ее устройство предполагают ряд основных этапов. Прежде всего, формулируется перечень требований предприятия, для которого будет создаваться корпоративная сетка. Это может быть повышение скорости обработки данных и ведения документооборота, возможность организации видео-связи, снижение затрат на связь между офисными площадками, и тому подобные задачи.

В зависимости от целей и задач, расстояния между офисами, возможностей имеющегося на предприятии компьютерного оборудования, наиболее удобной среды передачи данных и других факторов, выбирается оптимальная конфигурация системы.

После того, как конфигурация сети выбрана, составляются ее техническая и физическая модели. На этом этапе составляется перечень конкретных продуктов, которые потребуются для создания сети, определяются технические параметры сети и способы взаимодействия. Затем следует непосредственная установка системы: прокладка каналов, инсталляция, настройка и тестирование систем, обучение персонала.

Организация документооборота с помощью различных технологий:

¾ Электронная почта;

¾ Виртуальная локальная сеть;

¾ FTPсервер;

¾ Различные СЭД системы;

¾ Иные специализированные платформы (Система «АЦК - Бюджетные услуги»,1С и др.)

Электронная почта — технология и предоставляемые ею услуги по пересылке и получению электронных сообщений (называемых «письма» или «электронные письма») по распределённой (в том числе глобальной) компьютерной сети.

Электронная почта по составу элементов и принципу работы практически повторяет систему обычной (бумажной) почты, заимствуя как термины (почта, письмо, конверт, вложение, ящик, доставка и другие), так и характерные особенности - простоту использования, задержки передачи сообщений, достаточную надёжность и в то же время отсутствие гарантии доставки.

¾ Достоинствами электронной почты являются: легко воспринимаемые и запоминаемые человеком адреса вида имя пользователя @имя домена; возможность передачи как простого текста, так и форматированного, а также произвольных файлов; независимость серверов (в общем случае они обращаются друг к другу непосредственно); достаточно высокая надёжность доставки сообщения; простота использования человеком и программами.

¾ Недостатки электронной почты: наличие такого явления, как спам (массовые рекламные и вирусные рассылки); теоретическая невозможность гарантированной доставки конкретного письма; возможные задержки доставки сообщения (до нескольких суток); ограничения на размер одного сообщения и на общий размер сообщений в почтовом ящике (персональные для пользователей).

Виртуальной локальной сетью называется логическая группа узлов сети, трафик которой, в том числе и широковещательный, на канальном уровне полностью изолирован от других узлов сети. Это означает, что передача кадров между разными виртуальными сетями на основании MAC-адреса невозможна независимо от типа адреса — уникального, группового или широковещательного. В то же время внутри виртуальной сети кадры передаются по технологии коммутации, то есть только на тот порт, который связан с адресом назначения кадра. Таким образом, с помощью виртуальных сетей решается проблема распространения широковещательных кадров и вызываемых ими следствий, которые могут развиться в широковещательные штормы и существенно снизить производительность сети.

VLAN обладают следующими преимуществами:

¾ гибкость внедрения. VLAN являются эффективным способом группировки сетевых пользователей в виртуальные рабочие группы, несмотря на их физическое размещение в сети;

¾ VLAN обеспечивают возможность контроля широковещательных сообщений, что увеличивает полосу пропускания, доступную для пользователя;

¾ VLAN позволяют повысить безопасность сети, определив с помощью фильтров, настроенных на коммутаторе или маршрутизаторе, политику взаимодействия пользователей из разных виртуальных сетей.

FTP (File Transfer Protocol — протокол передачи файлов) — стандартный протокол, предназначенный для передачи файлов по TCP-сетям (например, Интернет). Использует 21-й порт. FTP часто используется для загрузки сетевых страниц и других документов с частного устройства разработки на открытые сервера хостинга.

Протокол построен на архитектуре «клиент-сервер» и использует разные сетевые соединения для передачи команд и данных между клиентом и сервером. Пользователи FTP могут пройти аутентификацию, передавая логин и пароль открытым текстом, или же, если это разрешено на сервере, они могут подключиться анонимно. Можно использовать протокол SSH для безопасной передачи, скрывающей (шифрующей) логин и пароль, а также шифрующей содержимое.

Первые клиентские FTP-приложения были интерактивными инструментами командной строки, реализующими стандартные команды и синтаксис. Графические пользовательские интерфейсы с тех пор были разработаны для многих используемых по сей день операционных систем. Среди этих интерфейсов как программы общего веб-дизайна вроде Microsoft Expression Web, так и специализированные FTP-клиенты (например, FileZilla).

FTP является одним из старейших прикладных протоколов, появившимся задолго до HTTP, и даже до TCP/IP, в 1971 году. В первое время он работал поверх протокола NCP. Он и сегодня широко используется для распространения ПО и доступа к удалённым хостам.

Системы автоматизации делопроизводства электронного документооборота (САДЭД), разрабатываемые в соответствии с принятой в январе 2002 г. Федеральной целевой программой «Электронная Россия» на период 2002 — 2010 гг. (На международном рынке подобные пакеты носят название «Системы управления электронным документом» — Electronic Document Management System, EDMS). САДЭД предусматривают обработку документов с помощью применения последовательности тесно взаимосвязанных технологий.

Системы САДЭД работают чаще всего в корпоративных информационных системах и реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В современных учреждениях основным технологическим инструментом работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и руководителей и объединенные в вычислительную сеть. Таким образом, появилась возможность использовать вычислительную сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса. При выборе системы электронного документооборота учитываются такие критерии, как интеграция с другими автоматизированными системами и базами данных, легкость освоения, удобство работы, обеспечение работы в сетях, надежность системы и защита от несанкционированного доступа. На российском рынке предлагается достаточно широкий выбор прикладных программ для автоматизации управления документооборотом. Наиболее известны системы: «Флагман. Документооборот»; система автоматизации документооборота «БОСС-Референт»; «1С: электронный документооборот»; «Галактика» — модуль «Управление документооборотом»»; «Кодекс: Документооборот» и др. Основные функции системы «Флагман. Документооборот» следующие: создание документов в различных форматах; получение документов по электронной почте и их автоматическая регистрация; сканирование документов и их сохранность в базе данных; создание и ведение регистров документов; поиск документов; построение форм ввода реквизитов документа и алгоритмов их обработки; расчет значений полей документов по заданным формулам; создание макетов для печати документов; задание этапов операций обработки документов; связывание документов; задание маршрутов обработки документов; рассылка заданий по документации, в том числе по электронной почте; уведомление о поступлении личных заданий по документам; обеспечение контроля за исполнением документа; ведение истории изменения документа; экспорт и импорт документов; разграничение прав доступа пользователей к документам. Система автоматизации документооборота «БОСС-Референт» (фирма «Ай Ти») охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства; она позволяет обрабатывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

Программа 1С предназначена для решения всех задач, которые входят в компетенцию бухгалтерской службы. В первую очередь имеется в виду ведение бухгалтерского и налогового учета, а также подготовка обязательной отчетности. Кроме того, возможности программы используются для выписки первичных документов, учета банковских и кассовых операций и т.п. Благодаря использованию программы «Бухгалтерия предприятия» автоматизируются все бухгалтерские операции на фирме, что позволяет значительно упростить процесс ведения отчетности.

Система «АЦК - Бюджетные услуги» обеспечивает возможность организации и автоматизации процессов, связанных с переходом к финансовому обеспечению автономных и бюджетных учреждений в форме субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания, в соответствии с требованиями Бюджетного Кодекса РФ и нормативно-правовых актов Министерства финансов РФ.

В состав комплексной системы входит концепция, методика и методология организации процесса планирования и анализа бюджетных расходов в разрезе государственных (муниципальных) услуг, а также программный комплекс, обеспечивающий его автоматизацию.

Пользователи:

¾ Финансовые органы субъектов РФ.

¾ Финансовые органы муниципальных образований.

¾ Главные распорядители бюджетных средств.

¾ Государственные (муниципальные) учреждения.