Диагностика целей, задач и их соответствия операционной деятельности

ТЕМА 1. Содержание и инструменты финансовой диагностики организации

Диагностику в общем виде можно представить как комплекс аналитических и исследовательских процедур трех типов в зависимости от решаемых задач.

1. Диагностика–сравнение. Проведение диагностических исследований предполагает сравнение состояния изучаемого объекта с какой-либо нормой или эталоном (показателями прошлого периода, лучшего достигнутого, желаемого и т.д.) с целью выявления отклонений и определения их характера – положительного или отрицательного. При этом дается заключение о соответствии технико-экономических и других параметров диагностируемого объекта с выбранным аналогом, а также про- водится общая экспресс-оценка состояния организации.

2. Диагностика–идентификация. Этот тип позволяет определить принадлежность исследуемого объекта конкретному классу, группе или совокупности, позволяет упорядочить и систематизировать изменения, получить выводы о положительном или отрицательном состоянии объекта исследования. К примеру, диагностика–идентификация дает возможность отнести изучаемую организацию к группе лидеров, динамично развивающихся или установить определенную степень кризиса, а воз- можно, и риск банкротства.

3. Третий тип: диагностика как способ управления.Разработанные управленческие предложения, направленные на совершенствование параметров функционирования в зависимости от полученных результатов, целей, принятых решений, проверяются на качество и эффективность с последующей корректировкой в ходе реализации.

Каждый тип диагностического исследования предполагает постоянный и систематический контроль над изменением состояния финансово-хозяйственной деятельности организации, выявление причинно-следственных связей, тенденций и закономерностей развития.

Существуют и такие виды диагностики:

1. Экспресс-диагностика. Этот вид диагностики применяется, когда нужно получить предварительную информацию о компании и наметить первоначальный план действий. Экспресс-диагностика состоит из анализа финансово-хозяйственной деятельности компании и интервьюирования ключевых сотрудников компании. Этот вид диагностики проводиться ориентировочно за 3 рабочих дня.

2. Диагностика отдельных блоков компании (персонал, финансово-хозяйственная деятельность, закупка, организационная структура и т.д.), в зависимости от целей. Срок – от 3 до 5 рабочих дней на один блок.

3. Комплексная диагностика компании, которая позволяет получить полноценную картину проблем и понять пути их решения.

В рамках комплексной диагностики проводится аудит:

• Финансово-хозяйственной деятельности
• Целей и задач и их соответствия операционной деятельности
• Бизнес-процессов
• Организационной структуры
• Юридической чистоты
• Финансовой структуры
• Системы управленческого учета и отчетности
• Персонала
• Системы автоматизации
• Системы продаж
• Маркетинговой функции
• Системы закупок.

Данная диагностика состоит из нескольких этапов:

1. Диагностика финансово-хозяйственной деятельности компании

2. Диагностика целей и задач компании и их соответствия операционной деятельности

3. Диагностика бизнес-процессов компании

4. Диагностика организационной структуры

5. Диагностика системы управленческого учета и отчетности

6. Диагностика персонала

7. Диагностика системы продаж

8. Диагностика системы автоматизации

Срок данного вида диагностики зависят от количества сотрудников в компании, уровня доступа к информации и многих других факторов, но ориентировочно от недели до месяца.

Конечным продуктом диагностики системы управления является отчет с описанием текущего состояния бизнеса клиента, перечнем процессов, «узкими местами», причинно-следственными связями, путями или программой реализации изменений.

Диагностика финансово-хозяйственной деятельности осуществляется в определенной последовательности, исходя из экономической целесообразности, решаемых задача и способов ее проведения:

1. Предварительный диагностический анализ финансовой несостоятельности (экспресс-анализ) или диагностика риска банкротства. Необходимость в таком исследовании вызвана требованиями текущей деятельности, когда необходимо быстро принимать решения, имея информацию о результатах деятельности, соотношении доходов и расходов, рисках и факторах возможного негативного развития ситуации.

2. Последующий (комплексный) диагностический анализ.

3. Исследование результатов реализации мер по оздоровлению финансово несостоятельной организации.

4. Прогнозирование финансово-хозяйственной деятельности на ближайшую и по возможности отдаленную перспективу, в том числе прогноз вероятных нежелательных событий и банкротства в частности.

Бизнес-диагностика – это прогнозное, оперативное и ретроспективное комплексное исследование финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Комплексная бизнес-диагностика деятельности предприятия выступает важным фактором организации планового развития системы управления предприятием в целях его финансового оздоровления; увеличения рентабельности производства; повышения реальной управляемости компаний; роста рыночной привлекательности и пр.

Цель диагностики системы управления – выявить резервы и пути повышения эффективности системы управления предприятием.

Задачи диагностики системы управления:

• выявить резервы сокращения постоянных и переменных затрат;
• выявить резервы повышения рентабельности компании;
• выявить резервы повышения производительности труда и оборудования;
• выявить «узкие места», тормозящие развитие компании;
• выявить причинно-следственные связи проблем предприятия;
• разработать организационные, технические, информационные и технологические предложения для реализации поставленных стратегических целей.

Целостность проводимых исследований обеспечивается краткосрочным, среднесрочным и долгосрочным характером бизнес диагностики.

Краткосрочный анализ нацелен на обеспечение гибкости оборотных средств и текущих обязательств при постоянстве основного капитала и долгосрочных источников финансирования. Данный анализ должен отражать степень возможностей менеджмента компании в текущем управлении бизнеса.

Среднесрочный анализ предполагает возможность увеличения собственных средств за счет накопления прибыли и наращивания основных средств. Долгосрочный же анализ базируется на обеспечении гибкости всех активов и пассивов, включая долгосрочное привлечение средств за счет эмиссий акций, образования совместных предприятий, долгосрочного залогового кредитования и др.

В зависимости от отраслевой и индивидуальной специфики, содержание бизнес-диагностики предприятия варьируется с точки зрения большей или меньшей детализации исследования.

Комплексная полномасштабная бизнес-диагностика деятельности предприятия включает в себя:

1. Анализ положения предприятия на рынке и его способности адаптироваться к условиям экономической конъюнктуры. По данному направлению целью диагностики является исследование эффективной рыночной стратегии компании, то есть того, насколько оптимально снабженческая и сбытовая политика предприятия адаптируется к изменению внешней экономической среды (т.е. как учитываются изменения рыночной конъюнктуры).

Результатом диагностики по данному разделу является определение системы конкретных управленческих мер, направленных на оптимизацию политики предприятия в области ценообразования, структуры сбыта, методов платежа, развития сбытовой сети, структуры и уровня цен по закупаемым материальным, трудовым и финансовым ресурсам и пр.

Производятся предварительные расчеты воздействия предполагаемого эффекта от намеченных управленческих мер на финансовые результаты предприятия.

2. Анализ финансового состояния предприятия. Здесь результатом бизнес диагностики будет определение оптимальной величины финансовых резервов предприятия, которая, с одной стороны, достаточна для обеспечения нормальной платежеспособности предприятия и, таким образом, сводит к минимуму издержки финансового риска (штрафные санкции банков по кредитам, неплатежи поставщиков и, как следствие, расторжение договоров, иски кредиторов, пени по платежам в бюджет и пр.), а с другой стороны, не является завышенной, то есть не отвлекает излишние оборотные ресурсы предприятия из текущей хозяйственной деятельности.

3. Анализ внутренней производственной эффективности (использования ресурсов, динамики величины и структуры затрат). Данный анализ посвящен проблемам оптимизации производственной деятельности, то есть учету того, насколько эффективно ресурсы предприятия (основной и оборотный капитал, трудовые ресурсы) используются в процессе производства продукции, работ, услуг.

Анализируются состояние организации труда, возможности реструктуризации активов (устранения избыточных ресурсов предприятия), эффект от осуществления программ развития производственного потенциала для интенсификации деятельности компании.

Результатом диагностики по данному разделу является разработка управленческих мер, направленных на повышение эффективности производства, а также расчет прогнозного эффекта от осуществления данных мероприятий.

4. Анализ инвестиционной политики и эффективности привлечения средств для капитальных вложений. В этом разделе диагностики анализируется оптимальность инвестиционной политики компании, эффективность финансирования и освоения капитальных вложений. Здесь затрагиваются следующие актуальные для любой компании вопросы:

• насколько рационально распределены средства предприятия между текущей деятельностью и капиталовложениями;
• какова оценка эффективности и степени финансового риска по наиболее крупным инвестиционным проектам;
• насколько оптимальна выбранная стратегия по привлечению средств для финансирования инвестиционной деятельности (долгосрочные кредиты банков, создание совместных предприятий, договоры о совместной деятельности, эмиссия акций);
• в какой мере подтверждается количественный расчет эффекта от различных вариантов проведения инвестиционной политики предприятия (использования различных конкретных проектов и их отражения в инвестиционном бюджете), а также от различных форм привлечения средств для осуществления капитальных вложений на будущие и текущие финансовые результаты предприятия.

5. Анализ организационной структуры, системы управления компанией, документооборота, распределения полномочий между руководством и подразделениями предприятия. В этой ипостаси исследуется эффективность организационной структуры предприятия с точки зрения обеспечения всех необходимых в хозяйственной деятельности предприятия функций; качественной системы внутреннего контроля; наличия эффективной системы стимулов, обеспечивающей заинтересованность подразделений в повышении финансовых результатов компании в целом, а также поддержания величины текущих издержек по содержанию аппарата компании.

По результатам анализа производится разработка рекомендаций по изменению организационной структуры предприятия в разрезе самых различных аспектов (создание новых функциональных служб, перераспределение полномочий между головной компанией и дочерними предприятиями, между руководством предприятия и его подразделениями, изменение механизма премирования подразделений и пр.) для обеспечения эффективной дея­тельности компании.

6. Анализ состояния бухгалтерского учета и отчетности. В его рамки входит внешний аудит отчетности компании (анализ состояния внешней финансовой отчетности); внутренний аудит деятельности компании (анализ внутренней оперативной отчетности); анализ эффективности системы внутреннего и внешнего документооборота и подготовка предложений по ее оптимизации.

Аудиторская проверка как часть диагностики предприятия имеет два блока – внешний аудит и внутренний аудит. Результатом внешнего аудита являются выявление ошибок и разработка рекомендаций по совершенствованию внешней финансовой отчетности фирмы для оптимизации взаимоотношений с бюджетом (правильного ведения и представления финансовой отчетности для налоговой инспекции с целью избежания штрафов по бюджетным платежам), а также взаимосвязей с контрагентами (составление баланса, отчета о прибыли и убытках и отчета о движении денежных средств в соответствии с предъявляемыми требованиями для представления инвесторам, банкирам-кредиторам, поставщикам, покупателям готовой продукции предприятия и пр.).

Внутренний аудит направлен на выявление резервов улучшения организации оперативной отчетности компании (внутреннего документооборота), обеспечивающей процесс управленческого планирования и контроля руководства деятельности компании.

7. Анализ налоговой политики компании и мер по оптимизации платежей в бюджет. В этом разделе анализа выявляются резервы увеличения прибыли предприятия за счет платежей в бюджет, то есть снижения или отсрочки налоговых платежей за счет использования различных методов оптимизации налогообложения предприятия.

8. Экспертиза информационных систем, обеспечивающих управление предприятием. В ее рамках:

• анализ функционирования системы АСУП и оптимальности программно-технических решений;
• разработка предложений по повышению эффективности информационной системы предприятия;
• разработка концепции дальнейшего совершенствования информационной системы компании и содействие в ее внедрении (в области технического и программного обеспечения, обучения кадров и пр.).

В данном разделе освещаются проблемы программно-аналитического обеспечения деятельности предприятия (технического и программного обеспечения автоматизированной системы управления производством), а также проводится разработка наиболее рациональной для деятельности компании стратегии в обла­сти интегрированных систем управления (ИСУ).

9. Общие выводы из диагностики рыночной деятельности и финансового состояния предприятия. Данный раздел является заключительным этапом бизнес диагностики. На основании обобщения результатов исследования производится уточнение текущей и перспективной политики предприятия, причем вырабатываемые управленческие рекомендации представляются не только в качественном, но и в количественном выражении как по величине необходимых издержек для их осуществления, так и по величине прогнозного эффекта на финансовые результаты.

Таким образом, бизнес-диагностика позволяет решить важные проблемы взаимоувязки различных аспектов деятельности фирмы:

· «Увязка» целей роста объема, прибыльности операций и сохранения приемлемой финансовой стабильности (какой оптимальный уровень финансовых резервов, отвлекаемых от осуществления хозяйственной деятельности, необходим для поддержания разумного уровня платежеспособности компании).

· «Состыковка» задач текущего и перспективного развития (каково оптимальное распределение средств между текущими потребностями и осуществлением капитальных вложений).

· Оптимизация политики в области ценообразования (насколько цены компании обусловлены среднерыночным уровнем и насколько - задачами конкурентной борьбы) и др.

Диагностика целей, задач и их соответствия операционной деятельности

Диагностика целей и задач компании и их соответствия операционной деятельности – это по сути диагностика системы управления и бизнес-процессов с точки зрения целей и задач компании. Такая работа предполагает, что у компании уже есть четко сформированная стратегия развития. Консультанты фокусируются на оптимизации системы управления и бизнес-процессов. Например, если в компании реализация продукции падает или ниже плановой, то это может быть связано с качеством продукта, его продвижением. Но причина также может скрываться в плохо организованном процессе продаж, неоптимальной системе мотивации и т.д.

Данный вид диагностики необходим первым лицам компании: генеральному директору и собственникам. Для остальных управленческих уровней эта диагностика не нужна. В большинстве компаний каждый руководитель подразделения отвечает за свой сектор и всю картину в целом в компании не видит

Диагностика целей и задач компании на соответствие операционной деятельности необходима при проведении реорганизации компании, при смене высшего руководства, при постоянном отклонении от запланированных результатов, при изменении целей и задач и т.д. Данный вид диагностики целесообразно проводить регулярно, не реже одного раза в три года.

По итогам данной диагностики готовится подробный отчет, описывающий узкие места компании, а так же рекомендации по решения проблем управления.

Диагностика проводится следующим образом:

• Анализ существующей стратегии компании, целей и задач и их увязки с видением, миссией, стратегией. При необходимости, проводиться корректировка.
• Серия интервью сверху вниз.
• Анализ существующих бизнес-процессов, документов.
• Анализ внешней среды, особенностей рыночного окружения компании.
• Выявление узких мест.

Все вышеперечисленные пункты важно выполнить не только в разрезе организации в целом, но и каждого функционального подразделения компании. Только в этом случае имеется возможность получить ясную и понятную картину.