Текстовый процессор MS Word

Создание и редактирование документов

Создание документов

Документы и шаблоны документов создаются с помощью команды Файл, Создать и указа­нием значения переключателя: Документ или Шаблон. После нажатия на кнопку <ОК> на экран выводится новое окно, имеющее стандартное наименование — «Документ» или «Шаблон» с порядковым номером.

Word содержит большой набор шаблонов стандартных документов: служебные запис­ки, факсы, стандартные письма, резюме и т.п.

Шаблоны предоставляют пользователю заранее подготовленные поля для ввода дан­ных. Наиболее часто при работе используется динамический режим, когда с помощью Мас­тера шаблона создается в интерактивном (диалоговом) режиме собственный.

Сохранение документов

Документы Word сохраняются в виде файлов со стандартным расширением .doc. Пара­метры сохранения файла можно задать командой Сервис, Параметры, вкладка Сохране­ние, на которой выбираются необходимые параметры. Существуют два режима сохранения файла:

§ всегда создавать резервную копию — сохраняется дубль исходного файла с расшире­нием .bak;

§ разрешить быстрое сохранение — весь документ при сохранении не перезаписы­вается, лишь в конец исходного файла дописываются изменения.

Для правильного воспроизведения документа на другом компьютере или под управ­лением другой операционной системы в документ можно включить используемые шрифты, установив флажок Внедрять шрифты TrueType. После внедрения в документ шрифтов этот документ нельзя редактировать.

Переключатель Автосохранение устанавливает интервал времени (минуты), через ко­торый будет сохраняться документ.

Для активного документа устанавливаются пароли санкционированного доступа к до­кументам, которые будут запрашиваться при открытии документа или при записи измене­ний в документ. Пароль состоит из алфавитно-цифровых знаков и пробелов, максимальная длина пароля — 15 символов, строчные и прописные буквы рассматриваются как разные знаки. Во время ввода пароля в поле показываются звездочки (*). Для одного документа можно задать различные пароли на открытие и запись изменений. Пароль может быть из­менен путем повторного ввода либо удален клавишей <Del>.

Переключатель Открывать только для чтения определяет использование файла только в режиме чтения.

Первоначальное сохранение нового либо сохранение существующего документа под другим именем, на другом диске, в другом каталоге выполняется командой Файл, Сохра­нить как. Обязательно выбирается формат сохраняемого документа указанием в списке типа файла.

Если подготовлен стандартный по форме документ, содержащий типовые элементы текста или графику, форматы (стили оформления), элементы автотекста и прочее, то его можно сохранить как шаблон документов и использовать в дальнейшем для создания но­вых документов.

Повторное сохранение файла, имеющего имя, рекомендуется выполнять командой Файл, Сохранить или с помощью кнопки <Сохранить> панели инструментов Стандартная.

Открытие документов

Ранее сохраненный документ открывается с помощью команды Файл, Открыть.

Для выбора файла документа указывается имя папки. Тип файла. Возможные типы шаблонов имен файлов:

§ Документы Word (*.doc);

§ Шаблоны документов (*.dot);

§ Текст в формате *.rtf;

§ Текстовые файлы (*.txt);

§ Все файлы (*.*).

Кнопка <Найти> организует поиск файла. Находящиеся в верхней части окна кнопки <Мелкие значки>, <Таблица>, <Свойства>,<Просмотр> служат для получения разной ин­формации о выбранном файле.

Печать документов

Для печати документов необходимо настроить параметры печати с помощью команды Сер­вис, Параметры, выбрав вкладку Печать:

§ Черновой — печать документа с минимальным форматированием;

§ В обратном порядке — печать страниц в порядке убывания номеров;

§ Обновлять поля — перед печатью все поля документа перевычисляются;

§ Обновлять связи — перед печатью просматриваются ссылки на связанные объекты и обновляется содержимое объектов, вставленных в документ;

§ Фоновая печать — возможность продолжения работы в Word во время печати доку­мента.

Формат и ориентация печатной страницы задаются командой Файл, Параметры страницы, вкладка Размер бумаги.

Перед выводом документа на печать документ можно просмотреть с помощью коман­ды Файл, Предварительный просмотр.

Команда Файл, Печать вызывает диалоговое окно «Печать», в котором делаются установки для печати документа:

§ Имя принтера — список установленных принтеров;

§ Свойства — настройка параметров принтера;

§ Напечатать — выбор объекта печати: Документ, Сведения о документе. Примеча­ния, Стили, Элементы автотекста. Сочетания клавиш;

§ Число копий — указывается число печатных копий;

§ Страницы: Все, Текущая страница (где находится курсор), Выделенный фрагмент, Страницы (указываются через запятую или дефис);

§ Вывести на печать — Все страницы диапазона. Нечетные страницы. Четные стра­ницы;

§ Печать в файл — формирование файла печати (отложенная печать);

§ Параметры - аналог команды Сервис, Параметры, Печать

§ ОК— для начала печати документа или Отмена — для выхода из режима печати.

С помощью кнопки <Печать> панели инструментов Файл осуществляется непосредст­венный запуск печати документа с ранее установленными параметрами диалогового окна «Печать».

Перед печатью документа осуществляется проверка орфографии, просмотр образа пе­чатного документа с помощью команды Файл, Предварительный просмотр.

Ввод текста

Ввод текста в Word осуществляется построчно, переход на следующую строку в пределах одного абзаца выполняется автоматически. После нажатия клавиши <Enter> завершается предыдущий абзац и начинается новый.

Команды Правка, Отменить и Правка, Повторить или кнопки и позво­ляют последовательно отменить или повторить предшествующие действия.