ТЕМА 1. Теоретические аспекты формирования системы управления

Чаусова Л.А., Овчаренко Я.Э., Акимова Л.П., Чаусов Н.Ю.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

Учебное пособие

Калуга 2017

УДК 651

ББК 60.844

 

Рецензенты:

заместитель директора по научной работе, заведующий кафедрой экономики и менеджмента Калужского филиала РАНХиГС, к.э.н., доцент Тютин Д.В.;

заведующая кафедрой общественных наук Калужского филиала РГАУ-МСХА им. К.А. Тимирязева, к.филол.н., доцент С.Ю. Яблонская

Чаусова Л.А., Овчаренко Я.Э., Акимова Л.П., Чаусов Н.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – Калуга: ХХХХ, 2017. – 83 с.

 

ISBN

Рассмотрены теоретические и методические основы документационного обеспечения управления. Учебное пособие базируется на действующих нормативных и методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управления. Особое внимание в пособии уделяется подготовке и оформлению организационных, распорядительных, информационно-справочных документов, документированию трудовых правоотношений; организации документооборота, обработки, исполнения и хранения документов; совершенствованию делопроизводства и др. Учебное пособие подготовлено в соответствии с программой курса «Документационное обеспечение управления» с целью закрепления теоретических основ документирования и организации документооборота и усвоения методики составления документов и работы с ними.

Для студентов вузов и работников аппарата управления организаций различных отраслей и форм собственности.

 

УДК 651

ББК 60.844

 

 

ISBN

 

© Л.А. Чаусова, Я.Э. Овчаренко, Л.П. Акимова, Н.Ю. Чаусов

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Основу информационной среды любой организации составляют документы. В последнее время значительно возрос объем управленческой информации, необходимой для принятия оптимальных управленческих решений. Происходят качественные изме​нения в документировании и документационном обслуживании деятель​ности аппарата управления. Возможности же человека по восприятию и переработке текстовой информации относительно ограничены и опреде​ляются в основном психофизиологическими особенностями человека. Все это требует соответствия уровня знаний, профессиональной подготовки и практических навыков работников управления современным условиям ра​боты и ставит задачу совершенствования форм, методов и технологии их работы с документами.

С документации начинается и ею заканчиваются практически все операции и процессы управления. На составление, оформление, согласо​вание, обработку документов и содержащейся в них информации работни​ки управления расходуют значительную часть бюджета своего рабочего времени. Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным до​казательством того или иного факта при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в суде. Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны государст​венной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, аудиторских проверках и др. Документы предприятия, отражающие про​изводственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Главной целью учебного пособия «Документационное обеспечение управления» является ознакомление с ос​новами документирования деятельности и организацией документооборота в учреждениях, организациях и предприятиях различных форм собственности.

В задачи курса «Документационное обеспечение управления» входят:

- изучение и анализ законодательных и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятий и организаций;

- изучение и анализ современных требований к оформлению реквизитов документов, особенностей составления и оформления различных видов документов, правил обработки документов;

- приобретение навыков и умений работы с различными доку​ментами;

- формирование целостного представления о делопроизвод​ственном процессе.

Учебное пособие базируется на действующих нормативных и методических материалах, регламентирующих документационное обеспечение управления.

Особое внимание в пособии уделяется подготовке и оформлению организационных, распорядительных, информационно-справочных документов, документации трудовых правоотношений; организации документооборота, обработки, исполнения и хранения документов; совершенствованию делопроизводства и др.

Рекомендации по документированию носят универсальный характер и могут быть применены на любом предприятии вне зависимости от его профиля, вида собственности и штатной численности.

Пособие предназначено для студентов вузов и может быть использовано работниками аппарата управления организаций различных отраслей и форм собственности.

ТЕМА 1. Теоретические аспекты формирования системы управления

Документооборотом

Основные понятия и термины

Термин «документ» появился в России в XVIII в., происходит от латинского слова «documentum» – доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, соответствующим образом оформленные и поэтому имеющие юридическую силу. В словаре русского языка С.И. Ожегова даются различные толкования понятия «документ»:

- деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо (расходные документы, проездные документы);

- удостоверение, официальная бумага, свидетельствующие о личности предъявителя (паспорт, справка, удостоверение);

- письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах (например, древнерусские грамоты являются историческими документами, договор свидетельствует о заключении соглашения в сфере услуг или производства и т.д.)

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Практически вся информация, необходимая для подготовки и принятия управленческих решений содержится в документах. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Это обусловило проведение работ у нас в стране в 1920-е годы по унификации и стандартизации документов. Были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась в 1960-е годы.

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требова​ния к отдельным системам документации, применяемым в сфереуправ​ления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядитель​ной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помо​гает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, тем самым повышает оперативность восприятия информации документа. Таким образом, правильно организованное документационное обеспечение управления снижает время необходимое для поиска информации, повышает ее точность и своевременность.

В настоящее время в нормативных документах, регламентирующих документационное обеспечение управления в экономической системе, под документом понимают информацию, представленную определенным образом на материальном носителе. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД «Управление документами. Общие требования» закрепил следующее определение:

«Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности». Данное определение дает широкое представление о документе, отражая всех субъектов всех видов деятельности. В ГОСТ Р 7.0.8.- 2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дано более краткое и четкое понятие документа, как «зафиксированной на носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Термин «делопроизводство»в России возник во второй половине XVIII века. С этого времени его употребление фиксируют лингвистические словари. Термин был образован от сочетания слов «производство дела». Вначале он означал решение судебного или административного вопроса и понимался как деятельность, связанная с принятием решений, т. е. с производством дел. Именно это и было заложено в основу понятия «делопроизводство».

Значение дела как собрания документов, относящихся к какому-либо вопросу, – более позднего происхождения по сравнению с первым значением. В настоящее время работа с документами выделяется в самостоятельный вид деятельности, которую выполняют в той либо иной степени практически все работники аппарата управления организации. Таким образом, «документационное обеспечение (управления), ДОУ- деятельность целенаправленно обеспечивающая функции управления документами».

Термин делопроизводство и его терминологический синоним документационное обеспечение управления (ДОУ) определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, что было закреплено ГОСТ Р 51141-98 , хотя данный документ и утратил свою силу, отношение к этим терминам как к синонимам сохранилось.

Возникновение терминологического синонима связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении. Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.

Исходя из вышеперечисленных определений можно сделать вывод, что документационное обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность аппарата управления предприятия, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций; отрасль деятельности по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения, основанная на научной организации с применением современных компьютерных технологий (рис.1).

Рис. 1- Документационное обеспечение управления

 

Документационное обеспечение управления базируется на документировании,под которым понимается регламентированный процесс записи информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ. Результатом документирования является документ, документированная информация.Составной частью документа являетсяреквизит– это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, то есть его идентифицировать.

Формулярдокумента – это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране.

Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром. В качестве носителявыступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель – это всегда результат технических достижений эпохи.

В древности в качестве материального носителя для создания документов использовались различные материалы: в Месопотамии – глиняные таблички, в Египте – папирус, в странах Малой Азии, в Европе и на Руси – пергамент – особым образом выделанная бычья или телячья кожа, получившая на Руси название «хартия» или «телятина».

В Древнем Новгороде, как известно, применялись береста, доска. В течение многих веков и до настоящего времени наиболее распространенным носителем документной информации во всем мире является бумага. Наряду с бумагой в наши дни широко используются и новые носители: магнитные ленты, диски. Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу.

Юридическая сила– это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления.

Документирование – это лишь одна составляющая документационного обеспечения управления, вторая его составляющая – это организация работы с документами, которая предполагает весь спектр действий по созданию и обработке документов. Организация работы с документами предполагает проектирование документооборотаорганизации, то есть. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения. В обществе документы являются основными носителями различной (управленческой, научной, технической, статистической) социально значимой информации. Документы – носители первичной информации. В них информация фиксируется впервые, в то время как книги, газеты, журналы и др. содержат переработанную, вторичную информацию. Возможность сохранения информации во времени позволяет различать документы как носители оперативнойи ретроспективнойинформации.

Функции документа

 

Любой официальный документ многофункционален, т. к. одновременно выполняет несколько функций. Выделяются общие и специальные функции.

К общимфункциям документа относятся:

- информационная (документирование, хранение и предоставление информации);

- социальная;

- коммуникативная (документы являются средством обмена информацией);

- культурная.

Появление любого документа всегда обосновано необходимостью «материализации» информации для её сохранения и передачи во времени и пространстве. Документ всегда порожден социальной потребностью, является социально значимым объектом, и обеспечивает связь между отдельными элементами общественной структуры, например, между предприятиями. Посредством документов происходит закрепление и передача культурных традиций.

К специальнымфункциям документа относятся:

- управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

- правовая (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права, например закон);

- организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция);

- научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Администрирование любой организации осуществляется посредством документов. Они обеспечивают закрепление и изменения правовых норм и правоотношений в обществе посредством законодательных и нормативные актов. После передачи документов на архивное хранение, они приобретают функцию исторического источника.