Регистрационный номер документа (12)

Одновременно с датой проставляют регистрационный номер документа. Регистрационный номер – это условное обозначение документа, под которым он введен в информационно-поисковую систему организации. Для внутренних документов (например, приказов, протоколов) это обычно порядковый номер с начала года. Для исходящих документов он может складываться из нескольких частей: индекс структурного подразделения, № дела по номенклатуре, где будет храниться копия документа после его отправки, порядковый № документа.

Например: № 06-11/137, где 06 – индекс структурного подразделения, 11 – номер дела по номенклатуре, 137 – порядковый № документа. На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (13)

Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и номер для ссылки переписываются из инициативного (полученного) письма. Оформляется он следующим способом:

На № 02-13/36 от 04. 09. 2016

Данная ссылка поможет организации, получившей письмо-ответ, найти свою копию инициативного письма. Этот реквизит не проставляется на внутренней переписке.

Место составления или издания документа (14)

Место составления или издания документа обязательно указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» (ср.: «Омская обувная фабрика и «Обувная фабрика № 6») и «Справочные данные об организации». Целесообразно его проставление на всех внутренних документах. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Например:

Москва; г. Калуга; г. Кондрово Калужской области.

В письмах этот реквизит входит в почтовый адрес, и дополнительно упоминание о месте составления или издания в нем будет неуместным. Сокращение слова «город» в виде буквы «г.» не ставится при обозначении столицы нашего государства («Москва»), а также при написании городов, оканчивающихся на «град» и «бург» (Санкт-Петербург, Дмитровград).

Адресат (15)

Этот реквизит проставляется на исходящих документах и на всех видах внутренней переписки (заявления, докладные, служебные и объяснительные записки). Максимально реквизит «Адресат» может состоять из следующих составных частей:

· наименование учреждения, организации или предприятия (в им. падеже);

· наименование структурного подразделения (в им. пад.);

· указание должности получателя (в дат. пад.);

· инициалы и фамилия (в дат. пад.);

· почтовый адрес.

Наличие адреса необходимо для сверки с адресом на упаковке, чтобы определить: не произошла ли ошибка вложения, т.к. при несоответствии адреса на документе адресу на упаковке документ возвращается отправителю. Элементы почтового адреса в реквизите «Адресат» и при оформлении адреса в реквизите «Справочные данные» указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и документах:

- наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

- улица, № дома, № квартиры;

- населенный пункт (город, поселок);

- область, край, республика;

- страна (для международных писем);

- почтовый индекс.

Например, адрес организации будет выглядеть следующим образом:

пр. Мира, 7, корп. 8, д. 45, оф. 434, г. Калуга 249000;

Если письмо адресовано частному лицу, то реквизит адресат оформляется так:

 

Козлову Геннадию Петровичу

Ул. Ф. Крылова, 15, кв. 64,

Г. Калуга 249000

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала имя, фамилия, затем дом, квартира, улица, город, штат (графство) и в конце – страна и индекс. Например:

T. Petrov

М. Ordinka

Moscow Russia 119215

Каждая из указанных составных частей печатается с новой строки. При адресации письма организации в целом реквизит «Адресат» может выглядеть следующим образом:

Издательский дом

«Партнер»

В структурное подразделение:

ООО «Тема»

Отдел рекламы

Начальнику отдела

Н.А. Петрову

Когда письмо адресовано руководителю организации, реквизит «Адресат» может быть оформлен двумя способами:

Завод «Луч»

Генеральному директору

И.С. Соловьеву

Генеральному директору

Завода «Луч»

И.С. Соловьеву

Ул. Восточная, 183,

Москва, 117134

Для удобства восприятия реквизита, почтовый адрес располагают через 1,5 – 2,0 интервал. Его можно не проставлять на документах, которые направляются в правительственные организации и постоянным корреспондентам, при полной гарантии правильности вложений. Во всех остальных случаях во избежание ошибки он необходим. Перед фамилией (при наличии) указываются ученая степень, звание. Если документ отправляется одновременно в несколько однородных организаций, их можно указывать обобщенно:

Генеральным директорам