ТЕМА 7. Информационно-справочные документы

Информация о фактическом положении дел в системе управле​ния содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Доку​менты этой группы не содержат поручений, не обязывают действо​вать строго предписанным образом, как распорядительные докумен​ты, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, инициируют управленческие решения.

Особенность этих документов в том, что, как правило, это доку​менты, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к начальнику Структурного подразделения, от руководителя подраз​деления к руководителю организации и т.п. Отдельные разновид​ности информационно-справочных документов, например, пере​писка, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Условно всю совокупность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Информационный обмен с помощью переписки следует использовать в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.)

Акт

Акт составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий. Существует множество видов: акты инвентаризации, приемки работ, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожения документов, акты аварий и т.д. Акты не составляются произвольно, по личному волеизъявлению.

Таблица 1 - Классификация информационно-справочных документов

Это – прерогатива временных или постоянных комиссий или должностных лиц, уполномоченных выполнять такую работу. При этом в акте ссылаются на документы (приказ, распоряжение и т.д.), подтверждающие их полномочия. Некоторые виды актов подлежат утверждению (акты списания, контрольно-ревизионные и т.д.).

Они утверждаются распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. При необходимости акт может иметь реквизит «Гриф согласования». Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. В первой части указывается основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом, с указанием основной должности (председатель, члены комиссий, присутствующие).

Основание: приказ директора завода от 21.11.2016 №145. Выражение «мы, нижеподписавшиеся, составили настоящий акт» считается устаревшим. Следует писать: «акт составлен комиссией в составе….». Во второй части дают описание проделанной работы, фиксируют события, факты, излагают выводы, предложения. Акты ревизий, обследований, приемки изделий содержат заключения и рекомендации его составителей.

При этом текст может делиться на пункты и подпункты, а также может быть составлен в виде таблицы. При наличии приложений делается отметка в тексте. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении, должности при этом не указывают. С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют отметку: «С актом ознакомлены: (подпись, дата)». Акты оформляются на общем бланке или чистом листе бумаги. Текст акта печатают через 1,5 интервала. Формуляр-образец АКТА состоит из реквизитов: 08, 10, 11, 12, 14, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 25, 28.

Протокол

Протокол –это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференция и т.д. Он необходим для предания юридической силы решениям, принятым на коллегиальном мероприятии. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию. Постоянная информация представляется устойчивой терминологией – «Председатель», «Президиум» (если он избирается), «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные». Эти слова пишутся с большой буквы от начала левого поля. К переменной информации относятся Ф.И.О. председателя, секретаря, членов президиума, присутствующих и приглашенных. Фамилии коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку, через один интервал. Если число собравшихся членов больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается. Например: Присутствовали: 156 чел. (Регистрационный лист прилагается). При этом в регистрационном листе делается ссылка на вид документа, № и дату. Например:

Регистрационный лист