Производственных объединений

Реквизит может содержать несколько адресатов, но не более четырех, сведения о копийности документа при этом не указываются. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат. Реквизит «Адресат» допускается центрировать по отношению к самой длинной строке:

Главному редактору

Издательского дома «Дрофа»

Н.С. Селиванову

Гриф утверждения документа (16)

Документ может утверждаться соответствующими органами илидолжностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах, или посредством издания соответствующего распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления). В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек), полного наименования должности руководителя, утверждающего документ (в им. пад.),его личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор организации

Личная подписьА. Б. Сидоров

«____»___________2016

Если документ утверждается специально издаваемым распорядительным документом, то гриф утверждения будет содержать ссылку на его наименование, номер и дату приказа. Например:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора организации

От 05. 08. 2016 № 15

Слово «утвержден» при этом согласуется с родом и числом утверждаемого документа (акт, акты, инструкция, соглашение), а наименование утверждающего документа пишут в творительном падеже. Допускается центрировать этот реквизит по отношению к самой длинной строке.

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода «Луч»

Личная подписьА. Б. Сидоров

«____»_______________2016

Резолюция (17)

В резолюции фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6. Резолюция включает в себя фамилию, имя, отчество исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции. Например:

К. А. Воробьеву.

Прошу подготовить проект контракта к 26. 01. 2016

Личная подпись А.В. Фролов

06. 09. 2016

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Заголовок к тексту (18)

Заголовок необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. В одной строке заголовка печатается не более 32 знаков, а его содержание не должно превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)? Например:

Приказ (о ком/чем?) – о приеме на работу;

Письмо (о чем?) – о сроках поставки продукции;

Положение (о чем?) – о бухгалтерии (об отделе рекламы);

Протокол (чего?) – общего собрания акционеров;

Должностная инструкция (кого?) – менеджера по рекламе.

Отметка о контроле (19)

Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручению руководителя. Отметка о контроле – буква «К» – проставляется цветным карандашом, фломастером или специальным штампом «Контроль». Располагается в верхнем правом углу над зоной адресата.

Текст документа (20)

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российском Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Текс официального документа на формате А4, как правило, оформляется через 1,5 – 2 межстрочных интервала, а на формате А5 – через 1 межстрочный интервал. Текс должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски. Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Отметка о наличии приложения (21)

Если к основному документу прилагаются дополнительные документы, то обязательно делается ссылка о приложении. Отметку о приложении, поименованном в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 6 л. в 4 экз.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Акт приема работ от 29.10.2016 № 20 на 2 л. в 1 экз.

Ведомость остатков расходных материалов 3 л. в 2 экз.

Если в прилагаемом документе имеется приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: