Предварительное рассмотрение и распределение документов

 

Распределение документов определяет прямоточность их движения и скорость доставки документа конкретному исполнителю, т.е. от него за​висит оперативность решения вопросов. Эту работу проводит сотрудник, хорошо знающий функции структурных подразделений и распределение обязанностей между работниками организации Его задача на данном этапе – освободить руководителя организации от излиш​него потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

Руководителю обязательно должны поступать документы, касающиеся дея​тельности организации в целом, по принципиальным вопросам, докумен​ты несущие новую информацию, распорядительные документы выше​стоящих органов управления. Остальные документы должны передаваться непосредственно исполнителям.

Обработка, распределение и передача документов исполнителям проводится в день их поступления (либо на следующий день, в зависимости от времени поступления их в организацию). Если документ предназначен к испол​нению несколькими структурными подразделениями или лицами, то с не​го снимают копию или устанавливают очередность исполнения. При необходимости определяется график очередности работы с документом. Важные или конфиденциальные документы передаются для исполнения под роспись.

 

10.3. Регистрация документов

Регистрация документов представляет собой фиксацию факта создания или получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Она осуществляется с целью учета документов, контроля за их исполнением и проведения справочной работы по документам. Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения.

Процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы данных о документах организации (учреждения). Из документов выписываются, как правило, следующие сведения:

- дата получения;

- входящий № (индекс);

- дата документа;

- индекс документа;

- автор (корреспондент);

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель (кто с ним работает);

- ход исполнения (фиксируются все перемещения документа и как он исполнен);

- № дела (куда документ помещен после исполнения).

Формы регистрации могут быть трех видов:

- журнальная;

- карточная;

- автоматизированная электронная (при наличии системы электронного документооборота - СЭД).

Самая простая форма регистрации – журнальная, Она не требует существенный материальных затрат и специальной квалификации сотрудников, осуществляющих регистрацию документов. Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регист​рируемых документов, т.к. поиск информации по журналу довольно про​должителен по времени и это затрудняет ведение контроля исполнени​я документов и справочную работу по ним. Для каждого вида документопотока используется свой журнал регистрации.

Формы журналов регистра​ции входящих, исходящих и внутренних документов представлены на рис. 5, 6, 7.

 

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание документа	Резолюция или кому направляется документ	Отметка об исполнении и

Рис. 5.- Форма журнала регистрации входящих документов.

 

Дата и индекс документа	Корреспондент	Краткое содержание	Отметка об исполнении

Рис. 6.- Форма журнала регистрации исходящих документов.

Дата и индекс документа	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении

Рис. 7.- Форма журнала регистрации внутренних документов.

 

Недостатков журнальной формы регистрации лишена карточная форма регистрации. Форма карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены самой организацией. Один из вариантов представлен на рис. 4.

Лицевая сторона

Срок исполнения
Корреспондент (автор)
Дата получения	Входящий №	Дата документа	№ документа
Заголовок (или краткое содержание документа)
Резолюция
Исполнитель (фамилия и инициалы)
Оборотная сторона
Ход исполнения
№ дела

Рис. 8.- Форма регистрационной карточки.

 

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две, что позволяет создавать справочную и кон​трольную картотеки.

Карточка на документ заполняется сначала не полностью (до пере​дачи документа руководителю), а затем в нее вносятся резолюция, срок исполнения, фамилия и инициалы исполнителя. После регистрации документ передают исполнителю для работы с ним.

Для журнальной и карточной форм регистрации главное требование - однократность и как правило регистрация осуществляется централизовано.

Наиболее рациональной и оперативной является электронная форма регистрация документов. На каждый документ в электронном виде создается карточка аналогичная регистрационной карточке и в нее заносятся сведения о документе. При использовании данной формы не обязательно соблюдение однократности, и при действующее системе локального электронного документооборота, нет жесткого требования к централизации. Но при использовании такой системы регистрации более вероятна угроза несанкционированного доступа к базам данных организации и возможная их потеря из-за различных сбоев в работе СЭД.

 

10.4 Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов подразделяется на контроль по существу выполнения поручения и контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководи​тель организации или уполномоченный им сотрудник. Кон​троль по существу исполнения задания – это оценка качества реализации решения.

Контроль за сроками исполнения документов ведут сотрудники под​ разделения, ведущего делопроизводство, или секретарь. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством (например, по исполнению обращений граждан). В документах, поступивших от вышестоящих органов управления и содержащих какое-либо поручение, как правило, срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На докумен​тах, рассмотренных руководителем, оформляется резолюция, в которой определяется исполнитель и сроки исполнения задания.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установ​лены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таких случаях рекомендуется разделить поручение на этапы и контроли​ровать выполнение задания поэтапно.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после ис​полнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтере​сованным организациям и лицам или другого документированного под​тверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации и аналогично формам регистрации документов может быть журнальной, карточной и электронной.

Карточки контролируемых документов могут систематизироваться по срокам исполнения документов, по исполнителям, по группам доку​ментов и т.п.

При ведении автоматизированного контроля специальные програм​мы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение кото​рых истекает в определенный срок; просматривать все задания не только по срокам, но и по исполнителям (определяя загрузку каждого из них); по​лучать списки неисполненных документов, документов с истекающими сроками исполнения; списки документов с сортировкой по срокам, по ис​полнителям, по видам документов и т.п.

10.5 Информационно-справочная работа

 

Информационно-справочная работа проводится с целью оперативно получить ответы на вопросы двух типов:

- у кого, где, в какой стадии исполнения находится конкретный документ;

- в каких документах можно найти информацию по интересующему вопросу.

Информационно-справочная работа, как и система регистрации, может вестись с помощью справочных картотек или в электронном виде.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Раз​делителями в ней будут названия структурных подразделений или направ​ления деятельности предприятия. Внутри этих разделов карточки удобнее размещать по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности. Обычно отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и т.п.) и на законодательно-нормативные и распоряди​тельные документы (строится по тематическому принципу).

В оперативной работе находятся карточки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек – 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки; хранятся до замены документов новыми.

Значительно расширяются возможности информационно-справочного обслуживания при электронной форме регистрации. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Справка может выдаваться:

- по конкретному документу – где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения;

- по теме (содержанию) – конкретный документ, группа документов;

- по корреспонденту (автору) – конкретный документ, все докумен​ты автора, все документы автора по определенному вопросу, все докумен​ты автора за указанный период;

- по региону – стране, республике, области, городу, району.

Для поиска документа или группы документов могут задаваться сле​дующие их реквизиты:

- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);

- вид документа (письмо, приказ, акт и т.п.);

- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступ​ления или подписания документа), от и до;

- регион по которому ведется поиск;

- предприятие (корреспондент/адресат);

- содержание (тема) и др.

10.6 Работа с исходящими документами

 

Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам. Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов довольно просты:

- составление проекта документа;

- согласование проекта;

- проверка правильности оформления документа;

- подписание (согласование, утверждение, простановка оттиска печати);

- регистрация;

- тиражирование;

- отправка первого экземпляра документа адресату;

- подшивка второго экземпляра в дело.

Отправка исходящих документов проводится специальным подразделением, ведущим делопроизводство в организации, или секретарем.

Получив документ к отправке прежде всего проверяют правильность его оформления:

- наличие подписи;

- наличие даты (если отсутствует на отправляемом документе, то ее проставляют);

- наличие заголовка;

- правильность адресования;

- если документ предназначен разовому корреспонденту – наличие адреса;

- наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по другим каналам связи. Если документ оформлен неправильно или пред​ставлен не в полном комплекте – он возвращается исполнителю для доработки.

При отправке документа по почте он вкладывается в конверт. Доку​менты, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Все оформление документов, пред​назначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Почтовых правил.

В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, уменьшается. В соответствие с действующим законодательством многие организации формируют не только внутренний (локальный электронный) документооборот, но и внешний. Передача документов по каналам связи значительно сокра​щает время на передачу информации и повышает надежность ее доставки. Однако, передача документов таким способом ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть необходимо применение специальной зарегистрированной цифровой электронной подписи (ЭЦП).

 

 

ТЕМА 11. Систематизация и текущее хранение документов

11.1 Номенклатура дел

После использования документов в оперативной деятельности организации для решения текущих вопросов они становятся хранителями ин​формации, необходимость в которой может возникнуть вновь через опре​деленное время. Быстрый поиск и использование таких документов воз​можны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в одну обложку. Порядок распределения доку​ментов в дела в организации определяется номенклатурой дел. Номенклатура дел –систематизирован​ный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В нее включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных издании.

При составлении номенклатуры дел организации необходимо учи​тывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в "Государственной системе документационного обеспечения управления", "Основных прави​лах работы ведомственных архивов", перечнях документов с указанием сроков хранения и других нормативных документах. Номенклатура дел организации разрабатывается работником, ответственным за организацию ве​дения работы с документами. Она уточняется в конце каждого календар​ного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководите​лем организации и вводится в действие с 1 января следующего календар​ного года.

В номенклатуре дел не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов (например, "Общая переписка", "Руководящие материалы", "Разные документы", "Разная переписка", "Справочные материалы" и т.п.).

При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией организации.

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется ин​дексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организация маленькая, ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, а индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (01, 02, 03, 04, ...). В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения (01-01, ..., 05-03, ..., 09 -02, ...). Индексация структурных подразделений, как правило, постоянна и, следовательно, повторяется из года в год. Желательно, для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурного подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматри​ваемым в течение нескольких лет).

Рабочий экземпляр номенклатуры дел обычно прикрепля​ется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

 

11.2 Формирование дел

 

Формирование дела – отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Правильное и свое​временное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в подразделении, ведущем делопроизводство.

Формирование дела начинается, как правило, с начала года (календарного, финансового, учебного). На каждое на​званное в номенклатуре дело к началу года заводится папка. В дело могут быть подшиты только доку​менты, предусмотренные в нем номенклатурой. В случаях появления до​кументов не предусмотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным но​мером. В дело подшиваются только исполненные документы.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 40 мм (около 250 листов). Если документов больше, дело разделяется на тома. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформировываются.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним при​ложениями и дополнительными материалами, возникшими в ходе реше​ния вопроса. Однако, в тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их формируют в самостоятельные тома.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логическом, хронологическом, алфавитном и нумерационном порядке, но возможны их сочетания и комбинации. Чаще используется вопросно-логический прин​цип формирования дел (совпадает с хронологическим принципом группи​ровки).

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия предприятий-корреспондентов, наименования адми​нистративно-территориальных единиц, объектов, предметов и т.п.

В нумерационном порядке группируются однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (квитанции, накладные и т.п.).

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов поличному составу.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности (документ-ответ подшивается за документом-запросом).

 

 

11.3 Текущее хранение дел

 

С момента включения в них первого исполненного документа дела считаются заведенными. Они формируются в структурных подразделени​ях или у секретаря (в небольших предприятиях) и хранятся там до переда​чи в архив.

Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах, несго​раемых шкафах или другой мебели, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На корешке каждого дела ука​зывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно со​ответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Для дел, содержащих особо ценные документы или сформирован​ных по видам и сложных по содержанию, а также для дел с документами ограниченного доступа составляется и постоянно обновляется внутренняя опись дела (помещается в начале дела), в которую вписывается каждый подшиваемый документ (с указанием индекса документа, его даты, содержания и номеров листов).

Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работникам предприятия. В этих случаях они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается – когда, кому и на какой срок выдан документ.

Если требуется выдать дело целиком, то заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, ставятся подписи в получении и приеме после возвращения дела. Карта-заместитель помещается на месте выдан​ного дела, показывая какие дела выданы и у кого они находятся.

После завершения делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем предприятия.

Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (прокуратура, суд и т.п.) может производиться только на основании пись​менного распоряжения этих органов и с разрешения руководства с обяза​тельным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

 

ТЕМА 12. Обработка дел для последующего хранения

12.1 Хранение

Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизвод​стве – обработка дел для последующего их хранения и использования.

В структурных подразделениях документы должны храниться сро​ком не менее одного года после окончания текущего года. В этот период к ним еще часто обращаются за справками, работа с некоторыми докумен​тами завершается в начале нового календарного года. По истечении этого срока дела должны быть обработаны для длительного хранения и сданы в архив предприятия, если он есть, или переложены в другое место хранения. Например, дела за 2015г. должны обрабатываться в 2017г. и т.п.

Дела для хранения готовятся в строгом соответствии с требованиями, изложенными в "Основных правилах работы ведомственных архивов" и "Государственной системе документационного обеспечения управления".

Обработка дел для хранения включает:

- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- составление описи на дела с постоянным и долговременными сроками хранения.

В крупных предприятиях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива предприятия.

 

12.2 Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:

1. определение ценности документов при оставлении номенклатуры дел (определяются сроки хранения создаваемых документов);

2. экспертиза ценности документов после выхода их из оперативной работы (обычно через два года), при подготовке к длительному хранению или сдачи в архив;

3. уточнение ценности документов при передачи их на постоянное хранение предприятием в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в предприятиях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. Она создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих производство, а также руководителя подразделения, ведущего делопроизводство, заведующего архивом и главного бухгалтера. В небольших организациях в состав ЭК наряду с высококвалифицированными работниками входят секретарь и бухгалтер, обычно она состоит из 3-5 человека.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседания протоколируются. Протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Основные задачи экспертной комиссии:

1. рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

2. организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

3. рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Для облегчения экспертизы ценности документов их, как правило, делят на три группы:

1. основная документация, наиболее полно отражающая деятельность предприятия по выполнению основных функций (положения, приказы, планы, доклады, обзоры, протоколы, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности и т.п.). эти документы в основном имеют временные сроки хранения.

2. оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.п.). эти документы имеют временные сроки хранения.

3. документация по личному составу (приказы, личные карточки работников, книги учета личного состава, личные листки по учету кадров, лицевые счета начисления зарплаты работникам и т.п.). к этим документам чисто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и другим вопросам. Эти документы хранятся на предприятии долговременно.

При проведении экспертизы ценности документов в пределах каждого подразделения (в небольших предприятиях в пределах предприятия в целом) просматривают сначала наиболее важные и обобщающие материалы и отбирают на постоянное хранение подлинники документов наиболее полно характеризующих основную деятельность предприятия: положения, приказы, перспективные планы, отчеты, доклады и т.п. В случаях отсутствия подлинников – на хранение оставляют завершенные копии этих документов.

Дублетная документация (размноженная в нескольких экземплярах и направленная для сведения в различные структурные подразделения) подлежит уничтожению. На постоянное хранение оставляется только подлинник документа в том структурном подразделении, где был составлен. В случаях, когда на дублетном документе имеются какие-либо ценные пометки, отсутствующие на подлиннике, или подлинник находится в некачественном состоянии, дублетный документ также оставляют на хранение.

Поглощенные документы (информация которых была использована при подготовке более общих документов) хранятся в случаях, когда их содержание не нашло должного отражения в сводных документах.

Конкретные сроки хранения документов устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учреждениями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения различных категорий документов.

В зависимости от значимости документов сроки их хранения устанавливают постоянные или временные: один год, пять лет, десять лет и т.д. Сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Экспертизу ценности документов необходимо проводить не только по заголовкам дел, указанным на обложках (так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие категории документов), но и необходим анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется путем полистного просмотра дел.

Если, например, при просмотре дела обнаружено, что с документами постоянного хранения в нем значительное количество документов временного хранения, дело переформируется и документы различных сроков хранения отделяют. Если в деле содержатся документы только временного хранения, но различной ценности (с разными сроками хранения) – срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

1. постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

2. длительного хранения в архиве предприятия (свыше 10 лет);

3. временного хранения (до 10 лет);

4. подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК предприятия, утверждается ЭК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем предприятия, после чего предприятие имеет право уничтожить дела, включенные в акт. Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению должно проводиться только одновременно с рассмотрением и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

По утвержденным актам дела с истекшими сроками хранения сдаются в канторы вторсырья где сдача документов оформляется приемосдаточными накладными, в которых указывается количество сданных дел и их вес. Акт о выделении дел к уничтожению и накладная подшиваются в дело и хранятся в архиве предприятия.

 

12.3 Формирование и оформление дел при подготовке к хранению

 

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в архив.

Оформление дела (подготовка дела к хранению по установленным правилам) проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, проводится полная или частичная (упрощенная) оформление дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность формирования (нет ли документов с постоянным сроком хранения), документы остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатурой дел и перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив.

Основное внимание сосредотачивается на делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Проводится их полное оформление, которое включает:

1. подшивку или переплет дела;

2. нумерацию листов;

3. составление завершительной надписи (листа - заверителя) дела;

4. в необходимых случаях составление внутренней описи документов дела;

5. оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них уделяют скрепления (скрепки, булавки и т.п.). В конце каждого дела вкладывается чистый бланк формы листа – заверителя для завершительной надписи и бланк формы внутренней описи (в случаях, когда к делу будет составлена внутренняя опись).

Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текста документа (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено). Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист завершительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину нумеруется как два листа. Иллюстративные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруются очередным номером за конвертом.

В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов, на них ставятся номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в и т. д. (то же делают если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой). Все эти исправления отмечаются в конце дела в завершительной надписи. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номера зачеркиваются и все дело нумеруется заново. В конце дела учета количества листов на отдельном листе-заверителе дела составляются завершительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и состоянии документов в деле.

Для дел с особо ценными документами при подготовке к сдаче в архив составляются (если она не велась в течение года) внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заголовки которых неполно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчает использование документов дела, поиск необходимой информации.

В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Ряд сведений был внесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

1. наименование предприятия и его подчиненность;

2. наименование структурного подразделения;

3. делопроизводственный индекс дела;

4. заголовок дела;

5. срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдачи в архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлено аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы). Проставляются также:

1. даты дела;

2. количество листов в деле;

3. архивный шифр дела.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с данными заверительной надписи дела. Срок хранения, проставленный к началу делопроизводственного года в соответствии с номенклатурой, может быть уточнен по решению ЭК организации.

 

12.4 Передача дел долговременного хранения в архив

 

На документы постоянного и долговременного хранения составляется опись (архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепляется систематизации).

При подготовке к передаче в архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством.

Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов, например:

1. Приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности.

2. Приказы, распоряжения, протоколы и другие распорядительные документы предприятия.

3. Планы, сметы.

4. Отчеты, балансы.

5. Доклады, переписка и т.д.

Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или по алфавиту.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись.

В описание каждого дела входит:

1. порядковый номер;

2. индекс дела;

3. заголовок дела (может быть с аннотацией);

4. дата;

5. количество листов;

6. срок хранения дела;

7. примечания.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который проста