Часть 3. Работа с документом

Открытие документа

 

Последовательность действий для открытия документа:

· на вкладке Файл выберите команду Открыть;

· в окне Открытие документа в соответствующих позициях выберите нужные элементы.

 

Примечание 1: чтобы открыть документ, созданный в другой программе, выберите соответствующий формат из списка Все файлы.

Примечание 2: чтобы открыть документ, с которым уже приходилось работать ранее, выберите его имя из списка Последние на вкладке Файл.

 

Проверка орфографии

 

Для установки режима проверки правописания при вводе необходимо выполнить следующие действия:

· на вкладке Рецензирование выберите команду Правописание;

· нажмите кнопку Параметры;

· установите нужные параметры.

 

В процессе ввода текста Word подчеркивает возможные орфографические ошибки красной волнистой линией, а грамматические ошибки — зеленой волнистой линией.

 

Чтобы исправить ошибку, подведите указатель мыши к слову, подчеркнутому волнистой линией, нажмите правую кнопку мыши, а затем выберите правильный вариант написания в контекстном меню.

 

Поиск и замена

 

Существует возможность поиска и замены текста, специальных символов: символов абзаца (¶), символ табуляции и т. п. Для описания сложных условий поиска используйте подстановочные символы * или ?.

 

Последовательность действий при выполнении операции поиска :

 

· на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти.Откроется областьНавигация;

· в поле Поиск в документе введите искомый текст;

· для просмотра всех элементов поиска используйте кнопки Следующий результат поиска и Предыдущий результат поиска.

 

Примечание: чтобы прервать поиск, нажмите клавишу ESC.

 

Последовательность действий при выполнении операции замена текста:

 

· на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Заменить. Откроется окно Найти и заменить.

· в поле Найти введите искомый текст

· в поле Заменить на введите текст для замены

· нажмите кнопку Найти далее, затем Заменить или Заменить все.

 

 

Переход к элементам документа

 

Чтобы перейти к строке, странице, закладке, сноске, таблице, примечанию, рисунку и другим элементам документа выполните следующие действия:

· на вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти.Откроется областьНавигация;

· нажмите на кнопку справа в поле Поиск в документе;

· выберите команду Найти;

· введите имя или номер элемента в поле Введите..., а затем нажмите кнопку Перейти

Редактирование текста и сервисные операции

 

Редактирование текста – это внесение каких-либо изменений в существующий документ. Элементарные операции редактирования сводятся к вставке или удалению символа.Сложные операции предполагают работу с фрагментами документа, которые могут содержать рисунки, таблицы, кадры и другие объекты. В MS Word можно перемещать, копировать и удалять фрагменты документа.

Однако прежде чем приступить к операциям с фрагментами, необходимо выделить фрагмент в документе.

 

Выделение фрагмента текста

 

Выделение фрагмента текста с помощью клавиатуры

 

Для выделения фрагмента текста установите курсор на начало фрагмента и нажмите нужную клавишу управления курсором при нажатой клавиши Shift.

 

Выделение фрагмента текста с помощью мыши

 

В табл.2 приведены способы выделения различных фрагментов текста с помощью мыши.

 

 

Таблица 2

Способы выделения фрагментов текста

 

Использование мыши	Выделение
Двойной щелчок на слове	Слово
Щелчок на предложении при нажатой клавиши ctrl	Предложение
Щелчок на полосе выделения[1] рядом со строкой	Строка
Двойной щелчок на полосе выделения рядом с абзацем	Абзац
Двойной щелчок на полосе выделения и протаскивание	Несколько абзацев
Тройной щелчок а полосе выделения	Весь текст
Перетаскивание указателя с нажатой клавишей Alt	Колонка

Примечание: для выделения всего текста можно использовать команду Выделитьна вкладкеГлавная.

 

Перемещение фрагмента текста

Чтобы переместить фрагмент текста, выделите его и выполните действия, используя набор команд из одного из следующих инструментарий:

· контекстное меню;

· лента;

· горячие клавиши.

 

Примечание: для вырезания фрагмента текста в буфер обмена используйте сочетание клавиш CTRL+X, для вставки фрагмента текста из буфера используйте сочетание клавиш CTRL+V.

 

Копирование фрагмента текста

Чтобы переместить фрагмент текста, выделите его и выполните действия, используя набор команд из одного из следующих инструментарий:

· контекстное меню;

· лента;

· горячие клавиши.

 

Примечание: для вырезания фрагмента текста в буфер обмена используйте сочетание клавиш CTRL+С, для вставки фрагмента текста из буфера используйте сочетание клавиш CTRL+V.

 

Удаление фрагмента текста

Чтобы удалить фрагмент текста, выделите его и нажмите клавишу Del

 

Отмена предыдущего действия

Чтобы отменить предыдущее действие щелкните кнопку Отменить на панели быстрого доступа.

 

 

Форматирование текста

 

Форматирование текста – это процесс оформления страницы, абзаца, строки, символа.

Выделяют прямое форматирование и стилевое форматирование.

Под прямым понимается непосредственное изменение параметров выделенного фрагмента, символа и т.д. Стилевое форматирование заключается в том, что абзацам определенного внешнего вида назначается определенный стиль, который хранит все параметры данного объекта.

Структура документа

Различают физическую структуру документа (символ, строка, абзац, фрагмент, раздел, страница, текст) и логическую (заголовок 1 уровня, заголовок 2 уровня, …, заголовок 9 уровня, обычный текст).

Структура документаопределяется иерархической и многоуровневой совокупностью заголовков и подзаголовков разделов текста, распознаваемых программой.

Для создания и редактирования структуры документа удобно использовать

режимы структуры документа и режимы схемы документа,которые подключаются на вкладкеВид. Режим схемы документаоткрывает дополнительное окно, которое отображает структуру заголовков документа. Это облегчает навигацию в документе. Режим структуры документапозволяет управлять уровнями заголовков и фрагментов текста с помощью команд управления на вкладке Структура.

 

Использование стилей

 

Стиль - это совокупность параметров форматирования , имеющая свое название, т.е. это набор параметров форматирования, таких, как шрифт, цвет, размер, выравнивание и пр.

В Word существуют встроенные стандартные стили. MS Word содержит несколько десятков встроенных стилей, а также пять основных или, как их еще иногда называют, базовых стилей (обычный, заголовок 1, заголовок 2, заголовок 3 и шрифт абзаца по умолчанию). Стили, используемые в текущем документе, представлены в списке Стиль на панели инструментов Форматирование на вкладке Главная. В качестве основного стиля, установленного по умолчанию, используется стиль “Обычный”. Этот стиль применяется для основного текста любого документа и служит основой для создания других стилей.

 

Для создания нового стиля выполните следующие действия:

· выделите фрагмент текста, принимаемого за образец;

· на вкладке Главная в группе Стили откройте окно Стили в нижнем правом углу;

· нажмите кнопку Создать стиль;

· в открывшемся окне задайте нужные параметры.

 

Для создания структуры документа удобно использовать встроенные стили заголовков.

Заголовок — это название раздела, отформатированное с помощью одного из стандартных стилей заголовков Word. Стиль заголовка – это формат, присвоенный заголовку. В редакторе Word имеется 9 встроенных стилей заголовков: "Заголовок 1"- "Заголовок 9".

 

Применение стиля в существующем документе:

 

· выделите фрагмент, к которому будут применен стиль;

· на вкладке Главная в группе Стили выберите нужный стиль или команду Изменить стили.

 

Примечание 1: при создании нового документа можно первоначально выбирать стиль элемента документа, затем его вводить.

 

Примечание 2: список стилей, кроме того, располагается в окне Стили, которое отрывается при нажатии кнопки справа внизу группы Стили.

Использование стилей позволяет повысить эффективность и ускорить выполнение работы. Форматирование с помощью стилей сводится к выделению нужных фрагментов текста и выбору из списка требуемого стиля для данного фрагмента. Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в библиотеку стилей, которая доступна через одноименное окно диалога.

Методика использования стилей сводится к следующему:

· не изменять стандартные стили MS Word (особенно в файле normal.dot);

· сначала создать стили, а потом документы.

 

Параметры форматирования, входящие в понятие стиля абзаца, - это шрифт (которым написан текст абзаца), отступы и интервалы (установленные для данного стиля абзаца), позиции табуляции (установленные в абзаце), обрамление вокруг абзаца текста, язык абзаца, нумерация строк в абзаце.

 

Создание оглавления

 

Оглавление – это список заголовков определенного типа в документе с указанием номера страниц, на которых они расположены.

Создание оглавления начинается с применения встроенных стилей заголовков к заголовкам, которые следует включить в оглавление, и редактирования структуры документа.

Word найдет все заголовки, оформленные указанными стилями, отсортирует их по уровню заголовка, добавит соответствующие номера страниц и отобразит оглавление в документе.

Оглавление удобно использовать для быстрого перемещения по документу, просматриваемому на экране. Для перехода к любому заголовку документа достаточно щелкнуть соответствующий ему номер страницы в оглавлении.

 

Для создания оглавления необходимо выполнить следующие действия:

 

· щелкните то место документа, куда следует вставить оглавление;

· на вкладке Ссылки щелкните кнопку Оглавление;

· выберите команду Оглавление;

· выберите нужные параметры.
,,,,,

Примечание: если оглавление не строится, то проверьте элементы структуры текста и их стили (см. п. 3.7.1 и п.3.7.2).

 

Выравнивание текста

 

Под выравниванием понимается расположение текста относительно полей страницы. Существует четыре вида выравнивания:

левое выравнивание – все строки выравниваются по левому полю страницы, а справа они заканчиваются произвольно;

правое выравнивание – все строки выравниваются по правому полю страницы, а слева они заканчиваются произвольно;

по центру – текст размещается посередине страницы;

по ширине – начало и конец строк располагаются на одинаковом расстоянии от краев страниц.

 

Чтобы применить выравнивание текста, нужно выделить его и выбрать соответствующую команду на вкладке Главная или открыть окно Абзац нажав кнопку в правом нижнем углу группы команд Абзац, а затем на вкладке Отступы и интервалы в строке Выравнивание выбрать нужный вариант.

 

 

Изменение шрифта

 

Чтобы изменить шрифт в тексте выполните следующие действия:

· выделите текст, который требуется изменить;

· на вкладке Главная выберите группу команд Шрифт;

· в открывшемся окне установите нужный шрифт, начертание, размер, эффекты^[2]

Примечание: шрифт, начертание, размер можно изменить с помощью окна Шрифт, закрепленном за кнопкой в нижнем правом углу группы команд Шрифт.