O 1.5 Автоматизация документооборота на предприятии

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т.д. (таблица 1).

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов [21].

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль и учет их исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль состояния самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Таблица 1 - Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны: потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации; поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации); задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор); фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени); проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля; неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов); большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

В результате выше описанного положения дел управление организацией не может осуществляться в полном объеме. И выражается это в том, что руководитель организации (равно как и руководители всех ее уровней) самостоятельно (без помощи секретарей и помощников, ответственных за те или иные направления деятельности) не владеют информацией в режиме реального времени и в случае необходимости не смогут оперативно ответить даже на такие вопросы: какие документы и по каким проблема находятся в работе; какова предыстория и состояние решения конкретных вопросов и т.п.; а следовательно, оперативно среагировать на изменившуюся конъюнктуру рынка и принять верное решение.

o 1.6 Структура функционирования ООО "Тольяттинская Лизинговая Компания"

§

Описание компании

Общество с ограниченной ответственностью "Тольяттинская лизинговая компания" учреждено в октябре 2000г. Лицензия на осуществление финансовой аренды (лизинга) № 1576 получена 11 апреля 2001 года. Тольяттинская лизинговая компания "ВЕРСУС", изначально создавалась как компания из Тольятти и для Тольятти. Однако опыт, накопленный на финансовом рынке родного города, позволил осваивать бизнес-пространство других регионов России: Самары, Димитровграда, Сызрани, Оренбурга, Чебоксар и Москвы.

ТЛК "ВЕРСУС" является универсальной лизинговой компанией и предоставляет в лизинг все виды автотранспорта, спецтехники и оборудования, а так же объекты недвижимости. На оборудовании, переданном ТЛК "ВЕРСУС" в лизинг, пекут хлеб, перерабатывают молоко, делают мороженое и сыры, отапливают промышленные предприятия, изготавливают замки, стройматериалы и мебель, детали для автомобилей и оснастку для станков, печатают полиграфическую продукцию, ремонтируют дороги, торгуют, обеспечивают связью, лечат людей и выходят в радиоэфир. Транспорт, переданный в лизинг, ежедневно перевозит десятки людей и сотни тонн груза. Оргтехникой, приобретенной с помощью ТЛК, оборудованы сотни рабочих мест.

С 2004 года компания входит в число 100 крупнейших лизинговых компаний России (по версиям рейтингов журнала "Лизинг-Ревю" и РА-Эксперт). Кроме того, по данным "Лизинг-ревю", ТЛК "ВЕРСУС" является одним из крупнейших лизингодателей машиностроительного и металлообрабатывающего оборудования.

3 ноября 2005 года Тольяттинская лизинговая компания объявила о выводе на рынок нового брэнда – "ВЕРСУС". Для фирмы важно, чтобы результаты ее работы ассоциировались именно с компанией. И для того, чтобы клиенты могли точнее идентифицировать компанию, требовалось создать собственную торговую марку. В тот же день Тольяттинская Лизинговая компания "ВЕРСУС" презентовала свой новый офис в Тольятти. Оба события были приурочены к пятилетнему юбилею компании.

Основными приоритетами ООО "Тольяттинская лизинговая компания" являются гибкость и удобство в работе, а также эффективность предлагаемых клиенту решений. Обладая значительным практическим опытом, знаниями и ресурсами, компания постоянно совершенствует свою работу, стремясь удовлетворить потребности самых взыскательных клиентов.

Главным итогом и результатом прошедших семи лет стали устойчивые, доверительные и взаимовыгодные отношения с клиентами и партнерами, сложившая репутация надежного партнера в этой сфере.

Сотрудничество с ТЛК "ВЕРСУС" позволяет клиентам увеличить объемы сбыта, выйти на новые рынки и обновить основные фонды, а самое главное - быстрее реализовать свои проекты и заработать прибыль. Для компании важно, чтобы сейчас и в будущем проекты реализованные "Тольяттинской лизинговой компанией "ВЕРСУС" высоко оценивались клиентами с точки зрения профессионализма, скорости и эффективности. Главная цель компании - помогать клиентам развивать, двигать свой бизнес в выбранном направлении.

Структура компании

ООО "Тольяттинская Лизинговая Компания" организационно делится на четыре структуры: коммерческая служба, финансово-правовавая служба, юридическая и общая служба (рисунок 4).

Рисунок 4 – Структура ООО "Тольяттинская Лизинговая компания"

Коммерческая служба в свою очередь подразделяется на маркетинговый и экспертный отделы. Специалисты первого отдела проводят мониторинг рынка, отслеживают и фиксируют любые изменения, произошедшие в данной отрасли экономической сферы. Полученные маркетологами данные направляются в отдел экспертов, в котором его сотрудники тщательно анализируют полученную информацию и делают соответствующие выводы.

Большая часть ответственных решений относительно предложенных компании лизинговых проектов принимается исходя из рекомендаций аналитического финансового отдела. Этим отделом, в частности, просчитывается такая характеристика, как лимит кредитных рисков, осуществляется наблюдение за динамикой финансового состояния предприятия, анализируются результаты аудиторских проверок. В комплексе этот анализ позволяет установить момент, когда предприятие-клиент может пойти на следующий проект лизинга. Эта информация передается в отдел лизинговых договоров, менеджеры которого предлагают клиенту начать детальную проработку такого проекта. Однако при проведении переговоров и заключении лизинговых соглашений лизингополучателям приходится общаться лишь с менеджерами отдела договоров. С самого начала реализации проекта лизинга для какого-либо предприятия за ним устанавливается контроль со стороны менеджера компании, который, как правило, ведет этот проект до его полной реализации.

Общая служба в свою очередь подразделяется на 4 отдела: рекламы, канцелярии, сервисного обслуживания и хозяйственного управления.

Так же в компании имеется юридический отдел, который занимается всеми нормативно-правовыми отношениями.