Требования, предъявляемые к системе

 

Перед тем как начать анализировать существующие аналоги системы и переходить к постановке целей рассмотрим требования, которые были предъявлены к разрабатываемой автоматизированной информационной системе.

Система должна содержать сведения о клиентской базе компании, заключаемых договорах и оперативно отражать текущее состояние и изменение ситуации. Система должна быть реализована в виде базы данных с разделенным правом доступа, выдающей отчеты в виде файлов Microsoft Excel и Microsoft Word.

Программный комплекс должен работать на персональном компьютере, являющемся клиентской станцией информационной системы, под управлением операционной системы Windows 2000, Windows XP или Windows 2000 Server, если компьютер выполняет функции сервера информационной системы. Наличие Microsoft Office является обязательным.

База данных информационной системы должна поддерживаться СУБД FoxPro 9.

Информационная система должна соответствовать финансовой политике компании. База данных должна обновляться автоматически после внесения в нее новых данных. В систему должны быть включены механизмы авторизации и аутентификации.

Для рабочей станции будет использовать персональный компьютер, технические характеристики которого не уступают ниже перечисленным:

§ Процессор с тактовой частотой 1 ГГц

§ ОЗУ – 128 Мбайт

§ Жесткий диск 10 Гбайт

Характеристики сервера информационной системы должны удовлетворять следующим условиям:

§ Процессор с тактовой частотой 1,6 - 2 ГГц

§ ОЗУ – не менее 768 Мбайт

§ Жесткий диск 20 Гбайт

Также необходимо обеспечить условия охраны труда при эксплуатации информационной системы.

 

Обзор существующих аналогов

С:Архив

1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Использование 1С:Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам.

1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами.

В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях.

Хранение документов. С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов. Документы в 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива.

Учет документов. На каждый документ в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей. В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами. Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение.

Регистрация корреспонденции. В системе 1С:Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ. 1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Поиск. 1С:Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении.

Права доступа. Каждому объекту 1С:Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Вызов функций 1С:Архива можно осуществлять из 1С:Предприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.

Стоимость лицензионной версии программы:

1С:Архив версия 3.0 CD 000,00руб.

1С:Архив версия 3.0 CD Upg с предыдущих версий0,00USD

1С:Архив версия 3.0 OCR CD 000,00руб.

1С:Архив версия 3.0 OCR CD Upg с 1С:Архив 3.0 CD00,00 USD

1С:Архив версия 3.0 OCR CD Upg с предыдущих версий 1500,00USD

Теперь рассмотрим все имеющиеся достоинства и недостатки данной системы.

Достоинства:

§ возможность хранения документов любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д.

§ наличие шаблонов для создания документов;

§ набор реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ;

§ возможность подключения сотрудников, работающих вне фирмы по средством использования web-браузера;

§ разграничение прав доступа.

Недостатки:

§ большая стоимость программного продукта;

§ нет функции составления отчетов;

§ возникает сложность в просматривании всей истории работы с конкретной фирмой-контрагентом;

§ трудный процесс обучения сотрудников.

 

ISIDA

Семейство продуктов ISIDA DMS в своем полном варианте состоит из двух частей. Первая часть - ISIDA DMS SE - является комплексной системой электронного делопроизводства и контроля исполнения. Вторая часть - ISIDA eDoc - предоставляет развитый набор функций по созданию, обращению, хранению и использованию корпоративных электронных документов, снабженных цифровыми подписями.

ISIDA DMS включает следующие комплексы информационных услуг:

Ведение электронных дел для организационно-распорядительных документов:

§  регистрация и мониторинг обязанностей должностных лиц;

§  рассмотрение и исполнение документов;

§  создание и согласование электронных документов;

§  поддержка электронной почты;

§  поддержка сканирования документов;

§  поддержка факса;

§  портал технологического администратора;

§  регистратор службы ДОУ;

§  контролер службы ДОУ;

§  руководитель службы ДОУ;

§  сотрудник протокольного сектора;

§  делопроизводитель подразделения;

§  секретарь руководителя.

SIDA eDoc включает следующие комплексы информационных услуг:

§ центр поддержки корпоративного электронного документа;

§ криптографическое ядро;

§ центр электронного документооборота;

§ центр хранения электронных документов;

§ ведение электронной номенклатуры дел;

§ ведение электронных дел для документов текущего архива;

§ передача и прием электронных дел в ведомственный архив;

§ центр администрирования;

§ набор коннекторов.

Системы ISIDA не продается как коробочный продукт. Компания Исида-Информатика предлагает комплексные проекты автоматизации документооборота, электронного архива и других приложений на платформе ISIDA. Стоимость проектов по внедрению СЭД составляет от 50 до 300 тыс. $.

Рассмотрим достоинства и недостатки представленной системы.

Достоинства:

§ возможность просматривать и отслеживать обязанности и полномочия сотрудников;

§ возможность ввода документов по средством сканера и факса;

§ существует поддержка работы с электронной почтой;

§ снабжение документа цифровой подписью.

Недостатки:

§ отсутствие функции составления отчетов;

§ продажа осуществляется только комплексными проектами, что ведет к высокой стоимости;

§ отсутствие четкой понятной системы разграничения прав доступа;

§ сложный процесс обучения персонала.

Naumen DMS

Naumen DMS (новая версия системы NauDoc) — корпоративная система управления бизнес-процессами и документами.

Система поддерживает полный цикл управления бизнес-процессами (моделирование, исполнение, мониторинг). Naumen DMS позволяет интегрировать разрозненные приложения, используемые в организации, в единую среду выполнения бизнес-процессов и автоматизировать деятельность сотрудников, участвующих в этих процессах.

Для построения единой системы управления информацией в масштабах предприятия Naumen DMS предоставляет мощные средства, обеспечивающие выполнение операций на всех этапах работы с документами: от создания и рассмотрения документа до его исполнения и перевода в архив.

Использование Naumen DMS позволяет увеличить эффективность работы большинства сотрудников предприятия.

Функциональные возможности

• Моделирование бизнес-процессов

• Исполнение бизнес-процессов

• Мониторинг бизнес-процессов

• Корпоративное управление документами

• Формирование единого электронного хранилища документов

• Организация коллективной работы

• Автоматизация делопроизводства, работы канцелярии

• Поиск информации

• Обеспечение сертификации на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000

Внедрение Naumen DMS значительно облегчит сертификацию предприятия на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000, т.к. этот стандарт в обязательном порядке требует документирования системы управления предприятием.

Рассмотрим достоинства и недостатки рассмотренной системы.

Достоинства:

§ эффективный поиск документов по их реквизитам, а также по тексту;

§ обеспечение сертификации на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000;

§ система поддерживает полный цикл управления бизнес-процессами;

§ поддержка основных промышленных реляционных баз данных.

Недостатки:

§ программный продукт включает в себя большое количество не требуемых функций, что приводит к повышению его стоимости;

§ отсутствие возможности наделить каждого сотрудника различными правами доступа;

§ сложный процесс обучение сотрудников.

 

UMS Docs

Система "UMS Docs" обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов, связанных с документооборотом, позволяет осуществлять регистрацию, формирование и согласование документов, создание резолюций, ознакомление с документами сотрудников, автоматические рассылки уведомлений и документов, формирование дел.

Клиент-серверная архитектура системы основана на использовании web-технологий организации рабочего места, что позволяет объединить в единую модель документооборота не только отдельно взятые структурные подразделения компании, но и сеть удаленных друг от друга филиалов организации.

Система "UMS Docs" поддерживает полный цикл работы с электронными документами, при этом традиционное "бумажное" делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

Основные преимущества системы электронного документооборота "UMS Docs" перед аналогами:

§ современные web-ориентированные технологии;

§ легкость внедрения и низкая стоимость обслуживания;

§ ориентация на потребности Заказчика. Предложение комплексного решения "под ключ";

§ стоимость продукта с учетом внедрения и обслуживания системы не превышает среднерыночной.

Стоимость лицензионной версии программы:

3 825.00 руб. (за 1 пользователя)

10-29 пользователей: 3 570.00 руб. (за 1 пользователя)

30-39 пользователей: 3 315.00 руб. (за 1 пользователя)

40-49 пользователей: 3 060.00 руб. (за 1 пользователя)

50-100 пользователей: 2 805.00 руб. (за 1 пользователя)

Рассмотрим достоинства и недостатки данной системы.

Достоинства:

§ современные web-ориентированные технологии;

§ легкость внедрения и низкая стоимость обслуживания;

§ возможность объединять сеть удаленных друг от друга филиалов организации;

§ стоимость продукта с учетом внедрения и обслуживания системы не превышает среднерыночной.

Недостатки:

§ отсутствие функции разграничения прав доступа конкретных сотрудников;

§ отсутствие возможности составления отчетов;

§ сложный процесс обучения сотрудников;

§ отсутствие возможности отслеживания результатов работы конкретного сотрудника.

 

Постановка задач

 

В данной работе ставится цель создать автоматизированную информационную систему для лизинговой компании, объединив в ней достоинства имеющихся аналогов и исправив их недостатки.

Проанализировав имеющиеся в данный момент на рынке программные продукты, отвечающие требованиям поставленным проектируемой системе, можно поставить более конкретные задачи.

Таким образом, необходимо спроектировать такой программный продукт, который будет соответствовать поставленным задачам. А именно:

§ система должна обладать возможностью разграничения прав доступа пользователей;

§ программа должна содержать в себе модуль составления отчетов;

§ для удобства восприятия документы должны быть заполнены по одной форме, что обеспечивается внесением данных в имеющиеся шаблоны;

§ АИС должна содержать в себе базу данных сотрудников и клиентов;

§ система должна соответствовать финансовой политике организации;

§ должна обладать функцией быстрого поиска необходимых документов;

§ с помощью программы директор компании долен иметь возможность просматривать результативность работы каждого сотрудника и на этом основании делать выводы;

§ должна имеется возможность просмотра всей истории сотрудничества компании с конкретными контрагентами либо личностями.

Для решения поставленных задач необходимо выполнить следующие работы, а именно:

) Провести исследования:

§ предметной области;

§ ознакомиться с ранее разработанными АИС данного плана;

§ проанализировать существующие АИС на выявление достоинств и недостатков той или иной системы.

) На основании результатов исследований разработать:

§ общую модель информационной системы;

§ структуру документооборота в данной компании;

§ структуру базы данных клиентов и сотрудников компании;

) Разработать план график работ по реализации основных задач разработки АИС на основе модели Ганта. Определить минимальный (критический) срок исполнения работ.

) Выполнить экономические расчеты по схеме:

.1) Рассчитать стоимость инвестиционных и иных затрат возникающих в процессе создания АИС;

.2) Разработать финансовую модель "Внедрение" и на её основе рассчитать оценку экономической эффективности.

.3) Для моделирования и расчетов принять:

§ Период действия проекта = 2 года;

§ Ставка банковского процента = 20%;

§ Ставка дисконтирования = 24 %.

5) По результатам моделирования выполнить расчеты основных показателей экономической эффективности. При расчете экономической эффективности отразить схему возврата инвестиционных затрат посредством возникшей экономии на издержках.

6) Привести графический материал (диаграммы, графики, рисунки).