Учет работы учреждений культуры.

Виды учета работы. Документы учета работы. Применение учетных данных для эффективной работы.

Учет является частью информационного механизма менеджмента, связанного с характеристиками реальных результатов деятельности организации.  Учет– это характеристика итогов деятельности учреждения в утвержденной системе показателей.

  Фиксируя итоги деятельности организации за определенный период, данные учета создают информационную базу данных как для контроля, так и для принятия последующих плановых и других решений. Без опоры на эти данные невозможна эффективная организация заработной платы, задание системы стимулирования. Без достоверных данных учета невозможна выработка норм и нормативов, создание нормативной базы.

Система учета должна соответствовать нескольким очевидным требованиям:

– показатели учета должны соответствовать планируемым показателям;

– система учета должна быть простой и ясной;

– учет должен быть оперативен и своевременен;

– учет должен быть максимально полным, т.е. охватывать все стороны деятельности организации;

– данные учета должны быть достоверными – как показывает практика, наиболее сложное для социально-культурной сферы требование.

В социально-культурной сфере действуют виды учета: текущий (первичный, оперативный), статистический, бухгалтерский учет (и соответствующая отчетность).

Бухгалтерский учет является частью финансового контроля и настолько технологически специфичен, что образует достаточно развитую самостоятельную дисциплину менеджмента. Бухучету посвящен чрезвычайно широкий круг специальной литературы и материалов. Все виды учета (отчасти, включая и творческий отчет), так или иначе, все опираются на использование современных компьютерных технологий. Существует веер АРМов (автоматизированных рабочих мест) по бухгалтерскому учету, статистике, текущему учету с соответствующим программным обеспечением.

Текущий учет . Речь идет об учете текущей (каждодневной) деятельности учреждения культуры. Его также называют оперативным (в отличие от других – так или иначе, но эпизодических видов учета и отчетности) учетом. Этот учет является базой, над которой надстраиваются все другие виды учета и отчетности – отсюда его еще одно название – первичный.

С некоторой степенью условности можно различать два вида текущего учета: количественный и качественный. Количественный учет связан с учетом объемов выполненной работы (количество мероприятий, посетителей, доход и т.п.). Типичным документом текущего учета в сфере культуры является журнал учета текущей работы. Обычно учет в нем ведется по следующим позициям: порядковый номер, дата, наименование работы, время начала и окончания, количество посетителей, подпись ответственного лица, примечания. Регулярно (ежемесячно, ежеквартально) данные об объеме выполненной работы суммируются с заполнением специальных таблиц. Страницы такого журнала пронумерованы, прошнурованы и должны скрепляться печатью, так как журнал является документом финансовой дисциплины. Хотя вести его могут должностные лица, которым это поручено, ответственность за достоверность, своевременность и полноту записей в журнале несет руководитель организации. К другим документам текущего учета относятся списки коллективов, журналы посещения кружков и коллективов, журналы дежурств и другие документы, в которых ведется учет работы в подразделениях и службах.

   Что может подтвердить записи в журнале учета текущей работы? В качестве подтверждающих материалов могут выступать планы, программы, пригласительные билеты, сметы, сценарии, фотографии, видео- и киноматериалы, корешки путевок и квитанций – практически все материалы и документы, сопровождающие ход подготовки и проведения конкретных мероприятий. Поэтому такие документы и материалы также могут быть отнесены к текущему учету.

  Качественный учет – учет уровня и эффективности проводимой работы. К его материалам и документам относятся справки по итогам проверок, отзывы посетителей и клиентов, рецензии и отзывы в СМИ, результаты экспертных оценок и т.п.

  Примером документа, в котором объединяются качественные и количественные характеристики выполненной работы, являются акты сдачи-приемки выполненной работы, подписанные представителями исполнителя и заказчика, в которых фиксируются объемы выполненных работ, их соответствие запланированным, наличие или отсутствие претензий заказчика к исполнителю по объему и качеству выполненных работ. В сфере культуры введены паспорта учреждений культуры, в которых систематически фиксируются итоги и оценки деятельности.

Статистический учет отражает учет показателей работы учреждения в цифрах (кол-во коллективов, сотрудников, мероприятий и т.д. за определенный период времени). Статистический учет дает картину изменений показателей работы, на основе которого можно сделать вывод об улучшении работ.