Фактографические информационные системы (ФИС)

Обобщенная схема ДИС представлена на рис. 1.4.2.

Система актуализации БД включает две подсистемы:

· отображения структуры предметной области (ПО) в структуру БД;

· отображения состояния объектов ПО в состояние БД.

Отображение структуры предметной области в структуру БД может трактоваться как проектирование БД.

Процесс проектирования можно представить в виде трех основных этапов:

1. Концептуальное моделирование ПрО

2. Логическое проектирование БД

3. Физическое проектирование БД

Построение концептуальной схемы данных самый сложный и трудно формализуемый процесс. Отсутствуют конструктивные методики, процесс структуризации по существу является искусством, опирающимся на опыт проектировщика и участие профессионала – работника моделируемой предметной области.

Следует заметить, что если концептуальная модель определена, то процесс проектирования физической структуры БД для всех современных СУБД может быть автоматизирован с помощью средств, имеющихся на рынке программного обеспечения. В их числе ERWIN, POWER DESIGNER, ORACLE Designer и другие.

Отображение состояния объектов предметной области в состояние БД осуществляется, как правило, в два этапа:

1. фиксации значений параметров объектов предметной области;

2. корректировки значений соответствующих данных в БД.

Если в месте возникновения значений параметров установлен компьютер, то эти два этапа могут совпадать, т.е. значения данных вносятся непосредственно в БД, но через заполнение экранной формы документа. В этом случае, как правило, печатается и так называемая «твердая» копия документа, которая визируется ответственными лицами, возможно ставится печать и бумажный документ хранится в архиве. Использование бумажных документов доже при компьютерной реализации документооборота объясняется тем, что только личная подпись и печать придают юридический статус документу, а также более высокой надежностью длительного хранения информации на бумажном носителе.

Фиксация значений параметров объектов на бумажных носителях осуществляется в тех случаях, когда в месте возникновения значения нет компьютера.

Система обработки данных может состоять из:

· профессионально-ориентированных средств;

· процедуро-ориентированных программных средств.

Профессионально-ориентированные средства обеспечивают прямую компьютерную поддержку существующих информационных технологий на рабочем месте и максимально учитывают их специфику. Поэтому такие средства часто называют Автоматизированными рабочими местами или АРМами.

Несомненное достоинство таких систем – создание комфортных условий для работников.

Основной недостаток – необходимость модификации программного обеспечения при изменении информационных технологий, связанных с их совершенствованием или директивными решениями.

Процедуро-ориентированные средства реализут типовые процедуры поддержки информационных технологий. Они являются универсальными средствами типа информационно-справочных систем.

Для работы с базами данных, являющимися информационными моделями очень широкого класса предметных областей, такими процедурами являются:

• выбор записей, удовлетворяющих заданным ограничениям на значения данных;

• отбор подмножества данных;

• установление требуемого порядка следования (сортировки) записей;

• определение максимального, минимального, среднего, суммарного значения данного в группе записей; отклонение или доля этих значений – значения соответствующего данного в образующих их записях;

• определение разности, долевого, процентного соотношения данных в одной записи.

Нетрудно заметить, что средства экранного интерфейса современных СУБД, средства, интерпретирующие команды SQL, относятся к процедуро-ориентированным.

Несомненным достоинством процедуро-ориентированных средств является их универсальность, независимость от изменений в конкретных информационных технологий.

Однако, реализовать с их помощью специфические технологии на рабочем месте является трудоемкой задачей.

 

Помимо выделения документальных и фактографических ИС существует множество других способов деления и классификации ИС. Рассмотрим некоторые из них.

 

1.4.2. По признаку структурированности решаемых задач

При создании или при классификации информационных систем неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным – математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. От степени формализации во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т.е. сведение роли человека к нулю.

Пример. В информационной системе необходимо реализовать задачу расчета заработной платы. Это структурированная задача, где полностью известен алгоритм решения. Рутинный характер этой задачи определяется тем, что расчеты всех начислений и отчислений весьма просты, но объем их очень велик, так как они должны многократно повторяться ежемесячно для всех категорий работающих.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.

Пример. Попробуйте формализовать взаимоотношения в вашей студенческой группе. Наверное, вряд ли вы сможете это сделать. Это связано с тем, что для данной задачи существен психологический и социальный факторы, которые очень сложно описать алгоритмически.

В практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными. В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными, так как в их функционировании принимает участие человек.

Пример. Требуется принять решение по устранению ситуации, когда потребность в трудовых ресурсах для выполнения в срок одной из работ комплекса превышает их наличие. Пути решения этой задачи могут быть разными, например:

- выделение дополнительного финансирования и увеличение численности работающих;

- отнесение срока окончания работы на более позднюю дату и т.д.

Как видно, в данной ситуации информационная система может помочь человеку принять то или иное решение, если снабдит его информацией о ходе выполнения работ по всем необходимым параметрам.

Таким образом, от степени формализуемости задач зависит и степень автоматизации информационных процессов в рамках этих задач. В соответствии с этим ИС делятся на:

· автоматические

· ручные

· автоматизированные

 

1.4.3. По функциональному признаку

Функциональный признак определяет назначение системы, а также ее основные цели, задачи и функции. Структура информационной системы может быть представлена как совокупность ее функциональных подсистем, а функциональный признак может быть использован при классификации информационных систем.

В хозяйственной практике производственных и коммерческих объектов типовыми видами деятельности, которые определяют функциональный признак классификации информационных систем, являются: производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая.

Указанные направления деятельности определили типовой набор информационных систем:

· производственные системы;

· системы маркетинга;

· финансовые и учетные системы;

· системы кадров (человеческих ресурсов);

· прочие типы, выполняющие вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности фирмы.

Для лучшего понимания функционального назначения информационных систем в таблице 1.1 по каждому виду деятельности приведены решаемые в них типовые задачи.

Таблица 1.1. Функции информационных систем

Система маркетинга	Производственные системы	Финансовые и учетные системы	Система кадров (человеческих ресурсов)	Прочие системы, например ИС руководства
Исследование рынка и прогнозирование продаж	Планирование объемов работ и разработка календарных планов	Управление портфелем заказов	Анализ и прогнозирование потребности в трудовых ресурсах	Контроль за деятельностью фирмы
Управление продажами	Оперативный контроль и управление производством	Управление кредитной политикой	Ведение архивов записей о персонале	Выявление оперативных проблем
Рекомендации по производству новой продукции	Анализ работы оборудования	Разработка финансового плана	Анализ и планирование подготовки кадров	Анализ управленчес-ких и стратегических ситуаций
Анализ и установление цены	Участие в формировании заказов поставщикам	Финансовый анализ и прогнозирование		Обеспечение процесса выработки стратегических решений
Учет заказов	Управление запасами	Контроль бюджета Бухгалтерский учет и расчет зарплаты

 

1.4.4. По уровням управления и квалификации персонала

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический. Различным уровням управления соответствуют различные уровни квалификации персонала.

Операционный (оперативный, нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации.

Операционному уровню соответствуют исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты, секретари и т.п.). Основная задача - оперативное реагирование на изменение ситуации.

На уровне оперативного управления большой объем занимают учетные задачи.

Пример. Некоторые учетные задачи:

· учет количества проданной продукции;

· учет затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций;

· учет произведенной продукции;

· бухгалтерский учет

· кадровый учет и т.д.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Функциональному уровню соответствуют менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.). Основная задача - тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности.

Пример. На основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений проявляются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Результаты принимаемых на этом уровне решений проявляются спустя длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Стратегическому уровню соответствуют менеджеры высшего звена руководства организации (руководитель и его заместители). Основная их задача - стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления.

Пример. На основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятии с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.

В соответствии с перечисленными уровнями управления можно выделить:

· операционные ИС (ИС оперативного управления),

· тактические ИС (ИС функционального управления),

· стратегические ИС (ИС стратегического управления).

На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции.

На рис. 1.5 показан один из возможных вариантов классификации информационных систем по функциональному признаку с учетом уровней управления и уровней квалификации персонала.

Рис. 1.5. Типы информационных систем в зависимости от функционального признака с учетом уровней управления и квалификации персонала

 

Из рисунка видно, что чем выше по значимости уровень управления, тем меньше объем работ, выполняемых специалистом и менеджером с помощью информационной системы. Однако при этом возрастают сложность и интеллектуальные возможности информационной системы и ее роль в принятии менеджером решений. Любой уровень управления нуждается в информации из всех функциональных систем, но в разных объемах и с разной степенью обобщения.

Основание пирамиды составляют информационные системы, с помощью которых сотрудники-исполнители занимаются операционной обработкой данных, а менеджеры низшего звена - оперативным управлением. Наверху пирамиды на уровне стратегического управления информационные системы изменяют свою роль и становятся стратегическими, поддерживающими деятельность менеджеров высшего звена по принятию решений в условиях плохой структурированности поставленных задач.