Организация приемки товаров по количеству

Приемка товаров по количеству представляет собой про­верку соответствия количества поступивших товаров (массы брутто, нетто, количества единиц, объема, площади) данным сопроводительных документов: товар­ные накладные (фактуры), счета-фактуры, упаковочные ярлыки, транспортные накладные и др.

Товарные накладные (фактуры) содержат сведения о количестве отдельных товаров, одновре­менно отпускаемых магазину.

На основе накладных бухгалтерия поставщика выписывает платежный документ — счет и предъявляет его покупателю (универмагу или торгу) для оплаты через банк. Вместо на­кладной и счета поставщики могут выписывать счет-фактуру.

В упаковочных ярлыках указывается перечень и количество товаров, затаренных в каждый ящик, кипу, тюк и пр. Находятся они внутри тары, а иногда прикрепляются снаружи. В зависи­мости от вида тары их называют ящичными, кипными и т. д.

Транспортные документы (железнодорожные, водные на­кладные) сопровождают товары при перевозках по железной дороге и водным транспортом. Материально ответственные лица проверяют подлинность и правильность этих документов, а за­тем приступают к проверке количества товаров.

Правильное осуществление и оформление приемки товара по количеству и качеству является необходимостью, а также тем из многих факторов, что позволяет торговому предприятию иметь спокойствие стабильной работы. При приемке товара должны применять определенные правила, система которых сейчас будет изложена на примере общего алгоритма действий, начинающегося от поступления товара в магазин. Приемка товаров осуществляется в соответствии с Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 3 сентября 2008 г. № 1290 «Об утверждении Положения о приемке товаров по количеству и качеству», Положением о поставках товаров в Республике Беларусь (1996 г.), уставами железнодорожного, автомобильного, водного и воздушного транспорта и правилами перевозки грузов.

Нормы этих документов применяются, но всех случаях, если стандартами, техническими условиями или договорами постав­ки не предусмотрен иной порядок приемки товаров.

Заведующий складом или иное должностное лицо, имеющее соответствующие должностные полномочия, указанные в должностной инструкции есть то лицо, которое ведет управление процессом приемки товара по количеству и качеству и несет ответственность за его правильность.

Покупатель обязан принять переданный ему товар, за исключением случаев, когда он в силу акта законодательства или договора вправе потребовать замены товара или отказаться от исполнения договора купли-продажи. Покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки. Принятый покупателем (получателем) товар должен быть им осмотрен в срок, определенный законодательством, договором поставки. Покупатель (получатель) обязан в этот же срок проверить количество и качество принятых товаров в порядке, установленном законодательством или договором поставки, и о выявленных несоответствиях или недостатках товаров незамедлительно письменно уведомить поставщика. В случае получения поставленных товаров от транспортной организации покупатель (получатель) обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных законодательством, регулирующим деятельность транспорта.

Предыдущий абзац содержит основополагающие правила того, что делает покупатель, когда товар ему доставлен. Эти правила включают следующие обязанности: принять товар, проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, осмотреть товар, проверить его количество и качество, незамедлительно уведомить поставщика о выявленных несоответствиях.

Положение определяет общий порядок и правила приемки товаров по количеству и качеству, а также условия, необходимые для проведения объективной и достоверной приемки товаров по количеству и качеству, если договором не предусмотрено иное. То есть соглашением сторон могут предусматриваться любые правила приемки товара, с употреблением при этом любых терминов и понятий[4, с.1]. Положение может применяться при приемке товаров, поставляемых по внешнеторговому договору, если его условиями не предусмотрено иное.

Доверенное лицо перевозчика либо поставщика передает доверенному лицу магазина сопроводительные документы на товар, и кладовщик может уже начинать прием, разгружаемого товара по количеству мест. Как следует оформлять приемку товара по количеству? Здесь сразу отметим, что это зависит, в том числе, и от того, какими лицами (их представителями) принимается товар [4, с.2]. Приемка товаров проводится покупателем самостоятельно либо с участием представителей: продавца; торгово-промышленной палаты; республиканского органа государственного управления и иной государственной организации, подчиненной Правительству Республики Беларусь, если продавец и покупатель подчинены (входят в состав) одному республиканскому органу государственного управления и иной государственной организации, подчиненной Правительству Республики Беларусь; органа по сертификации продукции, испытательного центра или лаборатории, аккредитованных Государственным комитетом по стандартизации Республики Беларусь в области, соответствующей для проверки качества (испытаний) принимаемых товаров.

Представитель нужен при выявлении недостачи, несоответствии качества, маркировки товара, тары или упаковки установленным требованиям в случае необходимости составления двустороннего акта вызов представителя продавца является обязательным[4, с.2].

Если не вывялено фактов, указанных в предыдущем абзаце, то приемка товара, поставляемого без тары, в открытой или поврежденной таре, а также приемка товара по массе брутто и количеству мест, поставляемого в закрытой таре, производится: на складе покупателя – при доставке товара продавцом либо перевозчиком; на складе продавца – при вывозе товара покупателем или по его поручению третьим лицом; в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и грузовых мест, на складе перевозчика – при доставке и выдаче товара перевозчиком.

Лица, участвующие в приемке товаров, должны быть ознакомлены с условиями договора, а также всеми иными сопутствующими документами и сведениями, в которых имеется информация о количестве и (или) качестве проверяемых товаров[4, с.4]. То есть должен быть документ, где будет указано, что лицо (лица) принимавшие товар ознакомлены с соответствующими документами, перечислены основные реквизиты этих документов (полное наименование, номер, дата, другие сведения, если по перечисленным нельзя точно идентифицировать соответствующий документ). Приемка товаров по количеству и качеству проводится с использованием средств измерений, находящихся в исправном состоянии и прошедших в установленном законодательством порядке поверку[4, с.4]. Приемка товара по количеству различается как приемка товара по количеству мест и приемка товара по количеству товарных единиц. Отсюда разные требования к срокам приемки товара по количеству.

Товар, поставляемый продавцом без тары, в открытой или поврежденной таре, принимается покупателем по количеству в момент получения его от продавца или от перевозчика либо в момент вскрытия опломбированных и разгрузки неопломбированных транспортных средств и грузовых мест, но не позднее сроков, установленных для их разгрузки действующими на транспорте правилами или договором перевозки[4, с.5]. В таком порядке принимаются грузовые места по массе брутто и количеству мест в исправной закрытой таре.

Приемка товаров по количеству осуществляется на соответствие количества фактически полученного товара данным, указанным в договоре, транспортных, сопроводительных и иных документах (спецификациях, описях, упаковочных листах или ярлыках, кипных картах, маркировке на таре и упаковке) [4, с.5]. Приемка по количеству товаров, поставленных в закрытой таре, обеспечивающей их сохранность, осуществляется по массе брутто и (или) количеству грузовых мест на соответствие данным о массе брутто и количестве грузовых мест, указанным в договоре и (или) в транспортных и сопроводительных документах.

Товар в исправной закрытой таре по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом грузовом месте принимается покупателем одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящемуся товару – не позднее 24 часов с момента доставки груза продавцом либо при вывозе груза самим покупателем со склада продавца[4, с.16]. Приемка товаров по количеству товарных единиц проводится путем сплошного подсчета с полной выкладкой товара из тары (при необходимости и возможности из упаковки), его промера, взвешивания и (или) иного измерения количества в соответствии с требованиями, предъявляемыми к таким измерениям техническими нормативными правовыми актами[4, с.6]. Выборочная проверка количества товара при приемке товаров по количеству товарных единиц допускается только в случаях, когда это предусмотрено договором или актами законодательства[4, с.6].

Организация приемки товаров по количеству должна обеспечивать его сохранность[4, с.6]. В этих целях приемка одной партии товара производится непрерывно. При осуществлении приемки больших партий товаров либо по иным уважительным причинам допускается перерыв в приемке товаров при организации мер по контрольному обеспечению сохранности товаров и условий их приемки.

Недостача, обнаруженная при приемке, может быть двух видов: по количеству мест и по количеству товарных единиц.

В случае обнаружения в ходе приемки недостачи товара, несоответствия отдельных грузовых мест массе брутто, указанной в транспортных или сопроводительных документах, покупатель обязан: приостановить приемку; принять меры по обеспечению сохранности товара и предотвращению его смешения с иным товаром; вызвать для участия в приемке товара представителя продавца или иного представителя; оформить факт выявленной недостачи актом [ПРИЛОЖЕНИЕ Д], подписанным лицами, производившими приемку товара[4, с. 6].

Вызов представителя продавца осуществляется посредством направления последнему уведомления не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящегося товара – безотлагательно после обнаружения несоответствия, если иные сроки не установлены договором[4, с.2]. Уведомление направляется по телеграфной, телетайпной, факсимильной либо иному средству срочной связи. В уведомлении о вызове представителя продавца указываются: наименование товара, дата его отгрузки (отпуска), номера транспортных и сопроводительных документов; количество недостающего товара и его стоимость, характер недостачи (количество отдельных мест, внутритарная недостача в поврежденной таре и другие данные, подтверждающие недостачу); состояние пломб; основные недостатки, обнаруженные в товаре, количество товара ненадлежащего качества; время, на которое назначена совместная двусторонняя приемка товаров по количеству и качеству.

Положение регулирует отношения между продавцом (поставщиком) и покупателем (получателем) при приемке по количеству и качеству товаров, поставляемых по договорам купли-продажи (поставки, контрактации) или мены. Так указано в пункте 2 этого положения. Оно не регулирует порядок действий, когда в отношения вступает покупатель и перевозчик. Перевозчик, который заключил договор перевозки с поставщиком, а не с покупателем. В случае если перевозчик принял к перевозке груз в одном количестве, а доставил в меньшем (сейчас не разбираем ситуацию естественной убыли), и это видно из сопроводительных документов на груз, то один из вариантов: грузополучатель должен сделать запись в товарно-транспортной накладной и подтвердить ее подписью перевозчика. Правило по поводу отметки в товарно-транспортной накладной применяется, в частности при перевозке груза автомобильным транспортом и исходит из пункта 95 Правил автомобильных перевозок грузов, утвержденных постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 1 июля 2002 г. N 20. В этом случае, естественно, никакого представителя поставщика уже не требуется и отношения по компенсации недостачи возникают с перевозчиком.

Однако, если количество товара, указанное в сопроводительных документах перевозчика будет меньше, чем было определено соглашением поставщика и покупателя, то, покупатель обязан, приостановить приемку товара. Имеется ввиду, что он должен не начинать приемку по количеству товарных единиц и по качеству, ведь приемка по количеству товарных мест уже завершена – товар выгружен из автомобиля на склад. После этого – действия, предотвращающие смешения с остальным товаром и принятие мер по сохранности товара, затем вызов представителя.

Представитель поставщика в данном случае не поедет – есть накладная перевозчика, она доказывает правоту покупателя и поставщик сообщит, что ему нет надобности принимать участие в приемке. Однако при неявке представителя продавца по вызову покупателя в установленный срок, а также при неполучении ответа на вызов проверка количества и качества товаров производится с участием иного представителя[4, с.3]. В этом случае заключается по факсу дополнительное соглашение к договору поставки.

В случае обнаружения в ходе приемки недостачи товара по количеству товарных единиц об этом сообщается поставщику, по факсу заключается соглашение, о проведении проверки без представителя как со стороны поставщика, так и со стороны третьих лиц. Если поставщик сомневается, его представитель должен прибыть в место приемки товара не позднее следующего дня, если представитель продавца, находится в этом же населенном пункте, а по скоропортящемуся товару – не позднее 4 часов после получения уведомления о вызове, если в нем не указан иной срок явки. Иные продавцы обязаны не позднее следующего дня после получения уведомления о вызове сообщить покупателю по срочной связи, будет ли направлен представитель для участия в проверке количества и качества товара. Представитель продавца, находящегося вне пределов населенного пункта покупателя, обязан явиться по вызову покупателя не позднее трехдневного срока после получения уведомления о вызове, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен законодательством или договором[4, с.3].

Если представитель поставщика не является к назначенному времени, то необходимо проводить проверку с представителем третьего лица. Представитель продавца или иной представитель должен иметь подписанное руководителем (или заместителем руководителя) разовое удостоверение [ПРИЛОЖЕНИЕ А] или доверенность на право участия в приемке товаров[4, с.3]. В удостоверении (доверенности) на право участия в приемке товаров указываются: дата выдачи и его номер; фамилия, имя и отчество, место работы и должность лица, которому оно выдано; наименование покупателя; товар, приемка которого будет осуществляться. Удостоверение (доверенность) выдается на право участия в приемке конкретной партии товара. Выдача удостоверения (доверенности) на какой-либо период (декаду, месяц, квартал и другой) не допускается. Для приемки товара в выходные или праздничные дни удостоверение может быть выдано в последний предвыходной или предпраздничный день на каждый день в отдельности без указания конкретной партии товара. Удостоверение, которое содержит недостоверные сведения или выдано с нарушением требований  Положения, является недействительным.

Если при приемке товара будут выявлены не только недостача, но и излишки его в отличие от данных, содержащихся в транспортных и сопроводительных документах продавца, то в акте должны быть указаны точные сведения об этих излишках.

При выявлении излишков товара покупатель незамедлительно сообщает об этом продавцу, а также высылает ему соответствующее письменное уведомление.

Заключительным этапом проверки по количеству является оформление соответствующего акта [ПРИЛОЖЕНИЕ Б]. Если при приемке товаров по количеству и качеству будут выявлены недостача товара или его ненадлежащее качество, то результаты приемки оформляются актом, составляемым в день их выявления[4, с.9]. В акте должны быть указаны: наименование организации, проводившей приемку товаров, ее адрес; адрес, по которому производилась приемка товаров; дата и номер его составления, время начала и окончания приемки товаров. Если приемка товаров произведена с нарушением установленного срока, должны быть указаны причины несвоевременности приемки, время их возникновения и устранения; фамилия, имя и отчество лиц, участвовавших в приемке товаров и в его составлении, место их работы, занимаемые должности; наименование и адрес продавца; дата и номер уведомления о вызове представителя продавца; номер и дата заключения договора; номер и дата выписки счета-фактуры и транспортной накладной; номер и дата составления документа, удостоверяющего качество товара; дата отправки товара из пункта отправления или со склада продавца; дата прибытия товара в пункт назначения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия опломбированных транспортных средств и грузовых мест, время доставки товара на склад покупателя; дата и номер его составления, выданного перевозчиком или органом связи (при его наличии); условия хранения товара на складе покупателя до его приемки, а также сведения о том, что определение количества товара производилось на исправных весах или другими средствами измерений, прошедшими в установленном законодательством порядке поверку; состояние, недостатки тары и упаковки в момент осмотра товара, содержание наружной маркировки тары и другие сведения, на основании которых можно сделать вывод о принадлежности упаковки, в которой предъявлен товар, а также дата вскрытия тары, количество товара, находящегося в данной таре или упаковке; при выборочной проверке товара – порядок отбора товара для выборочной проверки с указанием основания такой проверки; кто осуществил пломбирование и взвешивание (продавец или перевозчик) отгруженного товара, исправность пломб и содержание оттисков согласно действующим на транспорте правилам; общая масса товара (фактическая и по документам), масса каждого грузового места, в котором обнаружена недостача (фактическая и по ярлыку на таре или упаковке); транспортная и отправительская маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных грузовых местах; способ определения количества недостающего товара (взвешивание, подсчет грузовых мест, обмер и другие), возможности вмещения недостающего товара в грузовое место; количество (масса), полное наименование и перечисление предъявленного к осмотру и фактически проверенного товара с выделением забракованного товара, подлежащего исправлению у изготовителя или на месте, в том числе путем замены отдельных частей (деталей), а также товара, сорт которого не соответствует указанному в документе, удостоверяющем его качество. Подробное описание выявленных недостатков; количество некомплектного товара и перечень недостающих частей, узлов и деталей, их стоимость; количество недостающего товара и его стоимость; заключение о причинах и месте образования недостачи, характере выявленных в товаре недостатков и причинах их возникновения; другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в нем для подтверждения недостачи или ненадлежащего качества и некомплектности товара.

Акт подписывается всеми лицами, участвующими в приемке товаров. Лицо, выразившее несогласие с содержанием акта, обязано изложить в письменном виде свое мнение (прилагается к акту), о чем в акте делается соответствующая отметка. При отказе лица, принимавшего участие в приемке товаров по количеству и качеству, от подписания акта в нем делается об этом запись. В акте перед подписью лиц, участвующих в приемке, указывается о предупреждении этих лиц об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Акт утверждается руководителем юридического лица, осуществлявшего приемку товаров, или индивидуальным предпринимателем не позднее следующего дня после составления акта[4, с.11].

В случае доказывания фактов изложенных в акте необходимо иметь следующие документы: копии сопроводительных документов или ведомости сверки фактического наличия товара с данными, указанными в документах продавца; упаковочные ярлыки, кипные карты и другие документы, вложенные в каждое грузовое место; квитанции места назначения о проверке массы товара, если такая проверка проводилась; пломбы от грузовых мест, в которых обнаружена недостача; заверенная копия транспортного документа, а также копия претензии перевозчику, если такая претензия предъявлялась; документ, удостоверяющий полномочия лица, принимающего участие в приемке; ведомости подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, натурный лист; другие сведения, подтверждающие причины возникновения недостачи и порчи (ухудшения) качества товара (анализ на влажность товара, имеющего соответствующие допуски на влажность, сведения о льдоснабжении, температурном режиме, коммерческие акты и другие документы).