Оптимизация аудита и контроля за денежными средствами

Как уже отмечалось выше, последняя проверка, проведенная «Сбербанком» выявило следующие нарушения:

1 Нарушение правил по охране и транспортировке денежных средств из банка в кассу предприятия.

2 Существование случаев подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке.

Предприятию необходимо исключить в своей деятельности данные виды нарушений. Необходимо также аккуратно вести кассовую книгу и упорядочить ведение авансовых отчетов.

Особое внимание на предприятии необходимо уделять учету работы с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы на предстоящие административно-хозяйственные и командировочные расходы.

Приказом директора по предприятию утверждается список лиц, имеющих право получать деньги под отчет.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет в размерах и на сроки, определенные руководством предприятия и, в отдельных случаях, согласованные с учреждениями банка.

Остатки подотчетных сумм должны быть возвращены в кассу не позднее 3-х дней по истечению срока.

Деньги выдаются под отчет при условии полного расчета по ранее выданным суммам.

К учету принимаются расходы подотчетных лиц, подтвержденные оправдательными документами.

Подотчетное лицо отчитывается перед бухгалтерией авансовым отчетом, к которому прилагаются все оправдательные документы (кассовые чеки и копии товарных чеков, проездные документы, счета гостиниц, общежитий, квитанции в подтверждение почтово-телеграфных расходов и квитанции по предварительному заказу билетов). Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Он может составляться на бумажном и машинном носителях информации.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих производственные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

В бухгалтерии проверяется целевое использование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а так же на оборотной стороне указываются суммы расходов, принятые к учету и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Журнал-ордер №7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» составляется по авансовым отчетам. В нем указывается номер авансового отчета, фамилия, имя и отчество подотчетного лица, порядковый номер по журналу-ордеру за прошлый месяц, дата возникновения задолженности, остаток на начало месяца по дебету (сумма, оставшаяся в подотчете) и по кредиту (сумма не возмещенного перерасхода), дата выдачи в подотчет, сумма, корреспондирующий счет (в данном случае 50 «Касса», т. к. сумма под отчет поступает из кассы), сумма, которая израсходована из подотчетных сумм с кредита счета 71 в дебет конкретных счетов.

Далее подсчитывается сальдо на конец месяца по каждому подотчетному лицу по дебету (если сумма осталась в подотчете) или по кредиту (если есть перерасход).

Ниже высчитываются итоги, учетная стоимость приобретенных материальных ценностей и итог по кредиту согласно документам.

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Дипломная работа направлена на изучение системы учета и анализа денежных средств организации, как с точки зрения ее теоретических основ, так и путем применения результатов теории для выдачи практических рекомендаций по увеличению прибыли и рентабельности организации.

В первой части работы анализируются особенности бухгалтерского учета на предприятиях связи, а также бухгалтерского учета денежных средств на расчетном счете и в кассе. Рассматриваются формы и методы ревизии и контроля за использованием денежных средств.

Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Предмет бухгалтерского учета – предприятие, на котором он ведется. В бухгалтерском учете отображается информация в стоимостном выражении об имуществе организации и его хозяйственных операциях.

Во второй части работы анализируются хозяйственные показатели ОАО «Вымпелком», который является ведущим оператором сотовой связи в России, предоставляющим свои услуги под торговой маркой «Билайн», одной из наиболее известных торговых марок в России. 31 января 2002 года «Вымпелком» начал работу в Ростове-на-Дону.

Ростовский филиал ОАО «Вымпелком» не составляет собственной бухгалтерской отчетности. Консолидированный баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств составляется в центральном офисе ОАО «Вымпелком» в Москве. Показатели деятельности филиала отражаются в консолидированной бухгалтерской отчетности. Бухгалтерская отчетность составляется по результатам работы всего предприятия.

Структура организации бухгалтерии предприятия – линейная, бухгалтера филиала подчинены непосредственно главному бухгалтеру. Бухгалтерский учет на предприятии ведется автоматизированным методом.

Во второй части также подробно анализируется движение денежных средств по расчетному счету и кассе предприятия. Денежные средства поступают в кассу, в основном, за счет расчетов юридических и физических лиц за услуги связи. Из поступивших в кассу средств выплачивается заработная плата сотрудникам филиала, денежные средства подотчетным лицам. Большинство выручки, за исключением кассового лимита, сдается в банк.

Приход на расчетный счет осуществляется за счет поступления денежных средств из кассы предприятия и за счет оплаты корпоративными клиентами услуг связи. Поступившие средства предприятие тратит на налоговые платежи, расчеты с поставщиками, арендную плату. Оставшиеся денежные средства перечисляются в центральный офис, при этом филиалу оставляются деньги на его развитие.

Предприятие в своей работе использует следующие виды безналичных расчетов:

– платежные поручения – распоряжение владельца счета банку о перечислении денег с его счета на счет другого владельца;

– платежные требования-поручения – требование поставщика покупателю оплатить стоимость продукции, работ или услуг;

– аккредитивы – поручение банка покупателя банку поставщика об оплате поставщику товаров и услуг на условиях, предусмотренных в аккредитивном заявлении;

– чеки – письменное распоряжение владельца счета своему банку оплатить денежные средства со своего счета держателю чека;

– векселя – долговое обязательство установленной формы, дающее право его владельцу требовать оплаты в установленный срок от должника, на которого выписан вексель, обозначенной в нем денежной суммы.

Наиболее распространены расчеты платежными поручениями.

Внешний контроль хранения и использования денежных средств предприятия осуществляется налоговыми органами и кредитно-финансовыми учреждениями, внутренний контроль – главным бухгалтером предприятия.

На основании проведенного анализа в третьей главе даются рекомендации по повышению эффективности учета, анализа и использования денежных средств.

Для оптимизации бухгалтерского учета в работе предложено внедрить на предприятии информационную систему «Парус».

Поскольку заработная плата сотрудникам филиала выплачивается из кассы, то иногда происходит ее несвоевременная выплата, в случае недостаточного количества денежных средств в кассе в дни платежей.

Для оптимизации процесса выдачи зарплаты необходимо выдать сотрудникам Ростовского филиала ОАО «Вымпелком» пластиковые карточки и перечислять деньги сотрудникам непосредственно с банковского счета предприятия.

Для оптимизации расчетов с поставщиками необходимо объединение всех процессов, связанных с закупкой товаров, в рамках одной структуры. Оптимальным здесь является расширение полномочий начальника отдела снабжения и предоставление ему права принимать решения на всех стадиях процесса, начиная от сбора информации и заканчивая оплатой за товар. При этом со стороны директора Ростовского филиала ОАО «Вымпелком» необходим всесторонний контроль за работой начальника отдела снабжения. Целесообразно также установить предел суммы закупок, по которым решение принимается начальником отдела снабжения (например, 500000 рублей).

Вышеперечисленные меры способствуют повышению эффективности системы денежных расчетов предприятия.

Предприятию необходимо упорядочить процессы инкассации денежных средств и заполнения чеков, ведения кассовой книги и работы с подотчетными лицами.

В целом можно сделать вывод, что в Ростовском филиале ОАО «Вымпелком» существует четкая эффективная система работы с денежными средствами, поступившими на расчетный счет и в кассу.